7. Cấu trúc của luận văn
2.1.2. OKRs tại Google
Nếu như phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs được phát triển và áp dụng lần đầu tiên tại Intel thì Google chính là nơi công cụ này khẳng định được giá trị và hiệu quả tối ưu của nó.
Người có công đưa OKRs đến với Google từ khi đây còn là một công ty khởi nghiệp chính là John Doerr – tác giả của cuốn sách “Measure what matters – Làm điều quan trọng”. John Doerr là chủ tịch của quỹ đầu tư mạo hiểm Kleiner Perkins đồng thời cũng là nhà đầu tư và thành viên hội đồng quản trị của Google và Amazon. Năm 1975, John Doerr làm việc tại Intel với vai trò là kỹ sư, ông được làm việc với phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs từ những ngày đầu tiên. Trong suốt thời gian làm việc tại Intel, John Doerr nhận thấy OKRs chính là “máu huyết lưu thông trong cơ thể” một doanh nghiệp như Intel, John Doerr đã thấm nhuần quy trình áp dụng OKRs đã mang OKRs lan rộng và đưa di sản của Andrew Grove đến được với nhiều doanh nghiệp trên thế giới.
Vào năm 2000, John Doerr khi đó đang là chủ tịch của quỹ đầu tư mạo hiểm Kleiner Perkins đã mang OKRs đến với 2 nhà sáng lập của Google – Larry Page và
Sergey Brin bằng một buổi thuyết trình được thiết lập theo đúng quy trình OKRs với các mục tiêu và kết quả then chốt rõ ràng. Sau buổi thuyết trình chỉ vỏn vẹn 90 phút, Larry Page và Sergey Brin – hai người đồng sáng lập ra Google đã quyết định lựa chọn OKRs làm công cụ để quản trị mục tiêu xuyên suốt. Từ đó tới nay, OKRs đã đồng hành cùng Google trong hơn 20 năm từ khi mới chỉ có 40 nhân viên. Cũng nhờ quyết định này, OKRs chính thức đồng hành cùng Google và đưa doanh nghiệp này trở thành một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới hiện nay. Cho đến nay, Google vẫn sử dụng OKRs như một kim chỉ nam hoàn hảo với hơn 70.000 nhân viên trong tất cả các sản phẩm của Google.
Larry Page – đồng sáng lập Google đã khẳng định “OKRs đã giúp Google tăng trưởng gấp 10 lần và hơn nhiều lần như thế” (John Doerr, 2019).
Những điểm phù hợp của phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs với các công ty khởi nghiệp như Google (tại thời điểm Google mới thành lập) và với các công ty luôn có các dự án sáng tạo như Google là lý do mà Google đã lựa chọn để áp dụng trong công tác quản trị cho tới nay:
Thứ nhất, OKRs được phác thảo rõ ràng:
Larry Page và Sergey Brin – hai người đồng sáng lập ra Google đều có những quan điểm quản trị tiến bộ tại thời điểm khai sinh ra Google. Họ hiểu và luôn đặt ra những mục tiêu cụ thể để thực hiện đạt kết quả hơn là nói một cách mù mờ. OKRs làm được điều đó bằng cách chỉ rõ đâu là việc quan trọng, mục tiêu nào cần ưu tiên và diễn giải một cách ngắn gọn, trình bày rõ ràng chỉ trong vài dòng để có thể truyền đạt tới một số lượng lớn nhân viên tại nhiều thời điểm. Rõ ràng, minh bạch, dễ kiểm soát là các lý do chính yếu để Google áp dụng OKRs trong việc xác định mục tiêu và các kết quả then chốt của mình.
Thứ hai, OKRs giúp tổ chức có sự liên kết chặt chẽ:
OKRs được triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau: cá nhân, phòng ban và công ty. Hệ thống OKRs sẽ kết nối các mục tiêu nhỏ đến sứ mệnh chung, liên kết chặt chẽ các mục tiêu với nhau để nhằm đạt được mục tiêu lớn nhất quan trọng nhất cấp toàn công ty.
Mỗi quý, Google thường đặt ra 4 – 6 OKRs lớn của công ty. Dựa trên mục tiêu đó, các phòng ban và cá nhân có thể xây dựng và thực hiện các OKRs nhỏ hơn ở mức phù hợp.
Với OKRs, mọi thành viên trong công ty sẽ cùng tập trung vào một mục tiêu: hỗ trợ hoàn thành OKRs lớn của quý, tạo ra sự liên kết rất chặt chẽ. Điều này giúp Google tăng hiệu suất lên mức tối đa và nhanh chóng đạt được mục tiêu hơn.
