2.2.2.1 Quản lý hành chính, nhân sự
▪ Đối với việc quản trị hành chính và nhân sự, công ty THT áp dụng trên Ecount ERP các nghiệp vụ sau:
o Kết nối với máy chấm công, ghi nhận thời gian làm việc, làm thêm giờ để cơ sở cập nhật tính bảng lương tự động.
o Gửi thông báo trực tuyến đến các nhân viên, bộ phận, phòng ban.
o Cho phép soạn, gửi bảng biểu, đề xuất, tờ trình và được phê duyệt điện tử
o Đăng ký công tác, đăng ký sử dụng trang thiết bị, phương tiện chung của công ty.
o Quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, làm thêm giờ …
▪ Hiệu quả khi áp dụng Ecount ERP trong việc quản lý hành chính, nhân sự:
o Kiểm soát toàn diện tình hình đi làm của cán bộ nhân viên. Qua đó giảm thiểu được quá trình chấm công, tạo bảng lương thủ công.
o Hệ thống thông báo trực tuyến đến từng tài khoản nhân viên, giúp cho việc tiếp nhận thông tin được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.
o Giảm thiểu phi phí văn phòng phẩm khi áp dụng soạn thảo, gửi đề xuất, tờ trình bằng và phê duyệt văn bản điện tử.
2.2.2.1 Quản lý mua hàng.
▪ Sau khi áp dụng phần mềm Ecount ERP quản lý thì quy trình nghiệp vụ mua hàng tại công ty THT được tối ưu hóa như sau:
Hình 2.5: Quy trình nghiệp vụ mua hàng của công ty THT khi áp dụng Ecount ERP
(Trích nguồn: Quy trình Ecount ERP công ty THT)
▪ Quy trình mua hàng được mô tả như sau:
Các phòng ban: phòng kinh doanh, dự án… sau khi chốt được đơn hàng sẽ gửi bảng tổng hợp các mặt hàng cần mua để đáp ứng đơn hàng gửi cho phòng Phòng vật tư - XNK, sau khi xem xét lượng tồn kho, khả năng đáp ứng và tiến độ giao hàng của các đơn vị cung cấp, phòng Vật tư – XNK sẽ kiểm tra, liệt kê chi tiết các mặt hàng cần mua, và các nhà cung cấp nào sẽ đáp ứng được yêu cầu. Sau khi nhận được báo giá, tiến độ cung cấp hàng hóa từ các nhà cung cấp, phòng Vật tư - XNK tiến hành lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất và bắt đầu lập Phiếu đề nghị mua hàng bao gồm các thông
tin: thông tin chi tiết nhà cung cấp, giá bán, xuất xứ, tình trạng hàng hóa, thời gian giao hàng, bảo hành, các điều khoản thanh toán, công nợ hay thanh toán trước... Phiếu đề nghị mua hàng được tạo trên Ecount ERP và gửi cho Giám đốc phê duyệt.
Giám đốc sau khi kiểm tra Phiếu đề nghị mua hàng, không có vướng mắc sẽ phê duyệt, Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt, nhân viên phòng vật tư – XNK sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng và gửi cho bên cung cấp.
Khi nhà cung cấp tiến hành bàn giao hàng, bộ phận vật tư - XNK sẽ lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng trên Ecount ERP và gửi đến cho bộ phận kỹ thuật. Bộ phận kỹ thuật tiếp nhận yêu cầu sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa, hàng hóa đạt chất lượng yêu cầu sẽ được tích phê duyệt. Phiếu kiểm tra chất lượng được phòng kỹ thuật xác nhận hàng hóa đủ điều kiện nhập kho, bộ phận kho kiểm tra thêm các chứng từ, hóa đơn, biên bản giao hàng của nhà cung cấp đầy đủ thì sẽ bắt đầu lập Phiếu nhập kho, hàng hóa được nhập vào kho hàng, sau đó bộ phận kho chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán tập hợp đầy đủ các chứng từ như: phiếu nhập kho, chứng từ hàng hóa, hóa đơn tài chính… sẽ ghi nhận bút toán, hệ thống Ecount ERP khi ấy sẽ tự động cập nhật hàng hóa tồn kho và ghi nhận phát sinh tăng giá trị công nợ mà công ty sẽ phải trả, kết thúc quy trình mua hàng.
▪ Việc áp dụng Ecount ERP vào quy trình mua hàng mang lại những hiệu quả sau:
Hiện tại, quy trình nghiệp vụ mua hàng của công ty THT đã được quy chuẩn, tối ưu hóa, mềm mại, phạm vi công việc được phân chia giữa các phòng ban rất rõ ràng, thông tin, dữ liệu được truyền tải nhanh và thông suốt.
