BCTC do cụng ty TNHH Kiểm toỏn và Tư vấn Thăng Long thực hiện 2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toỏn:
2.2.1.1.Kớ kết hợp đồng kiểm toỏn và cử KTV phụ trỏch:
Sau khi nhận diện cỏc lớ do kiểm toỏn của cụng ty khỏch hàng(xỏc định mục đớch của khỏch hàng cần kiểm toỏn),khảo sỏt để đưa ra quyết định,cụng ty
chấp nhận yờu cầu kiểm toỏn của khỏch hàng,tiến hành kớ kết hợp đồng kiểm toỏn và tiến hành lựa chọn nhúm kiểm toỏn
Dự kiến kế hoạch là dự kiến về thời gian bắt đầu và kết thỳc cuộc kiểm toỏn. Cụng việc này do Giỏm đốc phũng nghiệp vụ thực hiện căn cứ trờn quy mụ, tớnh chất của cỏc cuộc kiểm toỏn cũng như yờu cầu của khỏch hàng.
Đối với Cụng ty ABC là khỏch hàng mới sản xuất và kinh doanh sản phẩm rượu vang và rượu mạnh nờn cụng ty chọn những KTV cú hiểu biết về lĩnh vực đú, nhúm kiểm toỏn được chọn do Thạch Thanh Tuấn làm trưởng nhúm; cỏc KTV là Ngụ Thu Hương và Nguyễn văn Dũng
KTV Thạch Thanh Tuấn phụ trỏch khoản mục doanh thu bỏn hàng và cỏc khoản phải thu khỏch hàng, thời gian dự kiến kiểm toỏn từ 10/2/2009 đến 14/2/2009.
Đối với Cụng ty XYZ là khỏch hàng lõu năm thỡ đội ngũ KTV là những thành viờn đó tham gia kiểm toỏn năm 2006 do Bựi Trần Việt - KTV quốc gia làm trưởng nhúm; cỏc KTV Lờ Minh Phương và Dương Thị Hiền.
KTV Bựi Trần Việt đó phụ trỏch khoản mục doanh thu bỏn hàng và cỏc khoản phải thu khỏch hàng năm trước và năm nay vẫn tiếp tục phụ trỏch, thời gian dự kiến kiểm toỏn từ 11/01/2009 đến 15/01/2009.
2.2.1.2. Tỡm hiểu khỏch hàng: Kiểm toỏn viờn tiến hành tỡm hiểu cỏc thụng tin cú liờn quan đến chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền qua sơ đồ tổ chức phũng kinh doanh, phũng bỏn hàng và cỏc loại chứng từ sổ sỏch liờn quan liờn quan đến nghiệp vụ bỏn hàng và nghiệp vụ thu tiền; xem xột qua cỏc chớnh sỏch bỏn hàng và chớnh sỏch khuyến mại, hoặc chiết khấu, giảm giỏ của cụng ty cũng như chớnh sỏch tớn dụng cho mỗi khỏch hàng của mỡnh.
Với Cụng ty ABC - khỏch hàng mới, KTV tiến hành thu thập tài liệu đầy
kiểm soỏt đối với hoạt động ghi nhận doanh thu và cỏc khoản phải thu của Cụng ty. KTV thu được kết quả sau:
Cụng ty ABC là cụng ty liờn doanh được thành lập theo Giấy phộp đầu tư số 2402/GP ngày 29/06/2004 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư.Cụng ty co trụ sở chớnh tại Hải Dương.Vốn phỏp định của cụng ty là 900.000 Euro.Vốn điều lệ của cụng ty là 20 tỉ đồng tương đương 1.000.000 Euro.Cụng ty cú tài khoản tại hai ngõn hàng là ngõn hàng Ocean Bank và ngõn hàng ACB.
Lĩnh vực hoạt động của cụng ty là sản xuất,thương mại,dịch vụ.Ngành nghề kinh doanh là pha chế,chưng cất rượu vang và rượu mạnh
Bộ mỏy tổ chức của cụng ty ABC được sắp xếp hợp lý,cú sự phõn cụng phõn nhiệm rừ ràng.Tổng số cụng nhõn viờn là 135 người trong đú nhõn viờn quản lý là 17 người.