Bên cạnh đó, quy trình OKRs cũng giúp nhân viên có thể ghi nhớ được những điều họ đã làm cho công ty. Từ đó mà thấy được bản thân như một mắt xích quan trọng, không thể tách rời trong sự vận hành tổng thể của Google.
Thứ ba, OKRs quản lý được các mục tiêu đang diễn ra:
Trong vận hành OKRs, các hoạt động trao đổi, phản hồi, công nhận cần diễn ra liên tục hàng tuần, hàng tháng, hàng quý giúp quy trình quản lý công việc xuyên suốt. Hơn nữa với tính minh bạch của các OKRs, tiến trình thực hiện OKRs cá nhân, phòng ban, công ty cần được công khai và cập nhật ở các kênh thông tin nội bộ. Nhờ đó, mọi nhân viên trong công ty luôn theo dõi được tình trạng, tiến độ thực hiện của nhau, khiến tinh thần thực hiện OKRs được đẩy cao hơn, nghiêm túc và hào hứng hơn. Việc theo dõi, quản lý, cập nhật tiến độ đạt được mục tiêu một cách rõ ràng giúp cá nhân, nhóm hoặc công ty có thể điều chỉnh kết quả then chốt để đạt được mục tiêu phù hợp hơn.
Thứ tư, OKRs có công thức nhất quán:
Với kết cấu gồm 2 phần: Objective – Mục tiêu và Key Results – Kết quả
then chốt. Đây là công thức bất di bất dịch của OKRs.
Một mục tiêu đặt ra luôn sẽ đi kèm với các kết quả then chốt để theo dõi đánh giá ghi nhận mức độ hoàn thành của mục tiêu đó. Với sự nhất quán trong việc xây dựng OKRs này, mọi nhân viên đều có thể xây dựng và quản lý các mục tiêu của mình theo một quy chuẩn chung thống nhất giúp việc áp dụng OKRs được suôn sẻ hơn. Ngoài ra, việc so sánh, đánh giá công việc của các thành viên cũng được khách quan và chính xác hơn. OKRs sẽ phá huỷ những mối quan hệ chằng chịt hay băng nhóm theo đuổi lợi ích riêng vốn tồn tại bằng cách tạo ra sự tự quản cao để khuyến khích đưa ra các giải pháp mới liên tục. Có thể nói, OKRs như biển báo giao thông
dẫn hướng cho người đi đường đi đúng luật và trật tự.
Điểm nổi bật của OKRs khi được triển khai tại Google là họ thường xuyên sử dụng các mục tiêu khát vọng. Những mục tiêu đầy thách thức rất quan trọng đến nỗi trong văn hóa của Google đã đề cập trực tiếp đến điều đó: “Chúng tôi tự đặt ra mục tiêu mà chúng tôi biết chúng tôi chưa thể đạt được, bởi vì bằng cách nỗ lực để đạt được mục tiêu khát vọng, chúng tôi có thể tiến xa hơn mong đợi” (John Doerr, 2019) Chính vì liên tục đề ra các mục tiêu tham vọng này mà tại Google đã xây dựng thang đánh giá 0-1.0 làm thước đo cho hiệu quả của các mục tiêu này.
Phương pháp đánh giá OKRs thực tế tại Google:
Sứ mệnh của Google được xác định tại thời điểm khi Google mới thành lập là:
Kiến tạo hệ thống thông tin cả thế giới và làm cho Internet trở nên hữu dụng, được truy cập từ khắp mọi nơi. Đây cũng chính là mục tiêu đầu tiên của họ. Android, Google Earth, Chrome, Youtube, … tất cả các sản phẩm của Google cho đến ngày nay phát triển vẫn bắt nguồn từ sứ mệnh này.
Các OKRs cam kết và OKRs mở rộng luôn được thiết lập liên tục tại Google nhằm bám sát sứ mệnh ban đầu đồng thời từng bước phát triển các sản phẩm mới. Google Chrome hay Youtube chính là các ví dụ điển hình cho các OKRs mở rộng của Google.
Thang điểm 0 – 1.0 là cách đánh giá OKRs được sử dụng tại Google, cụ thể được mô tả như sau:
Mô tả phương pháp
“0” tương đương với thất bại và “1.0” có nghĩa là hoàn toàn đạt được mục
tiêu. Trong các chỉ số này, mỗi kết quả chính riêng lẻ được phân loại và tính trung bình để chấm điểm cho mục tiêu.
Thang đánh giá như sau:
0.4 – 0.6: biểu thị bằng màu vàng – có tiến bộ công việc nhưng không hoàn thành OKRs.