Ecount ERP giúp ban lãnh đạo kiểm soát được chặt chẽ tiến độ của các kế hoạch mua hàng, thời gian giao, kế hoạch giao hàng của các đơn vị cung cấp theo từng dự án, từng yêu cầu mua cụ thể và tại bất cứ thời điểm nào cũng có thể kiểm tra được các dữ liệu, thông tin quan trọng về tình trạng của các đơn mua hàng. Cùng với đó, lệnh nhập kho sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng khi mà các thông tin về hàng hóa, quy cách đóng gói, lịch giao hàng… của nhà
cung cấp được cập nhật cùng đơn hàng trên Ecount ERP. Điều này cũng cần thiết trong việc chuẩn bị nhân sự, kho bãi, phương tiện vận chuyển… của bộ phận kho trong quá trình nhận hàng. Trước kia, bộ phận kho rất bị động trong quá trình nhận hàng hóa, nhất là khi lượng hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp đồng loạt giao hàng, hoặc hàng hóa quá khổ, trong khi kho hàng không thể tiếp nhận hay chưa sẵn sàng để chứa được lô hàng, việc này khiến quá trình giao nhận hàng hóa nhập kho trở nên chậm trễ, phát sinh các chi phí không mong muốn như phí vận chuyển phát sinh, phí lưu kho bãi…
Ecount ERP giúp công ty THT quản lý được các thông tin cơ bản của các nhà cung cấp hàng hóa như: thông tin đơn vị cung cấp, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, điện thoại, email... Ecount ERP cũng tự động thống kê báo cáo các số liệu cần thiết như: thống kê các danh mục mặt hàng đã mua, thống kê doanh số mua, báo cáo tình hình mua hàng qua các tháng, quý, năm; tình hình công nợ nhà cung cấp. Hệ thống cũng ghi nhận chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như: chi phí kho bãi, phí cầu đường, phí vận chuyển, phí bốc dỡ hàng hóa … các dữ liệu này giúp kế toán dễ dàng ghi nhận các công nợ phải trả dù nhỏ nhất, tránh được rất nhiều thiếu sót trong quá trình quản lý công nợ.
▪ Những vấn đề còn tồn tại của quy trình:
Mặc dù công ty THT đã xây dựng được quy trình, nghiệp vụ mua hàng khá hợp lý khi triển khai Ecount ERP, các nghiệp vụ chính trong quy trình mua hàng của công ty đã được quy chuẩn, tối ưu và được thực hiện trên Ecount ERP như: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng… tuy nhiên các nghiệp vụ khác như: Lựa chọn nhà cung cấp, phê duyệt điện tử đề xuất mua vẫn chưa được thực hiện trên Ecount ERP.
2.2.2.2 Quản lý bán hàng.
▪ Sau khi áp dụng phần mềm Ecount ERP quản lý thì quy trình nghiệp vụ bán hàng tại công ty THT được tối ưu hóa như sau:
Hình 2.6: Quy trình nghiệp vụ bán hàng của công ty THT khi áp dụng Ecount ERP.
(Trích nguồn: Quy trình Ecount ERP công ty THT)
▪ Quy trình bán hàng trên Ecount ERP của công ty THT được mô tả như sau: Khi khách hàng gửi yêu cầu chào giá cho nhân viên kinh doanh hoặc dự án của công ty THT lúc này quy trình mua hàng bắt đầu. Phòng kinh doanh/ dự án tiếp nhận yêu cầu chào giá, lập bảng chào giá gửi cho kỹ thuật kiểm tra về việc có đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không, tiếp đó sẽ gửi bảng chào giá cho giám đốc phê duyệt giá bán. Sau khi báo giá được phê duyệt, kinh doanh/ dự án sẽ gửi cho khách hàng.
mua hàng trên Ecount ERP, phiếu này được gửi đến giám đốc để phê duyệt mua và bộ phận mua hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu mua hàng, tiến hành các nghiệp vụ mua hàng theo đúng quy trình mua hàng bên trên.
Sau khi hàng hóa đã về kho, bộ phận kinh doanh/ dự án tiến hành thông báo giao hàng, gửi bằng văn bản cho khách hàng để họ chuẩn bị kho và thủ tục nhận hàng. Tiếp đến kinh doanh/ dự án sẽ tạo Đơn bán hàng trên Ecount ERP, đơn bán hàng này được gửi đến bộ phận kế toán để xuất hóa đơn và bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa, chứng từ, phiếu giao hàng … để đi giao hàng cho khách.
