- c: Cú sự phờ duyệt của Giỏm đốc
3.2. Một số giải phỏp hoàn thiện kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng-thu tiền
Qua quỏ trỡnh nghiờn cứu lý luận và tiếp cận thực tế quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền do cụng ty thực hiện tại cỏc khỏch hàng, với vốn kiến thức cú hạn, em xin đưa ra một số giải phỏp để gúp phần hoàn thiện chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền như sau:
Thứ nhất: Hoàn thiện đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro
Theo chuẩn mực Kiểm toỏn Việt Nam số 320 “Tớnh trọng yếu trong kiểm toỏn” thỡ trọng yếu là thuật ngữ dựng để thể hiện tầm quan trọng của một thụng tin (một số liệu kế toỏn) trong bỏo cỏo tài chớnh. Thụng tin được coi là trọng yếu cú nghĩa là nếu thiếu thụng tin đú hoặc thiếu tớnh chớnh xỏc của thụng tin đú sẽ ảnh hưởng đến cỏc quyết định của người sử dụng bỏo cỏo tài chớnh. Mức trọng yếu tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và tớnh chất của thụng tin hay của sai sút được đỏnh giỏ trong hoàn cảnh cụ thể. Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ khụng phải là nội dung của thụng tin cần phải cú. Tớnh trọng yếu của thụng tin phải xem xột cả trờn phương diện định lượng và định tớnh.
Khi lập kế hoạch kiểm toỏn, kiểm toỏn viờn phải xỏc định mức trọng yếu cú thể chấp nhận được để làm tiờu chuẩn phỏt hiện ra những sai sút trọng yếu về
mặt định lượng. Tuy nhiờn, để đỏnh giỏ những sai sút được coi là trọng yếu, kiểm toỏn viờn cũn phải xem xột cả hai mặt định lượng và định tớnh của sai sút.
Theo Chuẩn mực Kiểm toỏn số 400 “Đỏnh giỏ rủi ro và kiểm soỏt nội bộ” thỡ kiểm toỏn viờn phải sử dụng khả năng xột đoỏn chuyờn mụn của mỡnh để đỏnh giỏ rủi ro kiểm toỏn và xỏc định cỏc thủ tục kiểm toỏn nhằm giảm cỏc rủi ro kiểm toỏn xuống thấp tới mức cú thể chấp nhận được.
Trọng yếu và rủi ro là những khỏi niệm quan trọng trong kiểm toỏn. Tuy nhiờn thực tế chưa cú hướng dẫn cụ thể cỏch xỏc định trọng yếu và rủi ro. Do đú mà mỗi cụng ty kiểm toỏn đều cú cỏch thức xỏc định trọng yếu và rủi ro khỏc nhau. Trong giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế chương trỡnh kiểm toỏn, xỏc định và đỏnh giỏ mức trọng yếu cho toàn bộ bỏo cỏo tài chớnh và phõn bổ cho từng khoản mục trờn bỏo cỏo tài chớnh là cụng việc rất cần thiết. Thường thỡ KTV đỏnh giỏ mức trọng yếu ban đầu thụng qua nhận định nghề nghiệp và mức đỏnh giỏ này cú thể thay đổi trong quỏ trỡnh kiểm toỏn.
Cụng ty xõy dựng một kế hoạch kiểm toỏn mẫu khỏ đầy đủ trong đú cú bước cụng việc đỏnh giỏ rủi ro kiểm toỏn nhưng trờn thực tế Cụng ty ớt khi thực hiện bước cụng việc này. Thụng thường Cụng ty luụn xỏc định rủi ro ở mức trung bỡnh cao đối với khỏch hàng năm đầu tiờn kiểm toỏn. Điều này mặc dự giảm bớt được khối lượng cụng việc trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toỏn nhưng lại làm tăng khối lượng cụng việc trong giai đoạn thực hiện kiểm toỏn vỡ Cụng ty đó khụng dựa vào hệ thống kiểm soỏt nội bộ của đơn vị để giảm thiểu thử nghiệm cơ bản trờn số dư và nghiệp vụ.