0.0 – 0.3: biểu thị bằng màu đỏ – không có sự tiến bộ, cố gắng trong công việc hoặc mục tiêu không phù hợp thực tế.
Điểm số đánh giá này được cập nhật theo số liệu từng tuần hoặc sau mỗi lần báo cáo công việc và phản hồi được gọi là Check-in. Con số cuối cùng sẽ được tổng hợp vào cuối quý hoặc khi OKRs kết thúc. Điểm số đánh giá cho mục tiêu Objective sẽ dựa trên con số trung bình từ điểm số của các kết quả then chốt KRs.
Một số “chìa khóa” để OKRs hoạt động tốt tại Google:
Đưa ra các mục tiêu – Objectives tham vọng: Với sứ mệnh “Kiến tạo nền tảng thông tin cả thế giới và biến khối thông tin đó trở nên hữu ích và được truy cập toàn cầu”, Google đã luôn có những mục tiêu cực kỳ tham vọng, đó cũng chính là kim chỉ nam để Google đưa ra các sản phẩm như Chrome, Gmail, Youtube, Google Earth, …
Các Key Results – kết quả then chốt có thể do lường được, dễ dàng chấm điểm bằng số liệu. Mục tiêu được đưa ra nhưng cần đo lường được sự hoàn thành của mục tiêu đó. Vậy nên Google đã sử dụng OKRs và thực hiện đánh giá theo thang điểm từ 0-1.0 để phân loại các kết quả chính vào cuối quý.
OKRs là công khai và minh bạch, mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhìn thấy những người khác đang làm việc thế nào (và nhìn thấy cả quá khứ các việc làm của bản thân họ). Đây là yếu tố sống còn của việc áp dụng thành công hay không thành công trong OKRs của doanh nghiệp. Ở Google sự công khai minh bạch được xem trọng hàng đầu, và OKRs được triển khai và góp phần tạo nên chính sự công khai minh bạch đó.
Việc đánh giá OKRs theo thang điểm từ 0 đến 1.0 cho phép Google đưa ra những mục tiêu tham vọng hơn nhằm đạt được sứ mệnh của mình. Một số điểm OKRs “đẹp” tại Google là 0.6 – 0.7. Nếu ai đó liên tục nhận được số điểm 1 tuyệt đối thì hẳn là mục tiêu của họ đã không đủ tham vọng. Ngược lại nếu liên tục nhận điểm thấp thì cũng sẽ không bị “lên án”, đây sẽ là một số liệu tốt để tinh chỉnh OKRs các quý tiếp theo.
OKRs được triển khai theo quy trình gồm 7 bước gồm: chuẩn bị tinh thần => thấu hiểu sứ mệnh => sắp xếp công việc => xác định mục tiêu => xác định kết quả then chốt => theo dõi tiến độ => đánh giá và điều chỉnh. Bổ sung thêm hai bước là “Sắp xếp công việc” và “Theo dõi tiến độ” so với quy trình gốc của OKRs và quy trình đã diễn ra tại Intel. Việc bổ sung thêm 2 bước trong quy trình triển khai OKRs giúp Google kiểm soát chặt chẽ hơn các kết quả để họ đạt được mục tiêu trong mỗi chiến dịch.
Ngoài ra. việc thiết lập thường xuyên các mục tiêu tham vọng đã đưa Google liên tục tạo ra nhiều sản phẩm mới thành công. Thang điểm đánh giá 0-1.0 của Google được tham khảo và sử dụng bởi nhiều công ty áp dụng OKRs sau này. Sau hơn 20 năm ứng dụng phương pháp quản trị mục tiêu bằng công cụ OKRs, cùng với những đánh giá sắc bén về môi trường kinh doanh, tài quản trị kiệt xuất của các thế hệ lãnh của Google và một môi trường văn hóa sáng tạo liên tục, Google đã nhanh chóng trở thành và giữ vững vị thế là một trong bốn công ty công nghệ hàng đầu thế giới (cùng với Microsoft, Amazon, Facebook). Chính từ sự thành công của Google mà phương pháp quản trị OKRs đã truyền cảm hứng cho rất nhiều công ty trong giới công nghệ phần mềm khác như: AOL, Dropbox, LinkedIn, Oracle, Twitter…và rất nhiều công ty công nghệ tại thung lũng Silicon áp dụng trong hoạt động quản trị mục tiêu. Không những thế OKRs còn được các công ty ngoài thung lũng Silicon Valley áp dụng như: BMW, Disney, Samsung… và cả những tổ chức phi lợi nhuận như quỹ Bill & Melinda Gates Foundation. Mô hình của OKRs tại Google cũng trở thành hình mẫu tham khảo của nhiều công ty sau này nghiên cứu để thực hiện.