phản ỏnh được cỏc mục tiờu trong đường lối, chớnh sỏch của Đảng, nghị quyết của cỏc cơ quan quyền lực cựng cấp và cỏc văn bản của cỏc cơ quan quản lý hành chớnh nhà nước cấp trờn ỏp dụng vào giải quyết những cụng việc cụ thể ở cơ sở.
- Văn bản quản lý hành chớnh nhà nước phải phự hợp với lợi ớch của Nhà nước và của cụng dõn.
- Văn bản quản lý hành chớnh nhà nước phải được ban hành theo hỡnh thức do luật định (tờn loại, thể thức) và hỡnh thức thể hiện.
2. Những yờu cầu về tớnh hợp lý
- Văn bản quản lý hành chớnh nhà nước phải cú tớnh cụ thể và tớnh phõn hoỏ theo từng vấn đề, theo chủ thể ban hành và đối tượng thực hiện (cụ thể về nhiệm vụ, thời gian, ai thi hành, phương tiện thực hiện; phõn hoỏ theo từng cấp, từng địa phương, đơn vị).
- Văn bản quản lý hành chớnh nhà nước phải cú yờu cầu tổng thể; phải tớnh đến cỏc yếu tố kinh tế, xó hội, văn hoỏ của văn bản.
- Ngụn ngữ, cỏch trỡnh bày phải rừ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn.
Ngoài cỏc yờu cầu hợp lý (núi trờn), khi ban hành văn bản quản lý hành chớnh nhà nước cũn cần phải tớnh đến yờu cầu hợp phỏp và yờu cầu hợp lý đối với thủ tục xõy dựng và ban hành văn bản như: thẩm quyền chuyờn mụn, trỡnh tự theo luật định, kịp thời và tớnh đơn giản của thủ tục.
3. Những yờu cầu về thể thức văn bản
Thể thức văn bản quản lý hành chớnh nhà nước là những yếu tố phỏp lý tạo nờn văn bản. Mỗi văn bản quản lý nhà nước khi ban hành phải cú đầy đủ cỏc yếu tố đú. Hỡnh thức trỡnh bầy cỏc yếu tố này cũng phải tuõn theo cỏc quy định của Nhà nước. Căn cứ vào Thụng tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 thỏng 01 năm 2011của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản hành chớnh thì thể thức trong các văn bản đợc trình bày nh sau:
3.1. Về phụng chữ trỡnh bày văn bản:
Phụng chữ sử dụng trỡnh bày văn bản trờn mỏy vi tớnh là phụng chữ tiếng Việt của bộ mó ký tự Unicode theo Tiờu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
3.2. Khổ giấy, kiểu trỡnh bày, định lề trang văn bản và vị trớ trỡnh bàya. Khổ giấy a. Khổ giấy
Văn bản hành chớnh được trỡnh bày trờn khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Cỏc văn bản như giấy giới thiệu, giấy biờn nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trỡnh bày trờn khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trờn giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
b. Kiểu trỡnh bày
Văn bản hành chớnh được trỡnh bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản cú cỏc bảng, biểu nhưng khụng được làm thành cỏc phụ lục riờng thỡ văn bản cú thể được trỡnh bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
c. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trờn: cỏch mộp trờn từ 20 - 25 mm; Lề dưới: cỏch mộp dưới từ 20 - 25 mm; Lề trỏi: cỏch mộp trỏi từ 30 - 35 mm; Lề phải: cỏch mộp phải từ 15 - 20 mm.
3.2 Vị trớ trỡnh bày cỏc thành phần thể thức văn bản trờn một trang giấy khổ A4: khổ A4:
Thực hiện theo Thụng tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trỡnh bày văn bản hành chớnh.