Bờn cạnh đú, Cụng ty cũng chưa ước lượng mức trọng yếu tổng thể cho toàn bộ bỏo cỏo tài chớnh cũng như khụng phõn bổ mức trọng yếu cho cỏc khoản mục, đặc biệt là đối với cỏc khoản mục được đỏnh giỏ là trọng yếu như doanh thu, cỏc khoản phải thu khỏch hàng, hàng tồn kho,… Điều này làm tăng khả
năng rủi ro kiểm toỏn vỡ khi xỏc định được quy mụ sai phạm thực tế của mẫu chọn thỡ kiểm toỏn viờn khụng cú căn cứ để đỏnh giỏ rằng liệu với mức quy mụ sai phạm như thế đối với mẫu thỡ sai phạm ước lượng đối với tổng thể cú phải trọng yếu hay khụng. Do đú Cụng ty nờn thực hiện đầy đủ cụng việc đỏnh giỏ tớnh trọng yếu và rủi ro kiểm toỏn để nõng cao chất lượng cuộc kiểm toỏn cũng như giảm bớt chi phớ và thời gian thực hiện.
Ngoài ra nếu Cụng ty chỉ sử dụng mức đỏnh giỏ chung cho cỏc chu trỡnh thỡ cú thể dẫn đến việc khụng phỏt hiện được đầy đủ cỏc sai phạm trọng yếu. Vớ dụ theo tớnh toỏn chung về mức độ trọng yếu thỡ cỏc khoản sai phạm cú giỏ trị từ 120 triệu đồng phải được kiểm tra, nhưng đối với chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền nếu ỏp dụng mức này sẽ khụng hợp lý nếu như cỏc khoản bỏn hàng cú giỏ trị nhỏ, doanh thu khụng lớn thỡ tổng số những khoản sai phạm nhỏ khụng được kiểm tra cú thể dẫn đến sai phạm ảnh hưởng trọng yếu đến bỏo cỏo tài chớnh.
Để khắc phục được tỡnh trạng này, ngay trong quỏ trỡnh thu thập thụng tin cơ sở về chu trỡnh được kiểm toỏn và dựa vào xột đoỏn nghề nghiệp, KTV cú thể thực hiện đỏnh giỏ mức độ trọng yếu cho toàn bộ chu trỡnh và phõn bổ cho từng khoản mục cụ thể của chu trỡnh. Điều này sẽ giỳp KTV cú được nhận định chớnh xỏc hơn về mức độ trọng yếu của từng khoản mục trong từng chu trỡnh cụ thể.
Như vậy, trong thời gian tới Cụng ty nờn xõy dựng một chương trỡnh thống nhất với những nguyờn tắc chung trong việc xỏc định mức độ trọng yếu trước mỗi cuộc kiểm toỏn. Với những khỏch hàng cú quy mụ nhỏ thỡ ước lượng mức độ trọng yếu nờn xỏc định chung với một tỷ lệ nhất định, cú thể dựa trờn cỏc xột đoỏn chủ quan của KTV. Cũn với những khỏch hàng cú quy mụ lớn, nghiệp vụ phỏt sinh thường xuyờn thỡ mức trọng yếu nờn được xỏc định riờng đối với những chu trỡnh quan trọng.
Đặc biệt, Cụng ty nờn xõy dựng một phần mềm đỏnh giỏ chuyờn nghiệp đối với cỏc khỏch hàng như phần mềm tin học chuyờn dụng dựa trờn cơ sở mụ
hỡnh với cỏc biến dữ liệu khỏc nhau như : doanh thu, tổng tài sản, lợi nhuận trước thuế,… để xỏc định mức độ sai phạm trọng yếu của toàn cụng ty. Dựa vào kết quả này, Kiểm toỏn viờn cú thể đỏnh giỏ mức sai phạm phõn bổ cho từng khoản mục trờn Bỏo cỏo tài chớnh và từ đú xỏc định được cụng việc cần thực hiện. Cỏc khoản cú số dư nhỏ sẽ được tập hợp trong nhúm nghiệp vụ khụng trọng yếu để kiểm tra riờng. Áp dụng mụ hỡnh này sẽ tăng tớnh chớnh xỏc trong ước lượng mức độ trọng yếu và làm giảm rủi ro kiểm toỏn. Tuy nhiờn, cụng việc này đũi hỏi tớnh chuyờn nghiệp cao và trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn cao của Kiểm toỏn viờn.