Hoạt động kinh doanh chớnh của cụng ty ABC là tiến hành pha chế,chưng cất rượu vang và rượu mạnh để xuất bỏn thành phẩm cho cỏc siờu thị, đại lớ như Bourbon Thăng long,Bourbon Hải Phũng…, xuất bỏn hàng cho khỏch hàng lẻ,xuất khẩu ra nước ngoài như xuất khẩu thành phẩm cho khỏch hàng Thỏi Lan UWG,ITALTHAI,xuất hộp carton,xuất bỏn cồn gạo cho cỏc cụng ty, đại lý khỏc.Ngoài ra,cụng ty cũn nhận cung cấp dịch vụ đúng chai,gia cụng sản phẩm cho khỏch hàng HABECO,cụng ty TNHH Phưong Minh Khoa
Cỏc khỏch hàng chớnh của cụng ty là cỏc siờu thị, đại lớ,khỏch lẻ,khỏch hàng là cỏc cụng ty nước ngoài và khỏch hàng nhờ gia cụng thành phẩm.Nhỡn chung,hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty ABC khỏ phong phỳ,từ sản xuất kinh doanh,thương mại và dịch vụ,cụng ty đó tận dụng tối đa năng lực sản xuất kinh doanh của cụng ty để đa dạng hoỏ cỏc lĩnh vực,ngành nghề kinh doanh
Húa đơn GTGT cú 3 liờn: Liờn thứ nhất (liờn trắng) được lưu cựng cỏc phiếu kế toỏn; liờn thứ hai (liờn đỏ) đưa cho khỏch hàng; liờn thứ ba (liờn vàng) lưu lại ở phũng kế toỏn.
Phiếu thu cú 3 liờn được chi tiết như sau: Liờn thứ nhất (liờn trắng) được lưu cựng cỏc phiếu kế toỏn; liờn thứ hai (liờn đỏ) đưa cho khỏch hàng; liờn thứ ba (liờn vàng) lưu lại ở phũng kế toỏn.
Việc phỏt hành hoặc lưu trữ cỏc chứng từ nội bộ này được kiểm soỏt bởi phũng kế toỏn. Chỳng được đỏnh số và lưu ở cỏc bộ phận liờn quan để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
Quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ và ghi nhận doanh thu
Hàng ngày, tất cả cỏc phũng ban sẽ phải lập bỏo cỏo hàng ngày dựa trờn cỏc chứng từ và chuyển cho kiểm toỏn nội bộ. Kiểm toỏn nội bộ sẽ kiểm tra đối chiếu từ đơn đặt hàngcho đến húa đơn,phiếu thu thanh toỏn tiền hàng sau đú lập ra bỏo cỏo nhanh hàng ngày để trỡnh Ban Giỏm đốc và chuyển sang phũng kế toỏn. Sau khi kiểm tra xong, kiểm toỏn nội bộ sẽ ký vào bỏo cỏo bỏn hàng của từng bộ phận và chuyển xuống phũng kế toỏn để làm căn cứ ghi nhận doanh thu.
Kế toỏn mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết và theo dừi khỏch theo từng đối tượng và chuyển dữ liệu cho kế toỏn phụ trỏch doanh thu. Kế toỏn doanh thu sẽ đối chiếu và kiểm tra lại lần nữa cỏc phiếu thanh toỏn ban đầu và bỏo cỏo doanh thu đó được kiểm toỏn nội bộ kiểm tra trước khi định khoản.
Cuối mỗi thỏng, kế toỏn sẽ thu thập tất cả cỏc phiếu thu liờn quan đến cỏc khoản giảm giỏ cho khỏch (đó được phờ duyệt bởi cỏc bộ phận) để lập bỳt toỏn điều chỉnh doanh thu (tăng hoặc giảm) phỏt sinh trong thỏng. Trưởng phũng kế toỏn sẽ phờ duyệt bỳt toỏn trước khi hạch toỏn vào sổ sỏch.
