2. Thực trạng
2.2.2. Hạch toán chi phí sản xuất chung
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty có nhiều lĩnh vực hoạt động nên một số khoản mục chi phí phát sinh mang tính chất chung tại một bộ phận nhất định nh- tổ đại lý, tổ xe điều động … một số khác phát sinh chung cho một số bộ phận sản xuất. Do vậy để tập hợp chi phí sản xuất chung, kế toán tiến hành tập hợp riêng cho từng bộ phận sản xuất, các khoản mục tập hợp cho một số bộ phận sau đó phân bổ cho từng loại hoạt động, tuỳ theo nội dung chi phí để có tiêu thức phân bổ thích hợp.
Hạch toán chi tiết
Tr-ớc khi thực hiện mỗi hợp đồng phòng vận tải và đại lý vận tải lập ra một bản dự trù chi phí và doanh thu cho từng hợp đồng. Căn cứ vào bản dự trù này để lãnh đạo công ty ký duyệt tạm ứng phục vụ việc thực hiện vận chuyển cho khách hàng.
Phòng kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng đã đ-ợc ký duyệt để viết phiếu chi, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đã đ-ợc ký duyệt với đầy đủ chữ ký để chi quỹ. Số tiền trên phiếu chi là số tiền đ-ợc duyệt từ các chứng từ gốc kèm theo. Phiếu chi phải đ-ợc lập thành hai liên, một liên do thủ quỹ giữ để xuất quỹ. Trong tr-ờng hợp ng-ời nhận tiền cần phiếu này thì phiếu sẽ đ-ợc lập thành ba liên. Ng-ời nhận tiền ký nhận vào phiếu chi chứng minh quỹ đã thực xuất. Khi lập phiếu chi kế toán căn cứ vào nội dung kinh tế để ghi tài khoản Nợ trên phiếu theo quy định.
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 20 tháng 02 năm 2003
Họ tên ng-ời tạm ứng: Nguyễn Kiều Nga Địa chỉ: Phòng vận tải và Đại lý vận tải.
Lý do tạm ứng: Chi phí vận chuyển bia Sài Gòn tuyến TP. HCM – Nha Trang theo hợp đồng số 02/03VT – vận tải ngày 22 tháng 01 năm 2003.
Số tiền: 60,500,000đ. Viết bằng chữ: Sáu m-ơi triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Giám đốc duyệt Kế toán tr-ởng Tr-ởng phòng Ng-ời đề nghị (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
--- Duyệt thanh toán: 60,500,000đ (Sáu m-ơi triệu năm trăm ngàn đồng chẵn)
Đơn vị: Phiếu chi Quyển số Mẫu số 02- TT
Địa chỉ: Ngày 20 tháng 02 năm 2003 Số: 264 NĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Nợ: TK 3311 Ngày 01/11/1995 của Bộ TC
Có: TK 1111
Họ tên ng-ời nhận tiền: Nguyễn Kiều Nga
Địa chỉ: Phòng vận tải và đại lý vận tải.
Lý do chi: Chi phí vận chuyển bia Sài Gòn tuyến TP. HCM – Nha Trang theo hợp đồng số 02/03VT – vận tải ngày 22 tháng 01 năm 2003.
Số tiền: 60.500.000đ Viết bằng chữ: Sáu m-ơi triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)
Ngày tháng năm
Thủ tr-ởng đơn vị Kế toán tr-ởng ng-ời lập phiếu thủ quỹ ng-ời nhận (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký) (Ký)
Sau khi thực hiện xong hợp đồng với khách hàng, phòng vận tải có nhiệm vụ tập hợp các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến chi phí của hợp đồng đó giao cho phòng kế toán để làm hoàn ứng. Giấy thanh toán tạm ứng đ-ợc ký duyệt giống giấy đề nghị tạm ứng. Kế toán căn cứ vào các chứng từ hoàn ứng đó để cập nhật các bút toán chi phí vào máy tính.
