viện Đại học quốc gia Hà Nội
3.3.1. Quản lý trước tiêm chủng 3.3.1.1. Quản lý nhân lực tiêm chủng
Tập huấn an toàn tiêm chủng
Các phòng tiêm thường xuyên phối hợp để tổ chức các buổi tập huấn và cấp giấy chứng nhận về tiêm chủng cho NVYT tham gia tiêm chủng để cập nhật thông tin, kiến thức mới, đồng thời rèn luyện kỹ năng tiêm chủng. Ý kiến lãnh đạo bệnh viện cho biết,“Mỗi lần có thông tin mới về tiêm chủng, đặc biệt đối với
những loại vacxin mới, chúng tôi phải tiến hành cử người đi tập huấn ngay. Sau đó cán bộ này về tập huấn lại cho các phòng tiêm để kịp thời các NVYT nắm bắt được thông tin.” (LĐBV)
Nhân viên y tế các phòng tiêm cũng cho biết: theo yêu cầu của bệnh viện, tất cả nhân viên phòng tiêm đều phải tham gia đầy đủ các đợt tập huấn về tiêm chủng theo quy định.“Ngoài công tác chuyên môn, NVYT chúng tôi cũng phải
43
thường xuyên tham gia các lớp tập huấn về tiêm chủng do bệnh viện, sở Y tế tổ chức, đôi khi do bộ y tế tổ chức.” (NVYT 05)
Tất cả các NVYT đều có chứng chỉ an toàn tiêm chủng khi công tác và làm việc tại các phòng tiêm của bệnh viện. Bệnh viện luôn có kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn, đào tạo liên tục cho NVYT, tạo điều kiện cho nhân viên có thể được tham gia đầy đủ các khóa đào tạo về tiêm chủng.
“Các NVYT khi công tác và làm việc tại các phòng tiêm của bệnh viện đều phải đáp ứng yêu cầu có chứng chỉ an toàn tiêm chủng. Vì thời hạn chứng chỉ ngắn, nên đối với những NVYT lâu năm, khi chứng chỉ sắp hết hạn, bệnh viện đều tạo điều kiện để NVYT được tham gia các lớp đào tạo cấp chứng chỉ để bổ sung kịp thời”(CBQL)
Theo dõi giám sát công tác tiêm chủng
Ngoài những chương trình tâ ̣p huấn bổ sung kiến thức về tiêm chủng, Bệnh viện Đại học Quốc gia Hà Nội còn tích cực theo dõi, giám sát để có thể hỗ trơ ̣ ki ̣p thời cho các phòng tiêm cũng như nhắc nhở những điểm còn ha ̣n chế và khích lê ̣ đối với những đơn vi ̣ làm tốt. Theo kết quả phỏng vấn sâu lãnh đa ̣o Bệnh viện cho biết: “Bệnh viện phân công các cán bộ y tế đã được tập huấn về tiêm chủng xuống giám giát, hỗ trợ cho nhân viên phòng tiêm, đồng thời nhắc nhở những thiếu sót trong công tác."(LĐBV)
Chính sách quản lý nhân lực tiêm chủng
Bệnh viện Đại học Quốc gia Hà Nội đang thực hiện chính sách quản lý hành chính đối với các phòng tiêm trực thuộc bệnh viện theo vị trí việc làm.
Đối với các phòng tiêm, đều có lịch làm việc hàng ngày, có bảng phân công nhiệm vụ theo vị trí việc làm, có quy trình bảo quản vắc xin khi xảy ra sự cố, có phương án xử lý phản ứng sau tiêm, có các hướng dẫn sử dụng vắc xin, phác đồ sử dụng vắc xin được cập nhật và lưu trữ trên hệ thống thông tin điện tử của bệnh viện. Ngoài ra, các thông tin này được yêu cầu thông báo công khai trên các bảng thông báo tại các phòng tiêm để khách hàng nắm bắt được.