Qua tỡm hiểu về chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền tại Cụng ty ABC nhận thấy rằng hệ thống hệ thống kiểm soỏt nội bộ của Cụng ty khỏ tốt.
Với Khỏch hàng XYZ - khỏch hàng lõu năm, KTV xem xột lại file kiểm
toỏn năm 2006 và chỉ bổ sung thờm cỏc thụng tin cú ảnh hưởng trọng yếu đến hoạt động bỏn hàng và thu tiền, từ đú cú được cỏc thụng tin cơ bản như sau:
Khỏch hàng XYZ hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực gia cụng và bỏn cỏc sản phẩm quần ỏo may sẵn.Cụng ty cú hai shop bỏn hàng làm đại lớ để cung ứng sản phẩm ra thị trường.
Cỏc quy định về doanh thu: Doanh thu bỏn hàng của Cụng ty chủ yếu từ sản phẩm chớnh là quần ỏo may sẵn.Khi gia cụng xong sản phẩm hoàn chỉnh,cụng ty sẽ giao hàng cho cỏc shop tiờu thụ.Doanh thu được ghi nhận khi hàng húa cũng như quyền sở hữu được chuyển giao (phỏt hành húa đơn). Phải thu khỏch hàng được ghi nhận đồng thời với doanh thu bỏn hàng. Tất cả cỏc đại lý và khỏch hàng phải thanh toỏn ngay hoặc thanh toỏn trong lần mua kế tiếp. Cụng ty thiết lập hạn mức tớn dụng cho khỏch hàng nhưng ớt khi được ỏp dụng (đặc biệt đối với khỏch hàng truyền thống).
Quy trỡnh bỏn hàng – thu tiền tai Cụng ty XYZ được chia làm cỏc giai đoạn sau:
Bảng 2.6: Quy trỡnh bỏn hàng – thu tiền tại Cụng ty XYZ
G đoạn Cỏc hoạt động Thủ tục kiểm soỏt
Đơn đặt hàng của
khỏch hàng
Khi khỏch đặt hàng, dựa vào những yờu cầu từ phớa cỏc khỏch hàng, giỏm đốc Marketing sẽ so sỏnh lượng hàng tồn kho và hạn mức tớn dụng của của khỏch hàng. Nếu khối lượng yờu cầu thấp hơn hạn mức tớn dụng, trưởng phũng Marketing cú quyền quyết định rồi đưa cho kế toỏn bộ phận duyệt. Chỉ cú TGĐ mới cú quyền phờ duyệt cho những yờu cầu vượt quỏ hạn mức tớn dụng.
Xem xột đến sự phờ duyệt của Giỏm đốc Marketing đối với cỏc đơn đặt hàng. Với những đơn đặt hàng vượt quỏ hạn mức tớn dụng, xem xột sự phờ duyệt danh sỏch hạn mức tớn dụng của
Khỏch hàng chủ yếu của Cụng ty là cỏc cửa hàng,shop thời trang, vỡ vậy đơn đặt hàng chủ yếu là từ phớa cỏc cửa hàng,shop thời trang này.Bờn cạnh đú cũn cú khỏch hàng lẻ
Ban quản trị.
Lập húa đơn
Sau khi chấp nhận đơn đặt hàng, kế toỏn sẽ lập húa đơn, khi đú khỏch hàng đó chấp nhận thanh toỏn.
Xem xột giỏ trờn húa đơn và giỏ trờn
bảng giỏ. Xem xột sự phờ duyệt của BGĐ
Xuất kho
Sau khi kế toỏn lập húa đơn sẽ chuyển xuống bộ phận kho. Thủ kho sẽ làm thủ tục xuất kho hàng húa, viết phiếu xuất kho, hàng húa chuyển ra khỏi Cụng ty dưới sự kiểm tra của bảo vệ.
Quan sỏt hoạt động của bảo vệ cú thực sự kiểm tra việc chuyển hàng ra khỏi Cụng ty khụng?
