Hiện tại KBNN Đầm Hà theo QĐ 2899/QĐ-KBNN ngày 15/06/2018 của KBNN về việc ban hành Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối KSC các khoản chi NSNN tại KBNN cấp huyện không có tổ chức phòng.
Quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Đầm Hà tỉnh Quảng Ninh được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3. Quy trình KSC thường xuyên NSNN đối với đơn vị giao dịch tại KBNN Đầm Hà
(Nguồn: Kho bạc Nhà nước Đầm Hà)
Chú thích:
Trường hợp 1: Đối với các đơn vị giao dịch trực tiếp tại KBNN, quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Đầm Hà như sau:
Bước 1: GDV tiếp nhận hồ sơ chứng từ
Khách hàng GDV (KSC) Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ 1 5a 2 6 4 3 5b
Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho GDV KBNN. GDV tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, đồng thời phân loại và xử lý.
Đối với công việc phải giải quyết ngay, GDV tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định. Trường hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, GDV lập 2 liên phiếu giao nhân hồ sơ với khách hàng, giao một liên cho khách hàng giữ, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên 1 ngày: Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, GDV tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn thiện, GDV lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng và nêu rõ lý do cần hoàn thiện, giao một liên cho khách hàng giữ, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Khi khách hàng đến bổ sung hồ sơ theo yêu cầu, GDV phản ánh việc hoàn thiện vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Bước 2: KSC theo trình tự thủ tục, trình kế toán trưởng
GDV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, mẫu dấu chữ ký và các điều kiên thanh toán chi trả đối với từng khoản chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, GDV lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ
GDV trình kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo điều kiện thanh toán.
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/ thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho GDV để trình Giám đốc/Phó giám đốc. Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại
hồ sơ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán trình ban lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc/ Phó giám đốc kiểm soát, ký chứng từ
Giám đốc/Phó giám đốc xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán
Trình tự đối với chứng từ chuyển khoản: GDV thực hiện áp thanh toán trên chương trình TABMIS, chuyển khoản cho đơn vị thụ hưởng và thực hiện tách chứng từ báo nợ chuyển trả cho khách hàng.
Trình tự đối với chứng từ tiền mặt: GDV thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6. Chi tiền mặt tại quỹ
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ GDV theo đường nội bộ và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 1 liên báo nợ cho khách hàng, trả liên chứng từ còn lại cho GDV theo đường bộ.
Trường hợp 2: Đối với các đơn vị giao dịch điện tử qua trang thông tin DVC của KBNN, quy trình KSC thường xuyên NSNN qua KBNN Đầm Hà như sau:
Bước 1: Trên trang thông tin dịch vụ công trực tuyến (DVCTT), GDV tiếp nhận và thực hiện KSC theo đúng quy định hiện hành. Trường hợp từ chối thanh toán, GDV lập thông báo từ chối thanh toán, trình lãnh đạo ký số và gửi đơn vị qua trang thông tin DVC. Trường hợp chấp nhận thanh toán, GDV in và ký chứng từ phục hồi và hồ sơ theo quy định, hoàn thiện các thông tin thanh toán cho từng chứng từ trên DVC phù hợp với từng nghiệp vụ thanh toán trên thống Tabmis
Bước 2: GDV trình hồ sơ, chứng từ in phục hồi, chuyển chứng từ trên trang thông tin DVCTT lên Kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ. Trường hợp đủ điều kiện thanh toán thì ký chứng từ phục hồi, ký số yêu cầu thanh toán trên trang thông tin DVCTT; chuyển hồ sơ, chứng từ cho GDV trình lên Giám đốc/ Phó giám đốc phụ
trách . Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán và gửi đơn vị giao dịch qua trang thông tin DVCTT.
Bước 4: Giám đốc/ Phó giám đốc phụ trách kiểm soát hồ sơ, chứng từ. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì ký số yêu cầu toán và ký chứng từ phục hồi; chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán gửi khách hàng qua trang DVCTT.
Bước 5: GDV thực hiện chạy giao diện chứng từ từ trang thông tin DVCTT vào hệ thống Tabmis. GDV áp thanh toán trên hệ thống Tabmis theo quy định hiện hành. Đối với chứng từ chuyển khoản, rút tiền mặt tại Ngân hàng, GDV thực hiện truyền lệnh thanh toán sang Ngân hàng thương mại theo quy định hiện hành.Sau đó, GDV thực hiện báo Nợ trên trang thông tin DVC, trả kết quả cho đơn vị. Đối với chứng từ rút tiền mặt tại KBNN, GDV chuyển chứng từ chi cho thủ quỹ.
Bước 6: Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ GDV, thực hiện chi trả cho đơn vị giao dịch. Sau đó trả 1 liên báo nợ cho khách hàng, trả liên chứng từ còn lại cho GDV.
Sau một thời gian thực hiện DVC trực tuyến trong KSC thường xuyên có thể thấy quy trình giao dịch đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC NSNN tại KBNN đối với KBNN Đầm Hà và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ, và phân loại xử lý ngay từ đầu nên được giải quyết nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại trực tiếp tới KBNN để giao dịch. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch, trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Trong quá trình thực hiện công tác KSC thường xuyên, KBNN Đầm Hà luôn tôn trọng và thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ, từ đó tạo điều kiện cho khách hàng chủ động về mặt thời gian, về thủ tục hồ sơ chứng từ khi đến giao dịch với kho bạc, vì vậy hiệu quả trong công tác KSC không ngừng tăng lên. Qua việc thực hiện đúng
quy trình kho bạc và khách hàng sẽ kiểm tra giám sát lẫn nhau, đảm bảo công khai minh bạch nhằm phòng chống, ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực trong quá trình quản lý và sử dụng NSNN.
Thời gian kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN tại KBNN Đầm Hà luôn đúng, và sớm hơn so với quy định; cụ thể thời gian xử lý hồ sơ chứng từ tạm ứng, thanh toán như sau:
- Đối với các khoản tạm ứng: xử lý trong 01 ngày làm việc, kể từ khi KBNN
nhận đủ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ của ĐVSDNS.
- Thanh toán các khoản thanh toán tạm ứng: chậm nhất 02 ngày làm việc, kể từ khi KBNN nhận đủ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ của ĐVSDNS (Chính Phủ,2020)