III. Vị trí Lãnh đạo
2. Hướng dẫn xử lý ở vị trí lãnh đạo
2.1.7. Ký số điện tử
Để thực hiện ký số điện tử cho file văn bản thì cán bộ đăng nhập phải được cấu hình chữ ký số (Do lãnh đạo đơn vị cấu hình hướng dẫn ở Mục 3.10.3), thực hiện các bước sau.
TRUNG TÂM CNTT&TT 104
Bước 1. Vào chức năng lưu tài liệu trong quá trình xử lý, thực hiện thêm tài liệu (Hướng dẫn tại Muc 2.1.6)
Bước 2. Vào màn hình xem thông tin chung hồ sơ, tại mục [Tài liệu trong quá trình xử lý], click nút [Ký số] để thực hiện ký số.
Khi ký số thành công, file tải về sẽ có chữ ký tương ứng
Lưu ý: Chỉ ký được trên các file thuộc định dạng txt, pdf, xml, office 2007 trở lên
2.1.8. Dừng xử lý hồ sơ
Trong quá trình xử lý hồ sơ. Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc hồ sơ không đạt thì cán bộ sẽ dừng xử lý hồ sơ. Để thực hiện nhiệm vụ này hệ thống cung cấp chức năng “Dừng xử lý”. Trên màn hình thông tin chi tiết hồ sơ có biểu tượng . Hệ thống hiện thị màn hình cho cán bộ nhập thông tin ý kiến cán bộ giải thích lý do dừng xử lý hồ sơ, công văn dừng xử lý. Click
để tải về file mẫu công văn trả lời.
Hình 2
Cán bộ click vào “Tải tài liệu” để đính kèm công văn cập nhật lí do từ chối. Click nút khi đó trạng thái hồ sơ được chuyển thành đã được xử lý xong , chuyển sang bộ phận 1 cửa để trả về cho công dân.
2.1.9. Yêu cầu bổ sung
Trong quá trình xử lý hồ sơ. Khi hồ sơ không đầy đủ giấy tờ cần thiết để xử lý. Cán bộ yêu cầu công dân nộp thêm giấy tờ bổ sung. Để thực hiện việc yêu cầu bổ sung hồ sơ. Hệ thống cung cấp chức năng “Yêu cầu bổ sung”.
TRUNG TÂM CNTT&TT 105
Trên màn hình danh sách hồ sơ đang xử lý của mình (Hình 2). Cán bộ click vào biểu tượng “ ” . Hệ thống hiện thị màn hình sau.
- Cán bộ nhập thông tin yêu cầu bổ sung hồ sơ ,file yêu cầu bổ sung đính kèm. Click nút để xuất file văn bản yêu cầu bổ sung mẫu. Click nút . Khi đó hồ sơ chuyển trạng thái thành yêu cầu bổ sung và nằm trong chức năng yêu cầu bổ sung của cán bộ 1 cửa.
Nếu đơn tiếp nhận online thì hệ thống sẽ chuyển thông tin yêu cầu bổ sung về tài khoản công dân. Khi công dân nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu thì cán bộ một cửa tiếp nhận để xử lý tiếp theo qui trình đã được định sẵn trong hệ thống.
2.1.10. Phân công phối hợp xử lý
Quá trình xử lý hồ sơ cần sự phối hợp xử lý của nhiều người, hệ thống cung cấp chức năng [Phân công phối hợp xử lý hồ sơ] cho phép phân công cho nhiều người phối hợp xử lý.
Trên màn hình xem thông tin chung hồ sơ, click vào biểu tượng
Thực hiện chọn cán bộ và nhập ghi chú, click „Lưu lại‟
Cán bộ được chọn sẽ được phép phối hợp xử lý hồ sơ, hồ sơ sẽ hiển thị trong kho hồ sơ phối hợp xử lý
2.1.11.Trao đổi thông tin
Quá trình xử lý hồ sơ cần sự trao đổi thông tin của nhiều người, hệ thống cung cấp chức năng [Trao đổi thông tin] cho phép cán bộ, công dân có thể trao đổi thông tin với nhau.
TRUNG TÂM CNTT&TT 106
Chức năng này cho phép quản lý ý kiến trao đổi, cán bộ có thể thêm ý kiến, xem chi tiết ý kiến của mình và của người khác, và có thể xóa ý kiến của mình.
Để thêm mới ý kiến trao đổi có thể chọn [Thêm mới]
Cán bộ nhập Tiêu đề và nội dung, sau đó chọn , Ý kiến thêm thành công hiển thị trên danh sách và bất kỳ cán bộ, công dân trong luồng xử lý hồ sơ đều có thể xem được.
3.1. Hồ sơ chờ bổ sung
Khi cán bộ xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ. Để thuận tiện cho việc theo dõi hồ sơ nào đang yêu cầu bổ sung. Hệ thống cung cấp chức năng “Hồ sơ chờ bổ sung” lưu thông tin về hồ sơ đang trạng thái chờ bổ sung từ công dân.
Từ menu [Xử lý hồ sơ] chọn [Hồ sơ chờ bổ sung] hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ ở trạng thái đang chờ bổ sung.
Trong danh sách này có 2 chức năng : Xem tiến trình xử lý, Dừng xử lý
3.1.1. Tìm kiếm hồ sơ
Hệ thống cho phép tìm kiếm hồ sơ theo các điều kiện: Lĩnh vực, loại hồ sơ, tên người nộp/Chủ hồ sơ/Mã biên nhận/Mã hồ sơ, thời gian nộp: Từ ngày- đến ngày.
TRUNG TÂM CNTT&TT 107
3.1.2. Xem thông tin chung hồ sơ
Từ danh sách [Hồ sơ chờ bổ sung] chọn tên hồ sơ trong cột [Thủ tục hành chính] để xem thông tin chung hồ sơ
Trên màn hình là thông tin chung về hồ sơ và các nút chức năng: dừng xử lý, Xem tiến trình xử lý, Trao đổi thông tin