“Mỗi cơ sở tiêm chủng đều phải có một bảng thông báo chính đủ để cập nhật các thông tin mới. Các thông tin cần thiết như lịch làm việc hay bảng phân
44
công nhiệm vụ đều phải được công khai, minh bạch để khách hàng nắm bắt được thông tin.” (CBQL)
“Bảng phân công công việc và lịch làm việc hàng ngày đều được chúng tôi cập nhật vào mỗi buổi sáng trước khi vào giờ làm việc. Các thông tin về tên tuổi và số điện thoại của nhân viên với vị trí việc làm được công khai để khách hàng tiện liên lạc.” (NVYT 03)
Đối với các NVYT tại các phòng tiêm, bệnh viện thực hiện quản lý nghiêm ngặt về giờ giấc làm việc, tác phong và thái độ đối với công việc. Trung tâm quản lý rất nghiêm các trường hợp sai pha ̣m cũng như có hình thức khen thưởng phù hợp với các nhân viên làm tốt.
“Nhân viên đi làm phải đúng giờ, ăn mặc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn và thái độ phải luôn tươi cười với khách hàng.” (NVYT 02)
“Làm tốt thì được khen và chấm điểm thi đua tốt. Làm không tốt nhất là về mặt tác phong và thái độ là bị nhắc nhở liền. Trong phòng tiêm luôn có camera giám sát theo dõi nên đâu thể lơ là được.” (NVYT 06)
3.3.1.2. Quản lý vacxin
Tất cả các phòng tiêm của Bệnh viện đại học quốc gia Hà Nội đều có hệ thống dây chuyền lạnh đúng quy chuẩn GSP, thực hiện quản lý vacxin theo thông tư số 12/2014/TT-BYT của Bộ y tế về quản lý sử dụng vacxin trong tiêm chủng.
Quy trình tiếp nhận, cấp phát vắc xin`
Các cơ sở phòng tiêm đều thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, cấp phát vắc xin.Khi cấp phát vắc xin, tiếp nhận vắc xin người cấp phát/tiếp nhận phải kiểm tra và lưu giữ thông tin theo mẫu quy định. Nếu phát hiện có bất thường về các thông tin liên quan đến vắc xin thì hai bên giao nhận phải lập biên bản về tình trạng thực tế của vắc xin và xử lý theo quy định. Người tiếp nhận không tiếp nhận khi có bất thường về thông tin liên quan đến vắc xin.
“Các cơ sở phòng tiêm đều thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, cấp phát vacxin theo thông tư số 12/2014/TT-BYT của Bộ y tế về quản lý sử dụng vacxin
45
trong tiêm chủng”(LĐBV), có sổ cấp phát vắc xin được cập nhật mỗi 1 lần cấp
phát.
Quy trình bảo quản vacxin
Vắc xin được bảo quản ở nhiệt độ từ +2 đến +8 độ C. Vắc xin được bảo quản liên tục trong dây chuyền lạnh từ khi xuất xưởng cho đến thời điểm tiêm chủng và trong suốt buổi tiêm chủng. Không có Vắc xin bị phơi nhiễm với nhiệt độ cao (giảm hiệu lực). Không có Vắc xin bị đông băng (không những ảnh hưởng tới hiệu lực của vắc xin mà còn có thể gây ra các phản ứng không mong muốn).
“Các phòng tiêm của bệnh viện chúng tôi đều được trang bị hệ thống dây chuyền lạnh đúng quy chuẩn GSP và thực hiện quản lý vacxin theo thông tư số Thông tư 34/2018/TT-BYT.” (LĐBV)
“Vacxin được quản lý sử dụng chặt chẽ về nhiệt độ bảo quản, quy trình sử dụng, hạn sử dụng. Đặc biệt nhiệt độ bảo quản luôn được kiểm tra nghiêm ngặt tránh trường hợp vacxin bị đông băng hoặc bị giảm hiệu lực do nhiệt độ cao.” (NVYT 05)
Tất cả các phòng tiêm đều có báo cáo sử dụng vacxin định kỳ theo tháng và báo cáo các nhu cầu vắc xin của tháng tiếp, của những vacxin đã hết hoặc sắp cạn.
