2. Thực trạng
2.4. Phân tích chi phí sản xuất và giá thành đại lý vận tả
Chi phí sản xuất và giá thành là hai mặt của một quá trình, chi phí biểu hiện sự hao phí phải bỏ ra còn giá thành biểu hiện kết quả thu đ-ợc từ sản xuất.
Mục đích của các nhà sản xuất hay doanh nghiệp nói chung là hạ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm đến mức thấp nhất có thể để tối đa hoá lợi nhuận. Tr-ớc khi thực hiện mỗi hợp đồng hay phụ lục hợp đồng công ty đều lập một bảng dự trù chi phí thực hiện hợp đồng đó và căn cứ vào đó để thực hiện hoặc lập kế hoạch cho các hợp đồng sau. Lấy hợp đồng 02/03VT làm ví dụ:
Biểu số 15 dự trù ph-ơng án vận chuyển bia sài gòn tuyến hcm - nha trang pl 07 hđ 02/03 (Trích) Ngày 08/02/2003 Đvt: VNĐ Ngày vận chuyển Tên hàng Số l-ợng Phần thu Phần chi Tổng chi phí Chênh lệch VAT phải nộp Đơn giá Thu Số toa C-ớc đ-ờng sắt
C-ớc ôtô xếp/dỡ Chi giao nhận hàng hoá Chi phí NCTT Tại HCM Tại Nha
Trang Tại HCM Tại Nha Trang 10/2/03 Bia chai 333 8.400 ….. … 4 3.400.000 3.351.818 4.772.727 425.000 472.727 384.091 12.806.364 ….. Tổng số Bia chai 333 46.200 … … 44 37.400.000 36.870.000 52.500.000 4.675.000 5.200.000 4.225.000 140.870.000
Sau khi hoàn tất phụ lục 07 của hợp đồng 02/03VT, căn cứ vào các chi phí thật sự phát sinh, ta lập bảng so sánh giữa kế hoạch và thực hiện. Do khi lập dự trù, chi phí sản xuất chung phân bổ cho hợp đồng ch-a xác định đ-ợc nên trong kế hoạch không có chi phí sản xuất chung phân bổ.
bảng so sánh giữa kế hoạch và thực hiện phụ lục 07 HĐ 02/03vt
Tháng 02 năm 2003 Đvt: VNĐ
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện
Số tiền % Số tiền %
Chi phí nhân công trực tiếp 4.225.000 3 4.125.000 2,46
Chi phí sản xuất chung 136.645.000 97 163,800,500 97,54
Trong đó
- Chi phí đích danh 136.645.000 97 135.600.000 80,75
- Chi phí phân bổ - 28.200.500 16,79
Tổng giá thành 140.870.000 100 167.925.500 100
Biểu số 16: So sánh giữa kế hoạch và thực hiện PL07 HĐ 02/03VT
Nhìn bảng phân tích ta thấy: chi phí nhân công trực tiếp thực tế thực hiện giảm so với kế hoạch là 100.000đ, chi phí sản xuất chung đích danh thực tế cũng giảm 1.045.000đ so với kế hoạch. Tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp chiếm một phần nhỏ trong tổng chi phí (2,46%) là một điều rất hợp lý vì đây là loại hình đại lý vận tải có đặc tr-ng là công ty không trực tiếp vận chuyển hàng hoá mà việc vận chuyển và bốc xếp hàng hoá tất cả đều thuê ngoài, chỉ có nhân viên công ty làm công tác giao nhận hàng hoá.
Chi phí nhân công trực tiếp tiết kiệm đ-ợc có thể là do biết nắm bắt và tiết kiệm thời gian trong khi giao nhận hàng hóa, không để lỡ hàng. Muốn vậy công ty phải có một sự sát sao trong thực hiện công việc, gắn trách nhiệm của công
nhân với công việc thực hiện, đảm bảo mọi việc tiến hành suôn sẻ, kịp thời, hạn chế tối đa sự cố xảy ra. Bên cạnh đó công ty còn có chế độ th-ởng cho cán bộ công nhân viên nếu phải làm vào ngày lễ, Tết để động viên khuyến khích tinh thần lao động.
Chi phí sản xuất chung tiết kiệm đ-ợc là do tiết kiệm chi phí trong khâu luân chuyển chứng từ, chi phí giao nhận bồi d-ỡng của hợp đồng, đảm bảo cho việc vận chuyển hàng hoá tiến hành thuận lợi, cũng có thể là do tiết kiệm đ-ợc chi phí vận chuyển hàng hoá do có mối quan hệ làm ăn lâu dài với các đối tác.
Mặc dù các chi phí này giảm một phần nhỏ so với tổng giá thành nh-ng đó cũng là một sự nỗ lực cố gắng của tập thể lãnh đạo và nhân viên trong công ty.