Để xõy dựng hoàn chỉnh một chương trỡnh đỏnh giỏ mức độ trọng yếu và rủi ro chuyờn dụng, Cụng ty cú thể thuờ những chuyờn gia tin học cú kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toỏn, kiểm toỏn và cử nhõn viờn tham gia cỏc khúa đào tạo kế toỏn, kiểm toỏn, tin học,… trong nước cũng như trờn thế giới.
Thứ hai: Hoàn thiện phương phỏp chọn mẫu trong quỏ trỡnh kiểm tra chi tiết
Trong kiểm toỏn tài chớnh, do giới hạn về thời gian và chi phớ kiểm toỏn nờn yờu cầu đặt ra đối với KTV là phỏt hiện ra cỏc sai phạm trọng yếu mà khụng phải toàn bộ cỏc sai phạm trờn BCTC. Điều này buộc kiểm toỏn viờn phải tiến hành kiểm toỏn trờn mẫu để đưa ra kết luận về tổng thể chứ khụng kiểm tra chi tiết hết tất cả cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Mẫu được chọn phải đảm bảo cú tớnh đại diện để hạn chế rủi ro do chọn mẫu.
Theo Chuẩn mực kiểm toỏn Số 530 “Lấy mẫu kiểm toỏn”, KTV ỏp dụng cỏc thủ tục kiểm toỏn trờn số phần tử ớt hơn 100% tổng số phần tử của một số dư tài khoản hay một nghiệp vụ, sao cho mọi phần tử đều cú cơ hội lựa chọn. Lấy mẫu kiểm toỏn sẽ giỳp cho KTV thu thập và đỏnh giỏ bằng chứng kiểm toỏn về cỏc đặc trưng của cỏc phần tử được chọn, nhằm hỡnh thành hay củng cố kết luận
về tổng thể. Lấy mẫu kiểm toỏn cú thể tiến hành theo hai phương phỏp là lấy mẫu thống kờ hoặc phi thống kờ.
Trong quỏ trỡnh KTV chọn mẫu kiểm toỏn thỡ rủi ro do chọn mẫu là luụn tồn tại. Trong thực tế cú hai loại rủi ro cú thể xảy ra. Thứ nhất là rủi ro khi KTV kết luận rủi ro kiểm soỏt thấp hơn mức rủi ro thực tế hoặc khụng cú sai sút trọng yếu trong khi thực tế lại cú, loại rủi ro này ảnh hưởng đến tớnh hiện hữu của cuộc kiểm toỏn và cú thể ảnh dẫn đến ý kiến khụng xỏc đỏng. Rủi ro thứ hai là rủi ro khi KTV kết luận rủi ro kiểm soỏt cao hơn mức rủi ro thực tế hoặc cú sai sút trọng yếu trong khi thực tế lại khụng cú, loại rủi ro này ảnh hưởng tới hiệu quả của cuộc kiểm toỏn vỡ nú thường dẫn đến cỏc cụng việc bổ sung để chứng minh cỏc kết luận ban đầu là khụng đỳng.
Hiện nay, Cụng ty chủ yếu thực hiện chọn mẫu dựa theo xột đoỏn của cỏ nhõn về khoản mục, nghiệp vụ và chọn mẫu theo lụ (khối). Cỏch chọn này tuy giỳp kiểm toỏn viờn khụng bỏ sút vấn đề nghi vấn nhưng cũng ảnh hưởng đến tớnh đại diện của mẫu. Tuy nhiờn, Cụng ty nờn sử dụng thờm một số phương phỏp chọn mẫu ngẫu nhiện khỏc như chọn mẫu dựa vào Bảng số ngẫu nhiờn hoặc dựa vào chương trỡnh mỏy vi tớnh.