“Cuối hàng tháng, các phòng tiêm đều có báo cáo tổng đã sử dụng và nhu cầu vắc xin dự báo, đặc biệt những vắc xin đã hoặc sắp cạn gửi về cho ban quản lý các phòng tiêm để tổng hợp và có kế hoạch chuẩn bị vacxin cho tháng tiếp.” (LĐBV)
3.3.1.3. Quản lý quy trình tiêm chủng
Tổ chức tiêm chủng đúng quy trình (Phụ lục 8)
Tại các cơ sở phòng tiêm của bệnh viện Đại học quốc gia Hà Nội đều tổ chức tiêm chủng đúng quy trình như có sơ đồ hướng dẫn quy trình 1 chiều treo tại điểm tiêm. Khu vực chờ trước tiêm đủ điều kiện: đủ chỗ ngồi, đảm bảo che mưa, nắng, kín gió và thông thoáng. Bàn tiếp đón, hướng dẫn đủ điều kiện: có đủ nhiệt kế, không xảy ra ùn tắc. Bàn khám sàng lọc và tư vấn trước tiêm chủng
46
đủ điều kiện: Có phiếu khám sàng lọc theo QĐ 2470/QĐ-BYT (phiếu cứng hoặc bản mềm), có ống nghe. Bàn tiêm chủng đủ điều kiện: (đối chiếu thông tin Mục III) Bàn ghi chép, vào sổ tiêm chủng.
“Các yêu cầu về quy trình tiêm chủng thì chắc chắn các cơ sở phòng tiêm của chúng tôi đều phải đáp ứng được. Đó là yêu cầu quan trọng tối thiểu mà bất cứ phòng tiêm chủng nào cũng phải chấp hành.” (LĐBV - Phụ lục 5)
“Bệnh viện rất chú trọng đầu tư hình ảnh cho các phòng tiêm trực thuộc sự quản lý của bệnh viện. Vì vậy, những điều kiện cần thiết trong quy trình tiêm chủng luôn được ban lãnh đạo quan tâm liên tục.” (CBQL - Phụ lục 6)
Về khu vực theo dõi và xử trí tai biến sau tiêm chủng: Các phòng tiêm được bố trí các buồng phòng theo đúng thứ tự đảm bảo nguyên tắc 1 chiều. Bàn thực hành tiêm chủng sắp xếp đúng quy định, phân loại rác thải. Luôn có hộp chống sốc phản vệ. Phòng theo dõi sau tiêm có đủ cán bộ và phương tiện theo dõi, diện tích đủ rộng theo quy định, có bảng theo dõi sau tiêm (Phụ lục 3).
“Mặc dù tỷ lệ các trường hợp tai biến sau tiêm chủng tại cơ sở của chúng tôi rất hiếm nhưng việc bố trí các buồng phòng theo quy định thì chúng tôi vẫn có đầy đủ và vệ sinh thường xuyên, luôn sẵn sàng cho các trường hợp khẩn cấp.” (NVYT - Phụ lục 7)
Khám sàng lọc và tư vấn trước tiêm chủng
Tất cả trẻ đến tiêm chủng tại các phòng tiêm đều được khám sàng lọc đúng quy định, chấp hành nghiêm chỉnh các trường hợp cần được hoãn tiêm theo hướng dẫn của BYT tránh xảy ra sai sót trong tiêm chủng và phản ứng nặng sau tiêm.
“Cứ theo hướng dẫn của BYT mà thực hiện. Khám sàng lọc theo hướng dẫn QĐ 2470/2019 QĐ-BYT, hạn chế các tai biến sau tiêm chủng.” (LĐBV)
“Khám sàng lọc xong những trường hợp không đảm bảo đủ điều kiện tiêm chủng đều được hoãn tiêm. Đặc biệt những trường hợp trẻ không đủ sức khỏe để hạn chế những phản ứng nặng sau tiêm.” (CBQL)
47
Tất cả các cơ sở phòng tiêm đều tư vấn trước khi tiêm, tư vấn thật đầy đủ cho phụ huynh đưa trẻ đến tiêm chủng về lợi ích và các bất lời trong tiêm chủng. Chỉ tiêm chủng khi đã giải thích đầy đủ và được sự đồng ý của phụ huynh.