Để thấy rõ hơn về chi phí của các loại hình vận tải cần xem xét chi phí của cả ba loại hình vận chuyển chủ yếu của lĩnh vực đại lý vận tải.
bảng so sánh cơ cấu chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của ba loại hình vận tải
Đvt: VNĐ Chỉ tiêu PL07 HĐ 02/03 đ-ờng sắt HĐ 257 /02- đ-ờng biển HĐ 243/02- ôtô đ-ờng ngắn
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
Chi phí NCTT 4,125,000 2.5 14,187,294 3.45 7,125,000 3
Chi phí SXC 163,800,500 97.5 397,038,606 96.55 224,424,000 97
Tổng giá thành 167,925,500 100 411,225,900 100 231,549,000 100
Giá thành đơn vị 476.85 412.05 488.5
Biểu số 17: So sánh cơ cấu chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Trên đây là ba hợp đồng và phụ lục hợp đồng của công ty. Phụ lục 07 hợp đồng 02/03VT đ-ợc hoàn thành trong tháng 02/2003 vận chuyển đ-ợc 352.153 TKm hàng hoá, hợp đồng 257/02VT là hợp đồng vận chuyển bằng đ-ờng biển kéo dài từ ngày 12/10/2002 đến ngày 23/12/2002 quãng đ-ờng và khối l-ợng vận
chuyển đ-ợc quy đổi là 998.000 TKm, hợp đồng 243/02VT là hợp đồng vận chuyển bằng ôtô đ-ờng ngắn từ Hà Tây đi các tỉnh lân cận kéo dài từ ngày 15/11/2002 đến ngày 25/11/2002 vận chuyển đ-ợc 474.000 TKm. Chi phí sản xuất chung của ba hợp đồng (phụ lục hợp đồng) này đã bao gồm cả chi phí sản xuất chung phân bổ.
Qua bảng so sánh nhận thấy giá thành đơn vị của loại hình vận chuyển bằng đ-ờng biển là thấp nhất trong ba loại hình và vận chuyển bằng ôtô là có giá thành đơn vị cao nhất nh-ng chi phí nhân công trực tiếp của đ-ờng biển lại chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng giá thành của ba loại hình. Đây là một điều hợp lý vì thứ nhất, khi vận chuyển bằng đ-ờng biển công ty phải bỏ ra thêm một loại phí đó là chi phí đi công tác cho cán bộ, nhân viên giao nhận ở cảng Hải Phòng; thứ hai là vận chuyển bằng đ-ờng biển thì vận chuyển đ-ợc khối l-ợng lớn hàng hoá và chi phí vận tải thực tế thấp hơn so với vận chuyển bằng đ-ờng sắt và ôtô. Mặt khác vận chuyển bằng ôtô chỉ đ-ợc khối l-ợng hạn chế và do vận chuyển bằng đ-ờng bộ phải tốn thêm một số khoản phí nh- phí cầu đ-ờng, phí xăng dầu… nên chi phí cao hơn hẳn. Nh-ng vận chuyển bằng đ-ờng bộ có một thuận lợi là việc vận chuyển dễ dàng, tiện lợi hàng hoá đ-ợc đ-a đến thẳng địa điểm giao nhận, còn vận chuyển bằng đ-ờng biển hoặc đ-ờng sắt thì doanh nghiệp cũng phải thuê ôtô để chuyển hàng về kho của khách hàng.
Để đánh giá chính xác hơn hiệu quả kinh doanh về lĩnh vực đại lý vận tải của công ty, phải gắn giá thành với giá bán của sản phẩm bằng cách tính chỉ tiêu Chi phí / 1000đ sản l-ợng hàng hoá (F), Lợi nhuận trên 1000đ sản l-ợng hàng hoá, Tỷ suất doanh thu/ chi phí và Tỷ suất lợi nhuận / chi phí sẽ cho phép biết đ-ợc lợi thế cạnh tranh của lĩnh vực đại lý vận tải của công ty.
Lấy số liệu của bốn quý năm 2002 để minh hoạ.