Hoá đơn (gtgt) Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
Liên 2: (Giao khách hàng) 02 – N
Ngày 20 tháng 02 năm 2003 MX 027582
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vận tải & TM Phú C-ờng
Địa chỉ: Số 5 đ-ờng số 7 Nha Trang Số tài khoản: Điện thoại: 058. 881885 MS: 4200422475 Họ tên ng-ời mua hàng:
Đơn vị: Công ty vận tải và đại lý vận tải - Chi nhánh TP.HCM
Địa chỉ: 135 Pasteur _ Q3 _ TP. HCM Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM MS: 0100102735 – 1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị
tính
Số l-
-ợng Đơn giá Thành tiền
a b c 1 2 3 = 21 1 Vận chuyển và bốc xếp Toa 44 50,285,714
bia chai Sài Gòn từ ga
Nha Trang về kho
Vĩnh Ph-ơng
Cộng tiền hàng: 50,285,714 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2,514,286 Tổng cộng tiền thanh toán 52,800,000 Số tiền viết bằng chữ: Năm m-ơi hai triệu tám trăm ngàn đồng chẵn.
Ng-ời mua hàng Kế toán tr-ởng Thủ tr-ởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Ngày 22 tháng 02 năm 2003 Số:
Họ và tên: Nguyễn Kiều Nga Bộ phận: Phòng vận tải và đại lý vận tải.
Số tiền tạm ứng đ-ợc thanh toán theo bảng d-ới đây:
Các khoản tạm ứng Số tiền
I. Số tiền tạm ứng
1. Số tiền tạm ứng còn thừa lần tr-ớc 2. Sồ tiền ứng kỳ này
- Phiếu chi số 264 ngày 20/02/2003
- Phiếu chi số ngày II. Số tiền đã chi III. Chênh lệch
1. Số tạm ứng chi không hết (I – II) 2. Số chi quá tạm ứng (II – I)
60,500,000đ 60,500,000đ
60,000,000đ
500,000đ
Kèm theo 01 bộ chứng từ gốc.
Giám đốc duyệt Kế toán tr-ởng Kế toán thanh toán Ng-ời nhận tạm ứng
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên)
Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất chung
Tại tổ đại lý các khoản mục chi phí sản xuất chung phát sinh đ-ợc tính toán và ghi chép nh- sau:
- Chi c-ớc tàu biển, c-ớc đ-ờng sắt hoặc c-ớc ôtô thuê ngoài vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Bên cạnh chi phí vận chuyển còn có chi phí thuê ngoài xếp, dỡ hàng hóa. Đây là chi phí đặc thù của dịch vụ đại lý vận tải.
- Chi phí ngoại tỉnh là chi phí đi công tác cho nhân viên giao nhận hàng hoá trong tr-ờng hợp giao nhận hàng hoá ở các tỉnh xa. Th-ờng thì chi phí này chỉ phát sinh trong tr-ờng hợp vận chuyển hàng hoá bằng tàu biển.
- Ngoài ra còn các chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều lĩnh vực sản xuất của công ty thì sẽ đ-ợc phân bổ cho từng lĩnh vực theo tiêu thức thích hợp.
Khi tạm ứng cho phòng vận tải kế toán hạch toán theo từng hợp đồng cụ thể:
Nợ TK 331: 60.500.000
Có TK 111 (112): 60.500.000
Khi trả cho khoản giao nhận hàng hoá, kế toán cập nhật bút toán Nợ TK 141: 1.200.000
Có TK 111(112): 1.200.000 Khi thanh toán tạm ứng:
Kế toán tập hợp chi phí vận tải thuê ngoài cho từng hợp đồng cụ thể. Dựa vào các hoá đơn vận chuyển thuê ngoài kế toán cập nhật các bút toán chi phí: Nợ TK 627(7): 57.142.900
Nợ TK 133: 2.857.100 Có TK 331: 60.000.000
Chi giao nhận hàng hoá đ-ợc kế toán hạch toán nh- sau: Nợ TK 627(8): 1.200.000
Có TK 141: 1.200.000
Các khoản chi phí phát sinh khác đ-ợc nhân viên giao nhận trả trực tiếp, căn cứ vào các chứng từ thanh toán tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 627(8) Có TK 3311
Biểu số 7
Sổ chi tiết TK 6277
Chi phí dịch vụ mua ngoài Tháng 02 năm 2003
Đvt: VNĐ
Ngày Đ/v khách hàng Diễn giải TK
đ/- PS Nợ PS Có …. … 20/02/03 Cty Phú C-ờng Tiền v/c và bốc xếp bia SG PL 07 HĐ 02/03 331 50.285.714 20/02/03 XNLHVTĐSKVI C-ớc đ-ờng sắt 331 6.857.186 20/02/03 CN TP. HCM Chi giao nhận hàng hóa PL 07- 02/03 141 1.200.000 …….
