II. Vị trí Chuyên viên
2. Hồ sơ đang xử lý
2.5. Lưu tài liệu giấy
Để Lưu tài liệu số thì click vào icon trên cột [Thao tác] trên danh sách hoặc trên màn hình [Xem thông tin chung hồ sơ chờ bổ sung] chọn nút [Lưu tài liệu], khi đó hệ thống hiển thị màn hình cho phép nhập tên tài liệu, upload file để lưu lại.
II. Vị trí Chuyên viên
1. Tổng quan các chức năng nghiệp vụ của Chuyên viên xử lý
Sau khi đăng nhập hệ thống thành công bằng tài khoản của mình. Ở menu bên trái “LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ” bao gồm các chức năng xử lý nghiệp vụ.
Quản lý hồ sơ xử lý : Bao gồm các chức
- Hồ sơ đang xử lý : Cho phép cán bộ xử lý xem danh sách các hồ sơ mà mình cần phải xử lý và các chức năng cho phép xử lý, luân chuyển, xem tiến trình xử lý, lưu tài liệu trong quá trình xử lý, dừng xử lý, yêu cầu bổ sung hồ sơ
- Hồ sơ chờ bổ sung: Danh sách các hồ sơ chờ bổ sung
- Hồ sơ liên thông: quản lý các hồ sơ liên thông giữa các cấp
2. Hồ sơ đang xử lý
Hồ sơ sau khi được tiếp nhận tại tổ 1 cửa sẽ được cán bộ một cửa chuyển lên phòng chuyên môn xử lý, cán bộ xử lý sẽ thực hiện xử lý hồ sơ này.
Từ menu chính, kích chọn menu [Xử lý hồ sơ], chọn chức năng [Hồ sơ đang xử lý], màn hình sau hiển thị:
TRUNG TÂM CNTT&TT 84
Màn hình “Danh sách hồ sơ đang xử lý” hiển thị những hồ sơ mà cán bộ cần phải xử lý. Trên màn hình danh sách có chứa những thông tin cơ bản về hồ sơ như : mã số biên nhận,tên dịch vụ công, người nộp, thông tin địa chỉ người nộp …Trên danh sách hồ sơ có 2 loại hồ sơ : hồ sơ nộp trực tuyến được đánh dấu màu [xanh trên mã số hồ sơ]và hồ sơ nộp trực tiếp.
Ở cột [Thao tác] có icon: thực hiện việc xử lý hồ sơ : Luân chuyển, xử lý hồ sơ
: Xem tiến trình xử lý
: Lưu tài liệu trong quá trình xử lý : Yêu cầu bổ sung hồ sơ
: Trao đổi thông tin
2.1. Tìm kiếm hồ sơ
Chức năng tìm kiếm hồ sơ xuất hiện ở tất cả các loại màn hình danh sách.
Hệ thống cho phép tìm kiếm hồ sơ theo các điều kiện: Lĩnh vực, loại hồ sơ, tên người nộp/Chủ hồ sơ/Mã biên nhận/Mã hồ sơ, thời gian nộp: Từ ngày- đến ngày.
TRUNG TÂM CNTT&TT 85
2.2. Xem thông tin chung về hồ sơ
Từ danh sách [Hồ sơ đang xử lý] chọn tên hồ sơ trong cột [Thủ tục hành chính] để xem thông tin chung hồ sơ.
Trên màn hình xem thông tin chung có thể thực hiện các thao tác:
- Xem đơn đăng ký: cán bộ có thể xem đơn đăng ký nếu là hồ sơ nộp trực tuyến bằng cách click vào link [Đơn đăng ký trực tuyến].
- Tải file thành phần hồ sơ: Tải file thành phần hồ sơ do công dân nộp tại mục [Thành phần hồ sơ theo quy định].
- Các nút chức năng có thể thao tác: Lưu tài liệu giấy, lưu tài liệu, Xử lý hồ sơ, phối hợp xử lý, Dừng xử lý, yêu cầu bổ sung, Trao đổi thông tin, Xem tiến trình xử lý.
2.3. Xử lý hồ sơ
Chức năng này cho phép cán bộ thực hiện luân chuyển hồ sơ cho bộ phận khác xử lý khi đã hoàn thành công việc xử lý của mình.
TRUNG TÂM CNTT&TT 86
Để thực hiện cán bộ click vào icon [ ] trên danh sách hoặc click nút [Xử lý hồ sơ] trên màn hình [Xem thông tin chung hồ sơ], hệ thống sẽ hiển thị màn hình xử lý như sau.
Trên màn hình có các chức năng:
- Xem thành phần hồ sơ: Click vào nút [Xem thành phần hồ sơ]
- Xem tiến trình xử lý công việc : Click vào nút [Xem tiến trình xử lý]
- Thực hiện xử lý hồ sơ: Cán bộ có thể ghi ý kiến xử lý của mình vào ô “Ý kiến xử lý” để cán bộ xử lý tiếp theo biết được thông tin xử lý, sau đó chọn nút [Thực hiện] để hoàn thành việc chuyển hồ sơ tới bước xử lý tiếp theo.
- Cán bộ có thể gia hạn xử lý hồ sơ: check chọn ô [Xin gia hạn hồ sơ thêm..] và nhập số ngày gia hạn, sau đó click nút [Xác nhận gia hạn].
TRUNG TÂM CNTT&TT 87
- Xem thông tin công việc: Có thể xem luồng xử lý hồ sơ bằng cách click vào tab [Thông tin công việc] trên màn hình xử lý hồ sơ.
2.4. Xem tiến trình xử lý
Để có thể xem được quá trình xử lý hồ sơ, cán bộ chọn biểu tưởng “ ” trên màn hình danh sách hoặc chọn nút [Xem tiến trình xử lý] trên màn hình[Xem thông tin chung hồ sơ]. Hệ thống sẽ hiện thị danh sách.
Trên danh sách có thể in tiến trình xử lý hồ sơ ra file định dạng .pdf bằng cách chọn nút [In pdf].
2.5. Lưu tài liệu giấy
Để lưu vị trí lưu trữ hồ sơ bản cứng. Hệ thống cung cấp chức năng “Lưu tài liệu giấy”. Trên màn hình xem thông tin chung hồ sơ, chọn biểu tượng
TRUNG TÂM CNTT&TT 88
- Xem chi tiết: trên cột [Thao tác], chọn [Xem chi tiết]
- Xóa: trên cột [Thao tác], chọn [Xóa] để xóa thông tin lưu trữ
- Thêm: click chọn [Lưu tài liệu] khi đó màn hình hiển thị, khi đó nhập thông tin và click [Lưu] để lưu lại.