Bảng phân tích doanh thu- chi phí - lợi nhuận
Năm 2002 Đvt:VNĐ
Chỉ tiêu Q1 Q2 Q3 Q4
Doanh thu ĐLVT 30.295.635.460 29.944.777.598 19.324.638.698 34.420.085.366 Tổng chi phí
ĐLVT 29.235.288.219 28.522.240.662 18.551.653.150 33.566.467.249 Lợi nhuận đại lý
vận tải 1.060.347.241 1.422.536.936 772.985.548 853.618.117 Chi phí /1000đ giá
trị SLHH 965 952,5 960 975,2
Lợi nhuận /1000đ
giá trị SLHH 35 47,5 40 24,8
Tỷ suất doanh thu
/ chi phí (%) 103,63 104,99 104,17 102,54
Tỷ suất lợi nhuận
/ chi phí (%) 3,63 4,99 4,17 2,54
Biểu số 18: Bảng phân tích doanh thu- chi phí- lợi nhuận
Trong đó:
Tổng chi phí Chi phí /1000đ
giá trị SLHH = Tổng doanh thu x 1000 Lợi nhuận /1000đ giá trị SLHH Lợi nhuận x 1000 Tổng doanh thu = Tổng doanh thu Tổng chi phí x 100 Tỷ suất doanh thu / chi phí = Tỷ suất lợi
nhuận / chi phí = Tổng chi phí x 100 Lợi nhuận
Từ bảng trên ta thấy để tạo ra 1000đ sản l-ợng hàng hoá của công ty trong lĩnh vực đại lý vận tải năm 2002 thì chi phí giao động trong khoảng 950đ đến 976đ, nhìn chung thì chi phí nh- vậy là rất cao. Chỉ tiêu này chịu ảnh h-ởng của ba nhân tố là giá thành đơn vị, giá bán đơn vị và cơ cấu sản l-ợng của ba loại hình vận tải.
Quý 1 và quý 4 có chi phí / 1000đ sản l-ợng hàng hóa cao hơn so với quý 2 và quý 3 bởi lẽ đây là hai quý có sự tiêu thụ hàng hoá lớn nên l-ợng l-u chuyển hàng hoá cũng nhiều, xu h-ớng chung là giá cả tăng lên kéo theo chi phí và doanh thu cũng đều tăng. Mặt khác do giá xăng dầu trên thị tr-ờng tăng có ảnh h-ởng lớn đến ngành vận tải nên chi phí vận tải thuê ngoài tăng nh-ng với mức độ nhanh hơn doanh thu dẫn đến Lợi nhuận / 1000đ giá trị sản l-ợng hàng hoá thấp (quý 4 là 24,8đ) và tổng lợi nhuận thu đ-ợc cũng thấp nh-ng so với quý 3 thì tổng lợi nhuận quý 4 vẫn lớn hơn mặc dù Lợi nhuận / 1000đ giá trị sản l-ợng hàng hoá của quý 3 cao hơn quý 4, do tổng doanh thu của quý 4 lớn hơn quý 3.
Quý 2 và quý 3 có Chi phí / 1000đ giá trị sản l-ợng hàng hoá giảm đi so với quý 1 và quý 4, có thể do doanh nghiệp đã tiết kiệm đ-ợc chi phí, giảm giá thành sản phẩm hoặc do cơ cấu của ba loại hình vận tải thay đổi theo h-ớng có lợi cho doanh nghiệp – loại hình có chi phí thấp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng khối l-ợng hàng hoá vận chuyển – trong khi giá bán không đổi. Quý 2 có Chi phí / 1000đ giá trị sản l-ợng hàng hoá thấp nhất và tổng lợi nhuận cao nhất, điều này cho thấy sự tăng c-ờng quản lý trong kinh doanh để hạn chế tối đa các chi phí bất hợp lý và có biện pháp thu hút khách hàng là một điều rất cần thiết và quan trọng.
Chỉ tiêu Tỷ suất doanh thu / chi phí và Tỷ suất lợi nhuận / chi phí cho ta biết cứ 100đ chi phí bỏ ra thì tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu và lợi nhuận. Hai chỉ tiêu này càng cao càng tốt. Ta thấy quý 2 có Tỷ suất doanh thu chi phí cao
nhất (104,99%), tức là doanh nghiệp cứ bỏ ra 100đ chi phí thì tạo ra 104,99đ doanh thu và 4,99đ lợi nhuận. Quý 2 cũng là quý có Chi phí / 1000đ giá trị sản l-ợng hàng hoá thấp nhất, đây cũng là điều phù hợp không mâu thuẫn. Quý 4 có tỷ suất này thấp nhất (102,54%), tức là bỏ ra 100đ chi phí chỉ thu đ-ợc 102,54đ doanh thu và 2,54đ lợi nhuận. Mặc dù quý 4 có tổng doanh thu cao nhất nh-ng từ chỉ tiêu Tỷ suất doanh thu / chi phí và Tỷ suất lợi nhuận / chi phí cho thấy hiệu quả kinh doanh của quý 4 kém so với các quý còn lại trong năm 2002, tuy nhiên có thể do công ty muốn giảm giá bán để cạnh tranh với các doanh nghiệp cùng loại hoặc cũng có thể do công ty kiểm soát chi phí ch-a chặt chẽ còn nhiều lãng phí trong kinh doanh.
Phần III
Ph-ơng h-ớng hoàn thiện hạch toán chi phí sản