thành đại lý vận tải tại công ty vận tải và đại lý vận tải.
Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ.
Hệ thống chứng từ mà doanh nghiệp đang áp dụng là hợp pháp, quy trình luân chuyển chứng từ rất chặt chẽ. Tất cả các nghiệp vụ đều đ-ợc lãnh đạo ký duyệt rồi các nhân viên mới thực thi công việc, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty hay chi nhánh đều đ-ợc ban lãnh đạo công ty kiểm soát theo từng chức năng nhiệm vụ của mỗi ng-ời trong đó Giám đốc công ty là ng-ời nắm tình hình chung, tổng thể và ra quyết định cuối cùng. Quy trình bảo quản rất chặt chẽ, các chứng từ hỏng không sử dụng, hết thời hạn bảo quản đều đ-ợc huỷ theo đúng trình tự của kế toán.
Tài khoản sử dụng.
Hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng rất chi tiết, phù hợp với đặc điểm kinh doanh đa dạng của công ty, đáp ứng đ-ợc yêu cầu quản lý và theo kịp sự thay đổi của chuẩn mực kế toán mới ban hành. Tuy nhiên, kế toán lại sử dụng TK 331 để phản ánh tạm ứng chi phí thực hiện hợp đồng do cán bộ công nhân viên trong công ty thực hiện, nh- vậy ch-a đúng với nội dung kinh tế của TK 331
“ Phải trả nhà cung cấp”. Do vậy việc hạch toán dễ gây nhầm lẫn giữa TK 331 “Tạm ứng” và TK 331 “ Phải trả nhà cung cấp” với ý nghĩa ứng trước cho nhà
cung cấp. Hơn nữa, công ty có kinh doanh hàng hoá nh-ng không trích lập và sử
dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
Về sổ sách kế toán.
Do công ty áp dụng kế toán trên máy vi tính nên công ty có đầy đủ các loại sổ sách kế toán phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp. Hàng ngày các nhân viên có nhiệm vụ cập nhật các thông tin thu thập đ-ợc do các chi nhánh chuyển về và các nghiệp vụ phát sinh tại công ty vào máy tính. Đến kỳ kế toán, kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp dữ liệu và lên các báo cáo cần thiết theo yêu cầu quản lý. Ngoài ra khi lãnh đạo có yêu cầu vào bất cứ lúc nào, kế toán cũng có thể cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác. Chính vì thế mà thông tin kế toán không bị lạc hậu, đảm bảo tính kịp thời, chính xác.
Hình thức sổ kế toán mà công ty áp dụng là “chứng từ - ghi sổ”, đây là
hình thức rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì những hoạt động có cùng nội dung kinh tế sẽ đ-ợc tập hợp trên từng chứng từ – ghi sổ một đảm bảo cho việc quản lý đ-ợc chặt chẽ. Quan hệ đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán rất chính xác, số liệu kế toán của sổ kế toán tổng hợp một tài khoản bằng tổng số liệu của các sổ kế toán chi tiết của tài khoản đó. Sự đối chiếu đó đ-ợc thể hiện rõ giữa Sổ cái và Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với sổ đăng ký chứng từ
– ghi sổ.
Về báo cáo kế toán.
Hàng quý kế toán tổng hợp sổ sách để lên các báo cáo tài chính chủ yếu nh-: bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo l-u chuyển tiền tệ để từ đó ban lãnh đạo có kế hoạch hoạt động cho kỳ tiếp theo. Riêng quý t- kế toán sẽ lập thêm thuyết minh báo cáo tài chính đáp ứng yêu cầu của cơ quan cấp trên và đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy công ty đã áp dụng chuẩn mực kế toán mới vào công tác kế toán nh-ng do
mới áp dụng nên chỉ đ-a các tài khoản có thay đổi vào sử dụng còn báo cáo kết quả kinh doanh của năm 2002 vẫn theo mẫu cũ, ch-a thay đổi theo nh- mẫu mới ban hành. Nh-ng chắc chắn năm 2003 này kế toán công ty sẽ tiến hành lập báo cáo theo mẫu đúng nh- quy định.
Ngoài các báo cáo tài chính kể trên, kế toán còn lập các báo cáo chi tiết về doanh thu và chi phí theo loại hình kinh doanh vận tải nh- đ-ờng sắt, đ-ờng biển và ôtô để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Từ những báo cáo này, ban lãnh đạo công ty sẽ đề ra mục tiêu phấn đấu cho năm tiếp theo trên cơ sở kết hợp với tình hình thực tế kinh doanh vận tải trên thị tr-ờng.
Về ph-ơng pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Hiện nay công ty hạch toán tiền l-ơng và các khoản trích theo l-ơng (BHYT, BHXH, KPCĐ) của nhân viên phòng vận tải và đại lý vận tải vào TK
622 “ Chi phí nhân công trực tiếp” mà không hạch toán một phần vào TK 6271
“Chi phí nhân viên phân xưởng” vì thực chất phòng vận tải và đại lý vận tải vừa
trực tiếp sản xuất vừa điều hành hoạt động của tổ xe điều động.
Về nhân sự trong phòng kế toán.
Số l-ợng nhân viên kế toán trong phòng hiện nay là phù hợp bởi vì mỗi ng-ời đ-ợc phân công nhiệm vụ cụ thể không bị quá tải bởi công việc. Hơn nữa do doanh nghiệp đã sớm áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên công việc đòi hỏi mỗi nhân viên phải có trình độ nghiệp vụ cao và có hiểu biết nhất định về máy vi tính. Hầu hết tất cả các nhân viên trong phòng đều có trình độ đại học chuyên ngành kế toán nên công tác kế toán tiến hành suôn sẻ, thuận lợi.
Về hạch toán chi phí sản xuất của lĩnh vực đại lý vận tải: do hoạt động đại lý vận tải rộng khắp trên cả đất n-ớc, hơn nữa do phân công lao động trong phòng kế toán có các nhân viên làm việc theo từng khu vực nên thực tế hạch toán chi phí sản xuất chung có hai nhân viên, một ng-ời hạch toán các nghiệp vụ phát
sinh tại Đà Nẵng và TP. HCM, một ng-ời hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trực tiếp tại công ty. Còn về chi phí nhân công trực tiếp thì nhân viên kế toán tiền l-ơng sẽ đảm nhiệm tính l-ơng và các khoản trích theo l-ơng cho toàn công ty. Khi tổng hợp tính kết quả của từng hợp đồng và phụ lục hợp đồng sẽ do kế toán tổng hợp đảm nhiệm.
Về hiệu quả kinh doanh của lĩnh vực đại lý vận tải.
Từ những phân tích về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cùng với phân tích chi phí / 1000đ sản l-ợng hàng hoá của lĩnh vực đại lý vận tải cho biết hiệu quả kinh doanh của lĩnh vực này ch-a cao mặc dù lợi nhuận của nó mang lại cũng không ít. Chi phí phần lớn là đi thuê ngoài nên giá trị thặng d- do ng-ời lao động mang lại cho công ty là không lớn.