Cán bộ có thể theo dõi quá trình xử lý hồ sơ của tất cả các hồ sơ đã tiếp nhận. Hệ thống cung cấp các chức năng: tìm kiếm, xem thông tin hồ sơ, xem tiến trình xử lý, trao đổi thông tin, Lưu tài liệu trong quá trình xử lý
Từ menu [Lĩnh vực nghiệp vụ], chọn [Theo dõi hồ sơ] để vào màn hình chức năng:
22.1. Tìm kiếm hồ sơ
Chức năng tìm kiếm hồ sơ xuất hiện ở tất cả các loại màn hình danh sách.
Hệ thống cho phép tìm kiếm hồ sơ theo từng điều kiện hoặc kết hợp các điều kiện:
- Theo cán bộ xử lý
- Theo Lĩnh vực, loại hồ sơ
- Theo tên người nộp/Chủ hồ sơ/Mã biên nhận/Mã hồ sơ - Theo thời gian nộp: Từ ngày-đến ngày
TRUNG TÂM CNTT&TT 82
Lưu ý:
- Trên danh sách hồ sơ, Nếu là hồ sơ nộp trực tiếp thì [Mã biên nhận] hiển thị màu đen, nếu là nộp trực tuyến thì hiển thị là màu xanh dương.
- Hồ sơ đã quá hạn xử lý hiển thị tên ở cột [Thủ tục hành chính] màu đỏ.
22.2. Xem thông tin chung hồ sơ
Để xem chi tiết một hồ sơ, kịch chọn ở cột [Thủ tục hành chính] của hồ sơ đó, màn hình chi tiết hồ sơ hiển thị:
Màn hình xem thông tin chung hiển thị thông tin chung hồ sơ và các nút chức năng: Lưu tài liệu, Xem tiến trình xử lý, Trao đổi thông tin
22.3. Xem tiến trình xử lý
Để xem tiến trình thì click vào icon trên cột [Thao tác] trên danh sách hoặc trên màn hình [Xem thông tin chung hồ sơ chờ bổ sung] chọn nút [xem tiến trình xử lý] (hướng dẫn ở mục 3.5.4)
22.4. Trao đổi thông tin
Để trao đổi thông tin thì click vào icon trên cột [Thao tác] trên danh sách hoặc trên màn hình [Xem thông tin chung hồ sơ chờ bổ sung] chọn nút [Trao đổi thông tin] (hướng dẫn ở mục 3.4.8)
TRUNG TÂM CNTT&TT 83
22.5. Lưu tài liệu
Để Lưu tài liệu số thì click vào icon trên cột [Thao tác] trên danh sách hoặc trên màn hình [Xem thông tin chung hồ sơ chờ bổ sung] chọn nút [Lưu tài liệu], khi đó hệ thống hiển thị màn hình cho phép nhập tên tài liệu, upload file để lưu lại.