Mặc dù hiện tại công ty THT đã xây dựng được quy trình mua hàng khá hợp lý khi triển khai trên Ecount ERP, các nghiệp vụ chính trong quy trình đã được quy chuẩn, tối ưu và thực hiện trên Ecount ERP như: đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng… nhưng để quy trình tối ưu hơn nữa thì các nghiệp vụ khác như: Lựa chọn đơn vị cung cấp, lập phiếu đề nghị mua hàng và Phê duyệt điện tử đề nghị mua hàng cũng nên được thực hiện trên Ecount ERP. Cùng với đó, trong quy trình nên bổ sung thêm nghiệp vụ thực hiện trên Ecount ERP như: Kiểm tra chất lượng (nguồn gốc hàng hóa, phụ kiện đi kèm hàng, bao bì, nhãn mác hàng hóa,…).
Hình 3.1: Quy trình nghiệp vụ mua hàng tại công ty THT sau thay đổi.
▪ Việc thực hiện thay đổi quy trình đề xuất mang lại hiệu quả tích cực sau: Khi toàn bộ các nghiệp vụ được xử lý và thực hiện trên Ecount ERP như:
Lựa chọn nhà cung cấp, Lập phiếu đề nghị mua hàng và Phê duyệt đề nghị mua hàng sẽ mang lại rất nhiều lợi ích. Hệ thống sẽ lưu trữ lại các dữ liệu giá mua hàng cũ, các chính sách khi mua hàng như chiết khấu, công nợ cũng được lưu trữ cập nhật trên hệ thống sẽ giúp cho bộ phận Vật tư – XNK cũng như ban Giám đốc dễ dàng so sánh đối chiếu các thông tin để có thể lựa chọn nhà cung cấp với giá thành và chính sách bán hàng tốt nhất. Bên cạnh đó, khi phê duyệt các đề nghị mua hàng điện tử trên Ecount ERP sẽ giúp quá trình mua hàng được nhanh chóng thông suốt, công việc được xử lý với
tốc độ nhanh, tránh sai sót số liệu trong các khâu khi phải in ấn, xin phê duyệt bằng bản đề nghị mua hàng cứng. Ecount ERP cũng sẽ kiểm tra, rà soát và luôn chắc chắn giá mua trên đơn đặt hàng đúng bằng với giá mua đã được phê duyệt do dữ liệu được đồng nhất từ đề xuất và phê duyệt, cũng khi đó mọi yêu cầu mua chưa được phê duyệt của Giám Đốc thì cũng sẽ không thực hiện được tiếp.
Các nghiệp vụ tiếp như: Kiểm tra chất lượng, Lập phiếu nhập kho được thực hiện trên Ecount ERP sẽ đảm bảo hàng hóa được nhập kho đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng giúp đánh giá được nhà cung cấp, và việc quản lý công nợ được cập nhật chính xác theo giá trị hàng hóa thực tế được nhập kho.