Thu tiền
Cỏc đại lý thanh toỏn tiền chủ yếu bằng tiền mặt. Cụng ty cú thủ quỹ độc lập để đảm bảo an toàn cho việc giữ tiền. Thủ quỹ khụng được giữ một khoản tiền nào thu được từ việc bỏn hàng.
Tiền tồn quỹ khụng được quỏ 10 triệu.
Số tiền thu được từ bỏn hàng sẽ được gửi vào tài khoản ngõn hàng.
Thủ quỹ cú sổ quỹ và kế toỏn cú sổ ghi chộp tiền thu được từ bỏn hàng, luụn đối chiếu với nhau.
Xem xột giấy bỏo nợ từ ngõn hàng.
Đối chiếu với ngõn hàng.
Xem xột tớnh độc lập giữa kế toỏn và thủ quỹ.
Kế toỏn ghi sổ
DT, PTKH PTKH
Cỏc chứng từ, phiếu xuất, húa đơn sẽ được chuyển sang phũng kế toỏn để ghi sổ doanh thu và phải thu khỏch hàng. Việc ghi chộp cỏc nghiệp vụ bỏn hàng phải được thực hiện hàng ngày.
Theo dừi khoản phải thu
Lập bảng phõn tớch tuổi nợ cho khỏch hàng để đốc thỳc việc thu tiền cũng như là căn cứ lập dự phũng.
Xem xột việc lập bảng phõn tớch tuổi nợ. Xem xột việc lập dự phũng
đối với những khoản phải thu khú đũi.
Hàng bỏn bị trả
lại
Hàng bỏn bị trả lại được chấp nhận khi cú sự kiểm tra chất lượng từ phớa cụng ty và cú sự phờ duyệt của Giỏm đốc. Bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ lập biện bản kiểm nghiệm. Bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho và chuyển chứng từ cho kế toỏn để ghi giảm doanh thu.
Quan sỏt việc kiểm tra chất lượng của phũng kiểm định. Xem xột sự phờ duyệt của Ban Giỏm đốc.
Kết quả của quỏ trỡnh tỡm hiểu hoạt động quy trỡnh bỏn hàng - thu tiền ở Cụng ty XYZ là rất quan trọng. Qua bước tỡm hiểu này, KTV đó xỏc định được những thủ tục chớnh để tiến hành thực hiện thử nghiệm kiểm soỏt. Việc đỏnh giỏ hệ thống KSNB của Cụng ty XYZ tốt sẽ giỳp cho KTV giảm thiểu được thời gian thực hiện cỏc kiểm tra chi tiết từ đú tiết kiệm được thời gian, chi phớ cũng như cụng sức.
2.2.1.3. Lập kế hoạch kiểm toỏn toàn diện và thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn:
Cụng ty xõy dựng chương trỡnh kiểm toỏn chung đối với nghiệp vụ bỏn hàng và nghiệp vụ thu tiền được trỡnh bày trờn Bảng 2.3 và Bảng 2.5 ỏp dụng cho cả hai khỏch hàng Cụng ty ABC và Cụng ty XYZ. Cỏc KTV dựa vào chương trỡnh kiểm toỏn chung đó xõy dựng kết hợp với những chỉ dẫn riờng đối với từng khỏch hàng để ỏp dụng cỏc thủ tục kiểm toỏn cho phự hợp.
Thứ nhất: Chương trỡnh kiểm toỏn đối với nghiệp vụ bỏn hàng và ghi nhận doanh thu ( tham chiếu T)
Thụng qua việc đỏnh giỏ hệ thống KSNB và rà soỏt nhanh việc ghi chộp chứng từ sổ sỏch liờn quan đến nghiệp vụ bỏn hàng, KTV cần phải cõn nhắc và lựa chọn mục tiờu kiểm toỏn đối với doanh thu bỏn hàng - phải đảm bảo cỏc cơ sở dẫn liệu liờn quan đến tớnh đủ, tớnh hiện hữu, tớnh chớnh xỏc, tớnh đỏnh giỏ và tớnh trỡnh bày, cụ thể là:
Mục tiờu Cơ sở dẫn liệu
Doanh thu thấp hơn thực tế