Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là phương tiện ghi tin của ngụn ngữ trờn một loại chất liệu nhất định.
Văn bản được sử dụng để truyền đạt thụng tin trong hoạt động quản lý được gọi là văn bản quản lý.
Văn bản quản lý hành chớnh nhà nước được hiểu là những quyết định và thụng tin quản lý thành văn do cỏc chủ thể cú thẩm quyền ban hành theo trỡnh tự, thủ tục và hỡnh thức nhất định nhằm điều chỉnh cỏc mối quan hệ quản lý hành chớnh nhà nước giữa cỏc cơ quan nhà nước với nhau, giữa cỏc cơ quan nhà nước với cỏc tư chức và cụng dõn.
2. Phõn loại văn bản quản lý hành chớnh nhà nước
Khoa học hành chớnh cú nhiều tiờu chớ để phõn loại văn bản như: Phõn loại theo tỏc giả ban hành; phõn loại theo tờn loại; phõn loại theo nội dung; theo mục đớch biờn soạn; theo hiệu lực phỏp lý và loại hỡnh quản lý chuyờn mụn.
Theo cơ sở phỏp lý, thẩm quyền và loại hỡnh quản lý chuyờn mụn, văn bản quản lý hành chớnh nhà nước bao gồm cỏc loại sau:
a. Văn bản quy phạm pháp luật* Khái niệm: * Khái niệm:
Văn bản quy phạm phỏp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hỡnh thức, trỡnh tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy pham phỏp luật năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm phỏp luật của Hội đồng nhõn dõn, Ủy ban nhõn dõn năm 2004, trong đú cú quy tắc xử sự chung, cú hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh cỏc quan hệ xó hội.
Văn bản quy phạm phỏp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hỡnh thức, trỡnh tự, thủ tục được quy định trong Luật Ban hành văn bản quy pham phỏp luật năm 2008 hoặc trong Luật ban hành văn bản quy phạm phỏp luật của Hội đồng nhõn dõn, Ủy ban nhõn dõn năm 2004, trong đú cú quy tắc xử sự chung, cú hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện, để điều chỉnh cỏc quan hệ xó hội.
* Cỏc loại văn bản quy phạm phỏp luật và thẩm quyền ban hành của cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước (Điều 2 Luật Ban hành VBQPPL/2008):
- Nghị định của Chớnh phủ.
- Quyết định của Tổng Kiểm toỏn Nhà nước.
- Nghị quyết liờn tịch giữa Uỷ ban Thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chớnh phủ với cơ quan trung ương của tổ chức chớnh trị - xó hội.
- Thụng tư liờn tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chỏnh ỏn Tũa ỏn nhõn dõn tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sỏt nhõn dõn tối cao; giữa cỏc Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ.
- Nghị quyết của HĐND và quyết định, chỉ thị của UBND (khoản 2 Điều 1 Luật Ban hành văn bản QPPL của HĐND và UBND năm 2004).
b. Văn bản hành chớnh cỏ biệt (cũn gọi là văn bản ỏp dụng phỏp luật)* Khỏi niệm: * Khỏi niệm:
Văn bản hành chớnh cỏ biệt là những quyết định quản lý được cỏc cơ quan cú thẩm quyền quản lý hành chớnh nhà nước ban hành trờn cơ sở những quy định chung và quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trờn hoặc của cơ quan mỡnh nhằm giải quyết cỏc cụng việc cụ thể.
* Một số văn bản hành chớnh cỏ biệt thường gặp:
- Quyết định nõng lương;
- Quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cỏn bộ; - Quyết định miễn nhiệm cỏn bộ;
- Nghị quyết miễn nhiệm đại biểu HĐND; - Chỉ thị cỏ biệt;
c. Văn bản hành chớnh thụng thường
* Khỏi niệm: Văn bản hành chớnh thụng thường là loại văn bản mang tớnh
thụng tin điều hành nhằm thực thi văn bản phỏp quy hoặc dựng để giải quyết cỏc tỏc nghiệp cụ thể như: phản ỏnh tỡnh hỡnh, giao dịch, trao đổi, ghi chộp cụng việc của cơ quan hành chớnh Nhà nước.
Văn bản hành chớnh thụng thường bao gồm cỏc loại: Quy chế, quy định (quy chế, quy định thường được ban hành kốm theo một văn bản khỏc), thụng cỏo, thụng bỏo, hướng dẫn, chương trỡnh, kế hoạch, phương ỏn, đề ỏn, dự ỏn, bỏo cỏo, biờn bản, tờ trỡnh, hợp đồng, cụng văn, cụng điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phộp, giấy đi đường, giấy biờn nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư cụng.
* Một số hỡnh thức văn bản hành chớnh thụng thường:
- Cụng văn hành chớnh: Đõy là loại hỡnh văn bản dựng để giao dịch chớnh thức giữa cỏc cơ quan như: mời họp, đề xuất, chất vấn, kiến nghị, trả lời, đụn đốc nhắc nhở thực hiện cụng việc...
- Thụng bỏo: Dựng để phản ỏnh tỡnh hỡnh trờn cỏc lĩnh vực hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Thụng cỏo: Dựng để cụng bố với nhõn dõn một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội và đối ngoại của Chớnh phủ.
- Bỏo cỏo: Là văn bản trỡnh bày những kết quả đó đạt được trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức xó hội nhằm giỳp cho việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh thực tế quản lý, lónh đạo, là căn cứ để cấp trờn ra quyết định quản lý phự hợp.
- Tờ trỡnh: Là văn bản đề xuất với cấp trờn một số vấn đề, xin cấp trờn phờ duyệt. Đú cú thể là một chủ trương, một phương ỏn cụng tỏc, một chớnh sỏch, một chế độ, một tiờu chuẩn, một định mức hoặc một đề nghị bổ sung, bói bỏ một văn bản, quy định khụng cũn phự hợp hoặc những vấn đề thụng thường trong quản lý ở cỏc cơ quan...
- Biờn bản: Là văn bản hành chớnh dựng để ghi chộp lại những sự việc đó xảy ra họăc đang xảy ra trong hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến ghi lại.
Biờn bản cú nhiều loại như: Biờn bản hội nghị, cuộc họp, biờn bản sự việc xảy ra; biờn bản xử lý vi phạm; biờn bản bàn giao, nghiệm thu....
- Kế hoạch: Là bản dự kiến cỏc hoạt động với mục tiờu, trỡnh tự, thời hạn tiến hành, phõn cụng trỏch nhiệm để triển khai thực hiện chương trỡnh hay thực hiện cỏc cụng việc mang tớnh sự vụ thụng thường trong hành chớnh.
d. Văn bản chuyờn mụn:
Đõy là loại văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để quản lý một lĩnh vực chuyờn mụn nhất định được Nhà nước ủy quyền, như: húa đơn, chứng từ của ngành tài chớnh; học bạ, văn bằng chứng chỉ của ngành Giỏo dục đào tạo...
e. Văn bản kỹ thuật:
Loại văn bản này được hỡnh thành do hoạt động khoa học kỹ thuật và được dựng để quản lý nhà nước, như: bản thiết kế đó được phờ duyệt dựng để quản lý cụng trỡnh trong thời gian thi cụng và cả sau khi cụng trỡnh đó hoàn thành.