2.1.4. Tổ chức cụng tỏc kiểm toỏn tại Cụng ty
2.2.4.1. Phương phỏp tiếp cận kiểm toỏn và quy trỡnh kiểm toỏn chung tại Cụng ty
Hiện nay, cũng như nhiều cụng ty kiểm toỏn khỏc tại Việt Nam, Cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long kiểm toỏn theo khoản mục. Mặc dự phương phỏp tiếp cận này cú nhược điểm nờu trờn song khi tiến hành phõn chia cụng việc, trưởng nhúm kiểm toỏn đó luụn chỳ ý đến mối quan hệ giữa cỏc khoản mục để phõn chia một cỏch hợp lý nhất, từ đú trỏnh trựng lắp cụng việc giữa cỏc KTV trong nhúm, hạn chế được phần nào nhược điểm đú. Chẳng hạn như người phụ trỏch khoản Doanh thu thỡ phụ trỏch luụn cỏc khoản Giảm trừ doanh thu và Phải thu khỏch hàng; phụ trỏch khoản mục Hàng tồn kho thỡ phụ trỏch luụn Giỏ vốn hàng bỏn, Nguyờn vật liệu trực tiếp và Phải trả nhà cung cấp;…
Cỏc chương trỡnh kiểm toỏn tuy khỏc nhau về thủ tục cũng như cỏch tiếp cận nhưng lại được thực hiện qua cỏc bước giống nhau và KTV phải tuõn thủ cỏc bước đú trong quỏ trỡnh kiểm toỏn BCTC của cụng ty khỏch hàng. Cỏc bước đú gồm lập kế hoạch kiểm toỏn; thực hiện kế hoạch kiểm toỏn và kết thỳc kiểm toỏn.
Bước thứ nhất: Lập kế hoạch kiểm toỏn
Kế hoạch kiểm toỏn đối với mỗi cuộc kiểm toỏn cụ thể sẽ được chủ nhiệm kiểm toỏn lập trước khi thực hiện kiểm toỏn tại cụng ty khỏch hàng. Kế hoạch này được lập căn cứ vào chương trỡnh kiểm toỏn chung của Cụng ty. Cỏc nội dung bao gồm:
Tỡm hiểu những thụng tin chung về khỏch hàng là giai đoạn đầu của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn. Phương phỏp kỹ thuật chủ yếu mà Cụng ty sử dụng là quan sỏt, phỏng vấn và thu thập tài liệu.
Với khỏch hàng mới, KTV cú thể tham quan nhà xưởng và phỏng vấn cỏc nhõn viờn để hiểu rừ quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển; cơ cấu tổ chức; lĩnh vực hoạt động kinh doanh cũng như cỏc đặc điểm khỏc biệt cơ bản của khỏch hàng so với ngành. Tuy nhiờn, việc xem xột cỏc tài liệu liờn quan được xem là cỏch thức hữu hiệu nhất để tỡm hiểu về khỏch hàng như: Giấy phộp thành lập, Điều lệ cụng ty,…
Với khỏch hàng cũ, KTV chỉ cần cập nhật những thay đổi quan trọng như thay đổi về tổ chức quản lý, về sản phẩm sản xuất chớnh hoặc về bộ mỏy nhõn sự…, những thay đổi này thường được nờu rừ trong biờn bản họp HĐQT hoặc BGĐ. Song song với việc cập nhật thụng tin, KTV phải đỏnh giỏ ảnh hưởng của những thay đổi đú tới hoạt động của khỏch hàng và nguyờn nhõn của sự thay đổi.
Hai là, Phõn tớch khỏi quỏt tỡnh hỡnh tài chớnh khỏch hàng
Sau khi tỡm hiểu thụng tin chung, Cụng ty tiến hành phõn tớch soỏt xột cỏc số liệu trờn BCTC mới nhất của khỏch hàng. Thủ tục phõn tớch Cụng ty thực hiện bao gồm: Phõn tớch sơ bộ về BCTC và kiểm tra tớnh logic của số liệu bỏo cỏo. Tuy nhiờn, trong thực tế Cụng ty ớt khi sử dụng thủ tục phõn tớch này.
Khi xem xột và phõn tớch BCTC, KTV ỏp dụng cỏc phương phỏp như so sỏnh năm nay với năm trước; phõn tớch tỷ suất; phõn tớch theo xu hướng; so sỏnh đối chiếu giữa cỏc chỉ tiờu trờn bảng cõn đối kế toỏn và bỏo cỏo kết quả kinh doanh; phõn tớch soỏt xột doanh thu và chi phớ.
Để kiểm tra tớnh liờn hoàn của số liệu bỏo cỏo, KTV tiến hành kiểm tra quan hệ giữa chỉ tiờu tổng hợp và chỉ tiờu chi tiết trờn cựng một bỏo cỏo xem cú chờnh lệch khụng? Từ đú điều chỉnh nếu khụng tỡm được nguyờn nhõn chờnh lệch và cỏc giải trỡnh. Đồng thời, KTV cũng tiến hành kiểm tra quan hệ giữa cỏc
chỉ tiờu trờn BCTC để xem cỏc chỉ tiờu phản ỏnh ở cỏc bỏo cỏo khỏc nhau tại cựng một thời điểm cú nhất quỏn cựng số liệu khụng? Nếu số liệu chờnh lệch thỡ tỡm nguyờn nhõn và thu thập bằng chứng giải trỡnh.