24/02/03 Phòng vận tải Tiền bốc xếp 5 toa bia PL 09/307 331 1.095.235 25/02/03 XN vận tải và đại lý vận tải C-ớc ôtô v/c 890T bia TH- ĐN PL05/228 331 220.128.700 ……. Kết chuyển cuối kỳ 154 5.379.741.298 Tổng cộng 5.379.741.298 5.379.741.298
Từ các chứng từ – ghi sổ liên quan đến TK 627 máy tính sẽ tự động kết xuất số liệu để lên Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ và sổ cái TK 627 theo ch-ơng trình máy tính.
Biểu số 9 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Năm 2003
Đvt: VNĐ
CT - GS
Diễn giải Số tiền
Số Ngày
……..
29 22/02/03 Chi phí vận chuyển bốc xếp thuê ngoài+giao nhận hàng hóa 357.504.500 35 28/02/03 L-ơng+các khoản trích theo l-ơng T02/03 bộ phận trực tiếp 83.151.200
…….
Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, số liệu của Sổ đăng ký
Biểu số 8 Chứng từ - ghi sổ (tk627) Số 29 ngày lập 22/02/03 Đvt: VNĐ Ngày Ngày chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số phát sinh Nợ Có …….. ……… ……… ………….. 22/02/2003 22/02/2003 C-ớc vận chuyển và bốc xếp bia Sài gòn- PL 07 HĐ 02/03 ở NTrang 627 331 50.285.714 22/02/2003 22/02/2003
Chi giao nhận hàng hoá 44 toa bia PL 07 HĐ
02/03
627 141 1.200.000
……… ………. ………… ………
chứng từ – ghi sổ là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh. Biểu số 10 Sổ cái TK 627 Tháng 02 năm 2003 Đvt: VNĐ CT - GS Diễn giải TK đ/- PS Nợ PS Có Số Ngày …. ……. …. 29 22/02/03 Tiền vận chuyển và bốc xếp 44 toa bia PL 07 HĐ 02/03 3311 56.000.000
22/02/03 Chi giao nhận hàng hoá 141 1.200.000
24/02/03 Tiền bốc xếp 5 toa bia
PL 09/307 3311 1.095.235 25/02/03 C-ớc ôtô v/c 890T bia TH - ĐN PL 05/228 3311 220.128.700 ……. ………… ……….. Kết chuyển CPSXC 154 5.977.490.331 Tổng cộng 5.977.490.331 5.977.490.331
Sổ cái TK 627 là sổ tổng hợp của các tài khoản cấp hai của TK 627, có các nội dung sau:
+ Chi phí dụng cụ, khấu hao tài sản cố định, chi phí nhiên liệu của tổ xe điều động.
+ Các chi phí vận tải thuê ngoài, bốc xếp… của hoạt động đại lý vận tải. + Các chi phí bằng tiền khác chung cho cả tổ đại lý, tổ xe điều động nh- chi phí điện, n-ớc, điện thoại, b-u chính…
TK 627 đ-ợc mở chi tiết theo khoản mục nh- vậy giúp cho việc hạch toán đ-ợc rõ ràng, thuận lợi cho việc tính và phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng loại hình kinh doanh, đồng thời giúp cho việc kiểm tra, soát xét đ-ợc thuận tiện.