1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp
1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, ngành nghề kinh doanh, chế độ hiện hành của Nhà n-ớc, công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty vận tải và đại lý vận tải có đặc điểm sau:
- Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1141/ TC / QĐ / CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính.
- Ph-ơng pháp hạch toán hàng tồn kho ở công ty tiến hành theo ph-ơng pháp kê khai th-ờng xuyên.
- Ph-ơng pháp tính thuế giá trị gia tăng: tính theo ph-ơng pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N. Kỳ kế toán áp dụng là từng tháng.
- Xác định giá trị hàng tồn kho của công ty theo giá thực tế đích danh, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ. Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ đ-ợc quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán.
- Tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đ-ợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán tài chính của công ty từ việc lập, xử lý, luân chuyển, l-u giữ chứng từ, cho đến tổng hợp lập báo cáo, phân tích, kiểm tra, thông báo số liệu cho các đối t-ợng liên quan.
- Cơ cấu bộ máy kế toán:
Kế toán tr-ởng:
Là ng-ời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Tổ chức chỉ đạo mọi mặt công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế của công ty. Tổ chức kiểm tra kế toán, việc chấp hành chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính. Tổ chức bảo quản l-u trữ tài liệu kế toán, phân tích đánh giá tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh. Tổ chức phổ biến và h-ớng dẫn thi hành kịp thời chế độ thể lệ tài chính kế toán Nhà n-ớc, những quy định của cấp trên.
Là ng-ời trực tiếp ký báo cáo các thông tin kế toán cho giám đốc và các cơ quan có thẩm quyền, chịu trách nhiệm tr-ớc pháp luật về thông tin số liệu đã báo báo.
Chủ động lo về các khoản tài chính, tham m-u cho giám đốc trong các quyết định đầu t-, quản lý đôn đốc chỉ đạo các bộ phận chấp hành quy định chung về kế toán.
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:
Giúp kế toán tr-ởng đôn đốc h-ớng dẫn kiểm tra cụ thể chi tiết việc thực hiện nguyên tắc ghi chép kế toán, ký các hoá đơn, chứng từ khi kế toán tr-ởng vắng mặt.
Có trách nhiệm thu thập tài liệu tài chính kế toán của công ty (bộ phận kế toán tiền l-ơng, kế toán tài sản cố định, kế toán thanh toán…) để tổng hợp các bảng cân đối số phát sinh, các bảng tổng hợp chi tiết, sổ cái… từ đó làm cơ sở lập báo cáo tài chính cuối kỳ và cuối niên độ kế toán.
Kế toán tiền l-ơng, bảo hiểm, công nợ phải thu, doanh thu và các khoản phải nộp Nhà n-ớc:
Tiến hành ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan tới các khoản l-ơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn trích theo l-ơng. Lập các bảng kê hàng hoá, dịch vụ chịu thuế khi mua vào, bán ra để làm căn cứ tính thuế phải nộp Nhà n-ớc. Theo dõi doanh thu, công nợ phải thu.
Kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại văn phòng công ty:
Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình tăng, giảm tài sản cố định của công ty. Tiến hành lập và tính khấu hao cho từng loại tài sản làm cơ sở theo dõi hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
Phụ trách lĩnh vực vận tải, kinh doanh tổng hợp (gồm tiền mặt, thanh toán hoàn ứng tại công ty).
Kế toán ngân hàng, kinh doanh tổng hợp và xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh Lạng Sơn:
Phản ánh tình hình biến động công nợ, các khoản phải thu, phải trả tại chi nhánh Lạng Sơn, theo dõi các khoản liên quan đến ngân hàng, kinh doanh tổng hợp và xuất nhập khẩu.
Kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh Sài Gòn - Đà Nẵng:
Theo dõi các hoạt động phát sinh tại chi nhánh Sài Gòn - Đà Nẵng.
Kế toán theo dõi các nghiệp vụ phát sinh tại Trung tâm FSC:
Theo dõi sự tăng giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Trung tâm.
Thủ quỹ:
Có nhiệm vụ nhập, xuất tiền mặt theo các chứng từ đã đ-ợc giám đốc và kế toán tr-ởng duyệt. Thủ quỹ th-ờng xuyên kiểm tra, ghi chép chi tiết trên sổ quỹ để làm căn cứ đối chiếu giữa số liệu thực tế và số liệu hạch toán của bộ phận kế toán tài sản bằng tiền.
Kế toán tr-ởng Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tiền l-ơng và các khoản bảo hiểm,doanh thu, công nợ Kế toán các nghiệp vụ phát sinh tại công ty Kế toán ngân hàng, KDTH và XNK, CN Lạng Sơn Kế toán CN Sài Gòn- Đà Nẵng Kế toán trung tâm FSC Thủ quỹ
H4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Phần hành kế toán tiền l-ơng: Bảng chấm công, Bảng ứng l-ơng kỳ I, Bảng thanh toán tiền l-ơng, Bảng thanh toán BHXH.