Ba là, Xem xột tớnh liờn tục hoạt động
Cụng ty tiến hành xem xột tớnh liờn tục hoạt động đối với khỏch hàng. Việc đỏnh giỏ này cú thể là sơ bộ để thiết lập kế hoạch kiểm toỏn và ỏp dụng cỏc phương phỏp kiểm toỏn thớch hợp hoặc phõn tớch đỏnh giỏ tớnh liờn tục khi phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn.
Bốn là,Đỏnh giỏ rủi ro và trọng yếu của khỏch hàng
Song song với quỏ trỡnh tỡm hiểu về khỏch hàng, KTV tỡm hiểu và xem xột, đỏnh giỏ sơ bộ về hệ thống kế toỏn và hệ thống KSNB của khỏch hàng từ đú đỏnh giỏ rủi ro và trọng yếu của khỏch hàng. Cụng ty xõy dựng Bảng soỏt xột hệ thống kế toỏn và chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại đơn vị: Sự phự hợp của phương phỏp hạch toỏn kế toỏn, niờn độ tài chớnh, cỏc chớnh sỏch kế toỏn chủ yếu, bộ mỏy kế toỏn và trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn…
Năm là, Dự kiến kế hoạch và nội dung kiểm toỏn
Dự kiến kế hoạch và nội dung kiểm toỏn là những dự kiến về thời gian bắt đầu, kết thỳc cuộc kiểm toỏn, gồm: thời gian thực hiện kiểm toỏn từng phần hành, thời gian lập dự thảo Bỏo cỏo kiểm toỏn và thời gian phỏt hành Bỏo cỏo kiểm toỏn. Dự kiến về thời gian thực hiện thường do trưởng phũng nghiệp vụ xõy dựng căn cứ vào quy mụ, tớnh chất của cuộc kiểm toỏn cũng như yờu cầu của khỏch hàng.
Sỏu là, Phõn cụng nhúm kiểm toỏn viờn thực hiện cụng việc
Trước khi phõn cụng nhúm KTV thực hiện cụng việc, Cụng ty tiến hành đỏnh giỏ năng lực và tớnh độc lập của KTV. Dựa vào quy mụ và tầm quan trọng của từng hợp đồng, Cụng ty phõn cụng nhúm KTV bao gồm những người cú
nhiều kinh nghiệm về ngành nghề kinh doanh của khỏch hàng để thực hiện cụng việc. Tuy nhiờn, tớnh độc lập của KTV rất được coi trọng.
Ngoài cỏc KTV trực tiếp thực hiện cuộc kiểm toỏn cũn cú cỏc KTV phụ trỏch cụng việc kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn và KTV phụ trỏch soỏt xột sau kiểm toỏn.Trưởng phũng nghiệp vụ thường là người phụ trỏch kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn, thảo luận về cỏc vấn đề sai sút hay rủi ro của khỏch hàng, cũn người phụ trỏch soỏt xột sau kiểm toỏn (soỏt xột file kiểm toỏn, soỏt xột dự thảo Bỏo cỏo tài chớnh đó được kiểm toỏn,…) thường là BGĐ.
Bảy là, Thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn
Cụng ty xõy dựng chương trỡnh kiểm toỏn chung và đối với chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền núi riờng bao gồm cỏc bước cụng việc sau:
Bước 1: Kiểm tra hệ thống KSNB của khỏch hàng đối với cỏc khoản mục đang được kiểm toỏn. Đối với chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền, cần kiểm tra hệ thống KSNB đối với Doanh thu bỏn hàng và Phải thu khỏch hàng.
Cụng ty thường kiểm tra xem xột việc thực hiện cỏc chớnh sỏch, cỏc quy chế quản lý đối với Doanh thu, Phải thu; xem xột việc ghi chộp kế toỏn cú tuõn thủ theo cỏc chế độ kế toỏn và cỏc quy định khỏc cú liờn quan hay khụng. Ngoài ra KTV cú thể xem xột cỏc dấu hiệu của sự phờ duyệt của cỏc nhà quản lý của khỏch hàng.
Bước 2: Phõn tớch soỏt xột
KTV thực hiện việc so sỏnh số dư của cỏc khoản mục trong cỏc năm tài chớnh khỏc nhau hoặc so sỏnh cỏc chỉ tiờu của cỏc khoản mục với số tổng cộng của cỏc khoản mục hoặc tớnh toỏn và phõn tớch một số tỷ suất trong một số cỏc khoản mục đặc biệt như Doanh thu, Phải thu khỏch hàng,… từ đú xem xột tớnh phự hợp của cỏc khoản mục.