Khách hàng khi nhận được hàng và hóa đơn tài chính cùng các chứng từ kèm theo hàng hóa (nếu có), ký nhận vào phiếu bàn giao hàng. Vận chuyển mang phiếu bàn giao hàng về giao cho bộ phận kế toán, sau khi kiểm tra chứng từ giao hàng kế toán sẽ ghi nhận công nợ phải thu khác hàng, lúc này quy trình kết thúc.
▪ Việc áp dụng Ecount ERP vào quy trình bán hàng mang lại hiệu quả như sau: Quy trình mua hàng của công ty THT hiện nay đã được quy chuẩn hóa, mềm mại, phối hợp phạm vi công việc giữa các bộ phận, phòng ban rất rõ ràng, nhịp nhàng, thông tin được truyền tải nhanh, chính xác, thông suốt và đồng nhất.
Việc áp dụng triệt quy trình trên Ecount ERP sẽ khiến cho chính sách giá bán, khuyến mại, chiết khấu, các chính sách hỗ trợ công nợ, các cơ chế, hỗ trợ bán hàng khác của công ty luôn được đảm bảo minh bạch, tính chính xác của giá bán, do khi tạo bảng báo giá có phần phê duyệt giá bán, chính sách bán hàng từ giám đốc. Mỗi khách hàng có định mức công nợ và thời hạn công nợ khác nhau. Khi tạo đơn bán hàng hệ thống cũng sẽ tự động đối chiếu về hạn mức công nợ, công nợ quá hạn để xác định cho phép việc được tiếp tục tạo được đơn bán hàng hay không.
Ecount ERP giúp hệ thống quản lý được các thông tin cơ bản của các khách hàng như: thông tin về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, điện thoại, email... Ecount ERP cũng tự động thống kê báo cáo các số liệu cần
thiết như: thống kê các danh mục mặt hàng đã bán, thống kê doanh số bán hàng theo mặt hàng, theo nhân viên, báo cáo, đối chiếu tình trạng bán hàng qua các tháng, quý, năm của công ty hay của từng nhân viên, tình hình công nợ phải thu của khách hàng. Hệ thống cũng ghi nhận chi tiết tất cả những chi phí bị phát sinh thêm trong hoạt động bán hàng như: chi phí cầu đường, phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa … những dữ liệu này giúp kế toán dễ dàng ghi nhận chi phí và hoạch toán được lợi nhuận của đơn hàng, dự án một cách chính xác.
▪ Những vấn đề còn tồn tại của quy trình:
Mặc dù công ty THT đã xây dựng được quy trình bán hàng khá hợp lý khi triển khai Ecount ERP, các nghiệp vụ chính trong quy trình đã được quy chuẩn, tối ưu hóa và được thực hiện trên Ecount ERP như: đơn bán hàng, đề nghị mua hàng, xuất hóa đơn VAT, công nợ, xuất kho… tuy nhiên các nghiệp vụ khác như: Bảng báo giá, phê duyệt báo giá, cập nhật đơn đặt hàng của khách hàng, phê duyệt điện tử đề xuất mua vẫn chưa thực hiện được trên Ecount ERP.
2.2.2.3 Quản lý kho hàng.
▪ Một trong những lĩnh vực quản lý tốt nhất của Ecount ERP chính là quản lý kho, lưu trữ hàng hóa, các quy trình về quản lý kho hàng được công ty THT chuẩn hóa áp dụng, và có 2 quy trình chính là quy trình nhập kho và quy trình xuất kho.
▪ Quy trình nhập kho được mô tả như sau:
Hình 2.7: Quy trình nhập kho tại công ty THT khi áp dụng Ecount ERP
(Trích nguồn: Quy trình Ecount ERP công ty THT)
Sau quy trình mua hàng, khi nhà cung cấp liên hệ bộ phận vật tư – XNK để tiến hành giao hàng hóa cũng là lúc bắt đầu quy trình nhập kho .
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, chứng từ, hóa đơn tài chính của lô hàng hóa, phòng vật tư – XNK sẽ lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng sản phẩm gửi đến bộ phận kỹ thuật. Bộ phận kỹ thuật sau khi kiểm tra chất lượng, hàng hóa đạt yêu cầu sẽ được kỹ thuật ký xác nhận đủ điều kiện nhập kho, sau đó bộ phận Kho lập phiếu nhập kho trên ERP, bộ phận kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để cập nhật số lượng, giá trị hàng hóa nhập kho trên ERP, lúc này công nợ phải trả cho nhà cung cấp cũng được kế toán xác nhận.