“Tất cả phụ huynh đều được nhân viên tiêm chủng tư vấn, giải thích và kiểm tra tên vacxin, số lô, hạn sử dụng của vacxin trước khi thực hiện tiêm chủng cho trẻ. Phụ huynh đồng ý thì nhân viên mới thực hiện tiêm chủng cho trẻ.”(NVYT
02)
Đối với các trường hợp quên sổ tiêm thì trích xuất và in lịch sử tiêm chủng, đưa người giám hộ đọc và kí xác nhận. Kẹp và lưu bản lịch sử tiêm chủng này cùng Bảng kiểm.
“Các thông tin khách hàng đều được lưu trữ trên hệ thống điện thử của bệnh viện. Trong trường hợp khách hàng quên sổ tiêm chủng thì NVYT có thể trích xuất thông tin trên hệ thống và lưu trữ cùng các bảng kiểm.” (NVYT 05)
Công tác khàm lọc trước tiêm chủng được quản lý rất nghiêm ngặt. Đối với những trường hợp sai phạm sẽ được ban lãnh đạo họp xử lý kịp thời trong ngày để nhắc nhở và rút kinh nghiệm cho những lần tiêm chủng tiếp, không để xảy ra những sai phạm tương tự
“Khi phát hiê ̣n ra những trường hợp sai phạm, cán bộ quản lý và ban lãnh đạo bệnh viện sẽ kịp thời nhắc nhở và đưa vào tiêu chí bình xét thi đua để NV luôn có ý thức trong công tác khám sàng lọc trước sinh.” (CBQL)
Theo dõi sau tiêm chủng tại phòng tiêm 30 phút (Phụ lục 3)
Tất cả các cơ sở tiêm chủng đều thực hiện theo dõi tình trạng sức khỏe của trẻ tiêm chủng tại phòng tiêm 30 phút. Hướng dẫn theo dõi tại nhà cho tất cả phụ huynh đưa trẻ đến tiêm chủng ít nhất 24h sau tiêm chủng. Khi có xuất hiện triệu chứng sau tiêm phản ứng toàn thân hoặc nghiêm trọng thì đưa trẻ đến ngay cơ sở y tế gần nhất để được theo dõi và xử trí kịp thời.
“Sau khi tiêm xong, chúng tôi thường nhắc nhở phụ huynh ra phòng đợi 30 phút sau tiêm để theo dõi tình trạng bé, nếu không có gì xảy ra thì phụ huynh có thể đưa bé về.” (NVYT 01)
48
“Chúng tôi luôn yêu cầu phụ huynh để bé ở lại phòng tiêm tối thiếu 30 phút để được theo dõi các phản ứng sau tiêm. Sau đó, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ thực hiện công đoạn tiếp theo là gọi điện thoại để theo dõi và tư vấn phản ứng sau tiêm của trẻ sau 24 giờ.” (NVYT 04)
Tuy nhiên, có nhiều nguyên nhân dẫn đến công tác theo dõi sau tiêm chủng tại phòng tiêm 30 phút thực hiện vẫn chưa thực sự đầy đủ và hiệu quả. Nguyên nhân chủ yếu do sự chủ quan của phụ huynh đưa trẻ đến tiêm chủng không đợi đúng thời gian theo tư vấn của nhân viên tiêm chủng. Mặc dù chờ chưa đủ 30 phút, họ đã đưa trẻ rời khỏi phòng tiêm vì thấy không có vấn đề gì xảy ra. Nhân viên ở tại các phòng tiêm không thể nào quản lý hết những trường hợp đó.