Nếu chọn mẫu dựa vào bảng số ngẫu nhiờn thỡ cú ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện nhưng nhiều lỳc lại mất thời gian. Cũn chọn mẫu dựa vào chương trỡnh mỏy vi tớnh đũi hỏi phải xõy dựng một chương trỡnh lựa chọn cỏc phần tử ngẫu nhiờn từ một tổng thể, song chọn mẫu theo chương trỡnh đó lập sẵn lại tiết kiệm được thời gian cho KTV.
Như vậy, trong thời gian tới Cụng ty cần từng bước khắc phục những hạn chế trong chọn mẫu kiểm toỏn bằng cỏch xõy dựng một quy trỡnh chọn mẫu phự hợp với điều kiện của Cụng ty trong đú cú ỏp dụng cụng nghệ tin học. Hiện nay, cỏc phần mềm thống kờ tin học rất phỏt triển nờn việc lựa chọn một chương trỡnh phự hợp sẽ khụng gặp nhiều khú khăn. Bờn cạnh đú, Cụng ty nờn
cú những chớnh sỏch khụng ngừng nõng cao chuyờn mụn của cỏc cỏn bộ cụng nghệ thụng tin cũng như thu hỳt được người cú năng lực. Bằng cỏc biện phỏp hỗ trợ kinh phớ cho cỏc cỏn bộ đi học hoặc tham gia cỏc hội thảo nghiờn cứu khoan học và cỏc chương trỡnh đào tạo, trao đổi kinh nghiệm giữa cỏc cụng ty kiểm toỏn sẽ giỳp Cụng ty xõy dựng được một chương trỡnh kiểm toỏn hiện đại.
Thứ ba: Tăng cường cỏc thủ tục phõn tớch
Theo Chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 520- Quy trỡnh phõn tớch, Quy trỡnh phõn tớch là việc phõn tớch cỏc số liệu, thụng tin, cỏc tỷ suất quan trọng qua đú tỡm ra những xu hướng, biến động và tỡm ra những mối quan hệ cú mõu thuẫn với cỏc thụng tin liờn quan khỏc hoặc cú sự chờnh lệch so với dự kiến.
Đõy là một trong những phương phỏp cú hiệu quả cao. Thủ tục này được ỏp dụng trong tất cả cỏc cuộc kiểm toỏn đồng thời cũng được thực hiện trong tất cả cỏc giai đoạn của cuộc kiểm toỏn vỡ thời gian thực hiện thủ tục này khụng nhiều, cũng khụng tốn nhiều chi phớ, mặt khỏc cú thể làm giảm số lượng cỏc trắc nghiệm chi tiết.
Trong quỏ trỡnh thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch, KTV cú thể cú thờm những bằng chứng kiểm toỏn cú tớnh thuyết phục và tỡm ra được cỏc điểm mấu chốt để thực hiện cỏc thủ tục kiểm tra chi tiết. Tuy nhiờn, trờn thực tế tại cỏc cụng ty kiểm toỏn Việt Nam núi chung và cụng ty núi riờng thỡ thủ tục này chưa được sử dụng nhiều, vỡ vậy chưa phỏt huy hết tỏc dụng của thủ tục phõn tớch. KTV thường chỉ thực hiện thủ tục phõn tớch đối với những khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phớ, giỏ vốn,… và chỉ được sử dụng trong giai đoạn thực hiện kiểm toỏn. Việc phõn tớch nhiều khi chỉ được thực hiện trong đầu KTV mà khụng thể hiện trờn giấy tờ làm việc. Mặt khỏc, KTV chỉ sử dụng cỏc chỉ tiờu trong BCTC để phõn tớch mà chưa chỳ trọng thực hiện phõn tớch và so sỏnh với số liệu của ngành, số liệu dự đoỏn.
