7. Cấu trúc của luận văn
2.1.3. OKRs tại Adobe
Adobe System là một công ty phần mềm quen thuộc trên toàn thế giới với việc phát triển các phần mềm về đồ họa như Photoshop, Premier, … Năm 2012, vấn đề phát sinh tại Adobe System nằm trong việc đánh giá nhân sự hàng năm theo quy trình cũ. Theo quy trình này, nhân sự từ cấp quản lý phải bỏ ra 8h đồng hồ để đánh giá một nhân viên vào dịp cuối năm. Toàn thể công ty tiêu tốn 80.000 giờ đồng hồ - tương đương với 40 người làm việc toàn thời gian để thực hiện một quy trình đánh giá mà không tạo ra được giá trị rõ rệt nào. Kết quả nhận lại là sự không hài lòng của nhân
viên khi họ nhận được những đánh giá không tích cực từ quản lý dẫn đến tỷ lệ nhảy việc cao vào thời điểm tháng hai hàng năm. Trong khi đó Adobe đang trong quá trình chuyển đổi sang mô hình kinh doanh đăng ký sử dụng bằng công nghệ đám mây. Họ xác định phải chiến thắng trong cuộc đua này thì mới có thể tồn tại.
Bài toán đặt ra cho Adobe tại thời điểm đó là sự phát triển của công ty đi tới mục tiêu bị ràng buộc bởi những quy trình cũ kỹ, lạc hậu, rườm rà làm chậm lại sự phát triển của nhân sự. Trước vấn đề đó, Donna Morris – một quản lý cấp cao của Adobe Systems đã yêu cầu và thúc đẩy sự thay đổi trong nội bộ công ty về việc cần tìm kiếm và thay thế bằng một mô hình quản lý công việc thường xuyên và liên tục. Donna Morris đề xuất nhiệm vụ bắt buộc tại Adobe gọi là Quy trình “Checkin”. Checkin là một quy trình triển khai mục tiêu công việc được diễn ra định kỳ. Quy trình này nhấn mạnh 3 vấn đề: “mục tiêu và hy vọng” trong quý; cơ chế phản hồi thông tin thường xuyên; và sự phát triển trong nghề nghiệp. Thực chất đó chính là phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs.
Các quản lý được huấn luyện để đánh giá thưởng dựa trên biểu hiện công việc của nhân viên, tác động của công việc lên mục tiêu công ty, kỹ năng của nhân viên và các điều kiện thị trường tác động lên công việc của họ. Không còn một bộ tiêu chí cứng nhắc cố định nào mà hoàn toàn dựa và các mục tiêu của công ty tại từng thời điểm để đánh giá được nhân viên. Kết quả đáng ghi nhận khi thực hiện quy trình này là tỷ lệ bỏ việc tại Adobe đã giảm đáng kể đồng thời mục tiêu chung của công ty được hoàn thành một cách thành công.
Bảng dưới đây đã tổng hợp và so sánh quy trình đánh giá cuối năm với quy trình Checkin được sử dụng tại Adobe.
TRƯỚC: Quy trình đánh giá cuối năm
SAU: Quy trình Checkin (hay OKRs)
Thiết lập ưu tiên Nhân viên thiết lập ưu tiên vào đầu năm và thường không điều chỉnh trong suốt năm
Các ưu tiên được thiết lập và điều chỉnh thường xuyên với người quản lý
tin cáo hoàn thành công việc, đề xuất phản hồi thông tin và viết đánh giá công việc
những cuộc trao đổi với quản lý không cần theo khuôn mẫu hay văn bản nào cả
Quyết định lương thưởng Quy trình đánh giá và xếp hạng nhân viên nặng nề, phiền hà để xác định mức lương thưởng Không đánh giá và xếp hạng: quản lý quyết định mức lương và thưởng hàng năm dựa trên công việc
Tần suất các buổi họp
Các buổi phản hồi thông tin khống nhất quán, làm giảm năng suất và mất thời gian của nhân viên vào cuối năm để thảo luận với quản lý về đánh giá năng lực
Các buổi trao đổi phản hồi thông tin thường theo quý. Thông tin nhất quán dựa trên những cuộc trao đổi trước đó và những cập nhật trong suốt năm
Vai trò của nhân sự
Nhân sự quản lý các thủ tục và quy trình để bảo đảm đi qua đủ các bước cần thiết
Nhân sự hỗ trợ cho nhân viên và quản lý có những cuộc trò chuyện tích cực và mang tính xây dựng
Huấn luyện
nguồn lực
Do phòng nhân sự điều phối và quản lý nên không thể thỏa mãn tất cả mọi người
Trung tầm nguồn lực tập trung là nơi cung cấp trợ giúp và hướng dẫn khi cần thiết Bảng 2.2: So sánh trước và sau khi áp dụng quy trình Checkin tại Adobe System
Nguồn: John Doerr (2018)
Một điển hình thành công của OKRs khi áp dụng trong các doanh nghiệp như công ty Adobe với sản phẩm phần mềm là phát huy được tối đa năng lực của nhân viên. Việc luân chuyển nhân sự trong nội bộ có thể được thực hiện khi nhân viên tham gia vào quá trình xây dựng mục tiêu cá nhân gắn với mục tiêu công ty. Tại Adobe, khi áp dụng OKRs nhân viên có nhiều hơn cơ hội để phát triển sự nghiệp và đóng góp thật sự cho sự phát triển chung của công ty.