▪ Quy trình xuất kho bán hàng được mô tả như sau:
Hình 2.8: Quy trình xuất kho bán hàng tại công ty THT khi áp dụng ERP
(Trích nguồn: Quy trình Ecount ERP công ty THT)
Quy trình xuất kho của công ty THT bắt đầu bằng việc phòng kinh doanh/ dự án phát sinh đơn bán hàng. Bộ phận kinh doanh/ phòng dự án sẽ tạo đơn bán hàng trên ERP, đơn bán hàng này sẽ tự động gửi đến bộ bộ kế toán để xuất hóa đơn, chuẩn bị chứng từ của hàng hóa và gửi đến bộ phận kho để chuẩn bị hàng hóa, phiếu giao hàng.
Bộ phận Kho tiến hành sắp xếp vận chuyển giao hàng kèm chứng từ hàng hóa và hóa đơn VAT từ phòng kế toán gửi sang, tiến hành giao hàng cho khách hàng.
Khách hàng sau khi kiểm tra hàng hóa và hóa đơn, chứng từ đầy đủ sẽ ký nhận trên phiếu bàn giao hàng. Vận chuyển sẽ mang phiếu giao hàng có xác nhận của khách hàng về nộp cho kế toán lưu giữ. Kế toán căn cứ theo phiếu
giao hàng có xác nhận để ghi nhận Doanh số cho nhân viên kinh doanh cũng như công nợ phải thu của khách hàng.
▪ Hiệu quả quản lý kho hàng khi áp dụng Ecount ERP:
Khi áp dụng quản lý tồn kho bằng Ecount ERP, các danh mục sản phẩm hàng hóa của công ty đã được quy chuẩn, có mã hàng cụ thể, dựa theo mã hàng có thể kiểm tra được đầy đủ thông tin về hàng hóa như: Tên hàng, thông tin kỹ thuật sản phẩm, nguồn gốc xuất xứ, tình trạng hàng hóa, số lượng và giá trị tồn kho của từng mặt hàng hay toàn bộ hàng hóa có trong kho. Các quy trình hoạt động công tác nhập, xuất kho được vận hành trơn tru, nhịp nhàng, các bộ phận liên quan đến quy trình cũng có được sự liên kết chặt chẽ. Các thông tin về báo cáo thống kê lượng hàng hóa Xuất – Nhập - Tồn được cập nhật liên tục, chính xác và tức thời, có thể truy xuất bất cứ khi nào, việc này giúp cho các phòng ban luôn đảm bảo lượng hàng hóa trong kho có đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh, hoặc xuất bán cho khách hàng. Thông tin tồn kho còn giúp quản lý, giám đốc có thể kiểm soát lượng hàng tồn kho theo kế hoạch, có thể chủ động kế hoạch nhập tồn, mức tồn kho tối thiểu để đảm bảo việc kinh doanh, sản xuất. Với phòng kinh doanh/ dự án luôn biết được lượng hàng tồn kho có thể xuất bán ngay, tạo lợi thế bán hàng. Với bộ phận kế toán thống kê thì luôn có thể lập báo cáo truy xuất giá trị hàng tồn kho, dự báo về kế hoạch tài chính sắp tới cho giám đốc.
▪ Những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý kho hàng:
Bên cạnh nhưng hiệu quả không thể phủ nhận, những quy trình nhập xuất tồn hoàn thiện, chính xác đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cho hoạt động kinh doanh sản xuất của công ty THT khi áp dụng Ecount ERP vào quản lý tồn kho. Tuy nhiên vẫn còn nhưng tồn tại mà công ty vẫn chưa thực hiện được đó là việc quản lý phân chia rõ giữa hàng tồn kho thương mại dùng cho việc phân phối và hàng tồn kho dành cho các dự án có mang tính sản xuất cụ thể. Hiện tại hai kho hàng này vẫn được công ty thống kê quản lý tập trung, sẽ gây khó khăn cho kinh doanh kiểm tra lượng hàng tồn có chính các có thể xuất bán được luôn hay không do lượng hàng hóa đó có thể đã có kế
hoạch dùng cho sản xuất lắp ráp.
2.2.2.4 Quản lý công nợ phải thu khách hàng.
▪ Việc quản lý công nợ phải thu luôn là một nghiệp vụ mà các nhà quản lý