KTV tiến hành kiểm tra chi tiết đối chiếu cỏc khoản mục cụ thể để tỡm và soỏt xột cỏc sai phạm. Đõy là cụng việc chủ yếu và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ cuộc kiểm toỏn. KTV tiến hành đối chiếu cỏc số liệu trờn cỏc sổ sỏch kế toỏn của khỏch hàng với nhau để kiểm tra, cũng cú thể thực hiện chọn mẫu để kiểm tra tớnh chớnh xỏc, tớnh đầy đủ và hợp lý của việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Đối với mỗi khoản mục cụ thể, Cụng ty đều xõy dựng thủ tục rà soỏt cỏc đối ứng để tỡm và kiểm tra cỏc đối ứng bất thường. Khi thực hiện kiểm tra chi tiết, cỏc KTV yờu cầu khỏch hàng cung cấp đầy đủ cỏc giấy tờ cần thiết cho cụng việc của mỡnh và mọi phỏt hiện của KTV đều phải được ghi chộp đầy đủ, đõy sẽ là cơ sở để đưa ra ý kiến kiểm toỏn. Trong chương trỡnh kiểm toỏn chung cú hướng dẫn chi tiết, cụ thể cỏc cụng việc cần làm cho KTV khi kiểm toỏn một khoản mục cụ thể. Thụng qua việc kiểm tra chi tiết này, KTV cũng cú thể đỏnh giỏ hệ thống KSNB của khỏch hàng.
Bước 4: Kết luận
Trờn cơ sở kiểm tra tất cả cỏc nghiệp vụ trọng yếu và cỏc nghiệp vụ khụng trọng yếu, cỏc KTV đưa ra ý kiến về phần hành mỡnh phụ trỏch đối với cỏc ghi chộp kế toỏn, cỏc sai sút và điểm yếu, đồng thời đưa ra kiển nghị để đưa vào thư quản lý gửi cho khỏch hàng.
Quy trỡnh kiểm toỏn được Cụng ty xõy dựng cho từng khoản mục cụ thể, đõy là cơ sở cho việc lập kế hoạch kiểm toỏn cho từng cuộc kiểm toỏn đối với từng khỏch hàng cụ thể. Đối với cỏc khỏch hàng khỏc nhau thỡ KTV cú thể sử dụng linh hoạt chương trỡnh kiểm toỏn đó xõy dựng để tạo ra hiệu quả cao nhất cho cuộc kiểm toỏn.
Bước thứ hai: Thực hiện kiểm toỏn
Trờn cơ sở kế hoạch kiểm toỏn đó được xõy dựng ở trờn, KTV cỏc phần hành thực hiện kiểm toỏn theo trỡnh tự cỏc bước cụng việc trong kế hoạch kiểm toỏn đó lập. Đồng thời phải ghi chộp đầy đủ cỏc cụng việc mỡnh đó thực hiện trờn
cỏc giấy tờ làm việc và cỏc chứng từ cú liờn quan. Cỏc KTV khụng được tự ý thay đổi kế hoạch đó xõy dựng trừ một số trường hợp đặc biệt nhưng phải cú sự đồng ý của chủ nhiệm kiểm toỏn sau khi đó thỏa thuận với khỏch hàng. Đối với cỏc sự kiện phỏt sinh trong quỏ trỡnh thực hiện kiểm toỏn mà khụng cú trong kế hoạch kiểm toỏn thỡ đều phải được bỏo cỏo cho chủ nhiệm kiểm toỏn để cú hướng giải quyết phự hợp và phải được ghi chộp rừ ràng.
Bước thứ ba: Kết thỳc kế hoạch kiểm toỏn
Căn cứ vào cỏc bằng chứng kiểm toỏn thu được khi thực hiện cỏc nội dung cụng việc như trờn, KTV đưa ra kết luận của mỡnh cho từng khoản mục đó kiểm toỏn, cỏc trưởng nhúm kiểm toỏn tập hợp cỏc ý kiến của cỏc KTV trong từng phần hành và lập bỏo cỏo kiểm toỏn sơ bộ. Trưởng nhúm kiểm toỏn chịu trỏch nhiệm về nội dung và tớnh phỏp lý của Bỏo cỏo kiểm toỏn. Cỏc kết luận mà KTV đưa ra phải dựa trờn cỏc khớa cạnh trọng yếu của cỏc khoản mục.
Sau khi lập bỏo cỏo kiểm toỏn sơ bộ, bỏo cỏo này sẽ được soỏt xột bởi Trưởng phũng nghiệp vụ trước khi chuyển lờn cho TGĐ ký duyệt. Tiếp đến sẽ phỏt hành bỏo cỏo kiểm toỏn chớnh thức, bỏo cỏo được phỏt hành phải thể hiện được chất lượng dịch vụ mà Cụng ty cung cấp đồng thời giảm thiểu tối đa những rủi ro mà Cụng ty cú thể gặp phải.
Bờn cạnh đú, Cụng ty thường lập thư quản lý cho cỏc khỏch hàng nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn và quản lý cho khỏch hàng.