Phần hành kế toán tiền mặt: Giấy đề nghi tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu thu.
Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Uỷ nhiệm chi.
Phần hành kế toán bán hàng: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phần hành kế toán tài sản cố định: Quyết định tăng (giảm) tài sản cố định,
Bảng tính và trích khấu hao tài sản cố định, Biên bản thanh lý tài sản cố định. - Hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng:
TK 111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 142, 144, 152, 153, 154, 156, 211, 214, 228, 241, 311, 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341, 344, 411, 413, 414, 415, 416, 421, 431, 511, 515, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 001, 002, 003, 004, 007, 009.
- Hệ thống sổ kế toán công ty đang sử dụng:
Hiện công ty đang sử dụng phần mềm Effect để làm kế toán trên máy vi
tính, và hiện đang áp dụng hình thức “chứng từ - ghi sổ” để ghi chép các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh. Đây là hình thức sổ rất tiện lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu bởi vì các nghiệp vụ phát sinh mà có cùng tính chất, nội dung kinh tế sẽ đ-ợc tập hợp trong cùng một chứng từ – ghi sổ trong một kỳ kế toán.
Một số sổ kế toán chi tiết công ty đang sử dụng:
Sổ chi tiết chi phí theo khoản mục (TK 627,641,642), Sổ chi tiết phải trả theo tàu, hợp đồng, Sổ chi tiết một tài khoản…
Một số sổ tổng hợp mà công ty đang sử dụng:
Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ, Sổ cái một tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh, Bảng tổng hợp phải trả cho khách hàng…
Trình tự ghi sổ kế toán: các chứng từ sau khi đ-ợc tập hợp theo từng phần hành cụ thể sẽ đ-ợc các kế toán viên nhập dữ liệu vào máy theo từng nội dung của các chứng từ đó thông qua thiết bị nhập liệu là bàn phím và đ-ợc tổ chức l-u giữ trên thiết bị nhớ ngoài ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các các tệp này đ-ợc quản trị hợp nhất bởi một hệ quản trị cơ sơ dữ liệu – Windows – Foxpro
– Effect. Sau đó, các tệp dữ liệu nghiệp vụ được “chuyển sổ” vào các tệp sổ cái
bởi chính ch-ơng trình máy tính. Định kỳ, các sổ cái sẽ đ-ợc xử lý để làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
1,2,3,4: Ghi hàng ngày (hoặc ghi định kỳ). 5,6,7 : Ghi cuối tháng.
8,9 : Quan hệ đối chiếu.
H5: Sơ đồ trình tự ghi sổ và lên báo cáo tài chính
- Hệ thống báo cáo kế toán: Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ gốc Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán (1) (2) (1) (4) (2) (3) (5) (1) (8) (7) (6) (7) (9)
Hệ thống báo cáo kế toán sử dụng theo Quyết định 167/2000/QĐ- BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ tr-ởng Bộ Tài Chính về việc ban hành Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Hàng quý kế toán tổng hợp sẽ tiến hành cân đối sổ sách, từ những sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo l-u chuyển tiền tệ để làm cơ sở cho việc quản lý nói chung. Cuối niên độ kế toán, kế toán doanh nghiệp phải tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh từ tệp số liệu tổng hợp do máy tính kết xuất và bốn báo cáo do Bộ tài chính quy định là báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo l-u chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính để nộp cơ quan cấp trên và cơ quan thuế.
Ngoài ra kế toán còn lập báo cáo chi tiết về doanh thu, chi phí theo loại hình vận tải phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp nh-:
Báo cáo chi tiết lãi lỗ theo tầu.
Báo cáo chi tiết lãi lỗ theo tầu có số kế hoạch. Báo cáo chi tiết lãi lỗ theo hợp đồng.
Báo cáo chi tiết lãi lỗ theo hợp đồng (ôtô, đ-ờng sắt) có số kế hoạch. Trong mỗi báo cáo này đều có số liệu thực tế và số liệu kế hoạch về doanh thu, chi phí, chênh lệch lãi lỗ của từng hợp đồng hoặc tầu mà doanh nghiệp đã thực hiện vận chuyển trong kỳ. Báo cáo này rất có tác dụng tốt cho công tác quản trị của doanh nghiệp. Các báo cáo này đ-ợc ch-ơng trình máy tính tự động lên khi kế toán nhập các số liệu có liên quan và đ-ợc lập khi có yêu cầu phục vụ cho quản trị doanh nghiệp.