Như vậy, để ngày càng tăng chất lượng của dịch vụ kiểm toỏn cung cấp, đồng thời cũng giỳp KTV dễ dàng phỏt hiện những sai sút thỡ cụng ty nờn tăng cường sử dụng thủ tục phõn tớch trong cỏc cuộc kiểm toỏn, thực hiện thủ tục này trong tất cả cỏc giai đoạn kiểm toỏn theo như quy định đó nờu trong chuẩn mực. Ngoài ra, thủ tục phõn tớch cần được KTV sử dụng một cỏch linh hoạt chứ khụng chỉ dừng ở việc so sỏnh ngang, đối chiếu giữa kỳ này với kỳ trước,… KTV cú thể sử dụng cỏc tỷ suất để phõn tớch và sử dụng số liệu thống kờ, định mức của cỏc đơn vị hoạt động cựng ngành… để cú thể phản ỏnh một cỏch đỳng đắn tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Kiểm toỏn viờn thực hiện xõy dựng mụ hỡnh phõn tớch từ những dữ liệu tài chớnh, nghiệp vụ độc lập và đỏng tin cậy. Việc ước tớnh giỏ trị đúng vai trũ quan trọng trong thực hiện thủ tục phõn tớch. Cụ thể đối với chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền, KTV cần xỏc định cỏc ước tớnh đối với doanh thu và dự phũng đối với nợ phải thu khú đũi,… trờn cơ sở cỏc số liệu cú liờn quan, đồng thời so sỏnh với kết quả thực tế của khỏch hàng để phỏt hiện ra cỏc chờnh lệch bất thường và xử lý kịp thời.
Trong quỏ trỡnh thực hiện thủ tục phõn tớch đối với cỏc nghiệp vụ trong chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền, KTV nờn gắn liền với việc phõn tớch xu hướng chung của ngành, hay của nền kinh tế núi chung hoặc dựa vào cỏc thụng tin phi tài chớnh cũng cú thể giỳp KTV kiểm tra được tớnh hợp lý của doanh thu, cỏc khoản phải thu. Bờn cạnh đú, KTV cú thể thực hiện cỏc thủ tục sau:
So sỏnh doanh thu bỏn hàng, tỷ lệ lói gộp của từng hàng húa dịch vụ giữa cỏc kỳ và giữa cỏc thỏng trong năm đồng thời so sỏnh với số liệu chung của ngành;
So sỏnh tỷ lệ doanh thu bỏn hàng trả lại, cỏc khoản giảm giỏ trờn tổng doanh thu của kỳ này so với ký trước hay giữa cỏc thỏng trong kỳ;
So sỏnh số dư cỏc khoản phải thu cú giỏ trị giữa cỏc kỳ để phỏt hiện doanh thu và cỏc khoản phải thu cú thể bị ghi khống;
So sỏnh tỉ lệ chi phớ dự phũng của cỏc khoản “nợ xấu” trờn tổng doanh thu hoặc tổng cỏc khoản phải thu giữa kỳ này với kỳ trước để đỏnh giỏ khả năng tài chớnh của khỏch hàng và cơ sở trớch lập dự phũng cho cỏc khoản nợ khú đũi;
Thực hiện phõn tớch tuổi nợ của cỏc khoản phải thu và so sỏnh cỏc khoản phải thu lớn chưa thanh toỏn hoặc đó đến hạn hoặc quỏ hạn thanh toỏn mà chưa thanh toỏn với số dư năm trước.
Quy trỡnh phõn tớch được ỏp dụng cho cỏc thụng tin cú thực và cú mối quan hệ lẫn nhau. Kết quả phõn tớch cỏc mối liờn hệ cung cấp cho KTV cỏc bằng chứng kiểm toỏn về sự đầy đủ, tớnh chớnh xỏc, tớnh hợp lý về cỏc dữ liệu do hệ thụng kế toỏn lập ra. Độ tin cậy của quy trỡnh phõn tớch phụ thuộc vào sự đỏnh giỏ của KTV về rủi ro mà quy trỡnh phõn tớch khụng phỏt hiện được. Tuy nhiờn, bằng việc xõy dựng mụ hỡnh phõn tớch đối với cỏc chu trỡnh kiểm toỏn núi chung và với chu trỡnh bỏn hàng – thu tiền núi riờng, cỏc KTV của Cụng ty cú thể đạt được những nhận định chớnh xỏc hơn trong quỏ trỡnh kiểm toỏn và tăng hiệu quả sử dụng thủ tục phõn tớch. Khụng chỉ cú vậy, cỏc thụng tin phi tài chớnh cũng cú vai trũ quan trọng khi KTV thực hiện cỏc thủ tục phõn tớch (mụi trường kinh