“Có nhiều phụ huynh đợi được 1 chút thấy con không có biểu hiện gì là mang con về mặc dù chưa hết 30 phút. Sổ tiêm được giữ tại phòng theo dõi sau tiêm nhưng có phụ huynh bỏ cả sổ để về sớm hơn vài phút. Chúng tôi không thể kiểm soát hết từng phụ huynh được.” (NVYT 03)
3.3.1.4. Quản lý vật tư, trang thiết bị y tế tiêm chủng
Bệnh viện luôn đầu tư và trang bị đầy đủ các loại trang thiết bị y tế , đáp ứng nhu cầu tiêm chủng cho các phòng tiêm, đặc biệt vào các mùa cao điểm.Có trang thiết bị để vận chuyển, bảo quản và lưu trữ VXSPYT trong dây chuyền lạnh theo qui định và nhà sản xuất và của Bộ Y tế. Có dụng cụ chứa bơm tiêm đã sử dụng (hộp thành cứng). Có dụng cụ chứa vỏ lọ vắc xin, sinh phẩm y tế đã tiêm
( túi màu vàng lót trong xô/thùng chắc chắn). Có đủ dụng cụ tiêm chủng (cơ số xe tiêm chủng – khách đến tiêm). Dụng cụ tiêm chủng đảm bảo vô trùng (bơm kim tiêm còn hạn sử dụng, sắp xếp xe tiêm đúng, vệ sinh xe tiêm, xử lý panh, ống trụ, khay,…). Có hộp thuốc, đầy đủ cơ số thuốc chống sốc theo qui định. Có phác đồ chống sốc theo qui định.
“Các phòng tiêm luôn được bệnh viện đầu tư đầy đủ về trang thiết bị y tế. Nâng cấp cơ sở hạ tầng và thay mới thường xuyên các thiết bị cũ, hư hỏng. Cập nhật mới các thiết bị hiện đại để đầu tư hình ảnh chuyên nghiệp hơn.” (LĐBV)
49
Bệnh viện phân công cán bộ chuyên trách quản lý trang thiết bị vật tư y tế cho tất cả các phòng tiêm trực thuộc của bệnh viện. Có xây dựng quy trình hướng dẫn đối với từng trang thiết bị y tế khác nhau nhằm hướng dẫn sử dụng cho các NVYT tại các phòng tiêm.
“Mỗi phòng tiêm đều có nhân viên chuyên về quản lý trang thiết bị y tế. Công tác kiểm tra thực hiện hàng ngày trước khi vào giờ làm việc và báo cáo kịp thời các trường hợp sai sót, hư hỏng xảy ra để có hướng giải quyết phù hợp.” (CBQL)
3.3.2. Quản lý quy trình chuẩn bị vacxin để tiêm chủng và thực hiện tiêm chủng vacxin an toàn
Chuẩn bị vacxin để tiêm chủng
Theo ghi nhận qua quan sát của điều tra viên, đa số điều dưỡng ở phòng tiêm chủng tại các phòng tiêm thực hiện thao tác chuẩn bị vacxin để tiêm chủng đúng hướng dẫn tiêm chủng an toàn của Bộ y tế. Các thao tác bao gồm: Rửa tay sạch bằng xà phòng trước khi tiêm chủng, lấy vacxin vào bơm tiêm đúng kỹ thuật (lắc lọ vác xin không chạm vào nút cao su; đâm kim tiêm vào dốc ngược lọ vacxin lên, không chạm tay vào kim tiêm; lấy hơn 0,5 ml vacxin hoặc hơn 0,1ml đối với vacxin BCG; đẩy pít tông đuổi khí trong bơm tiêm, dừng lại ở vạch hơn 0,5 ml vacxin hoặc hơn 0,1ml đối với vacxin BCG), sử dụng một lần bơm kim tiêm đã được vô trùng còn hạn sử dụng và bỏ ngay bơm kim tiêm ngay sau khi dùng vào hộp an toàn.“Tất cả các thao tác này của nhân viên tiêm chủng đều
được giám sát và theo dõi trực tiếp bởi cán bộ quản lý và qua camera theo dõi của phòng tiêm.Những tháo tác chuẩn bị vacxin để tiêm chủng đảm bảo nhân viên phải chấp hành và làm đúng 100%. Đây là yêu cầu bắt buộc và luôn được chúng tôi kiểm tra thường xuyên để đảm bảo an toàn trong tiêm chủng” – cán
bộ quản lý phòng tiêm cho biết.