❖ Quy trình xuất khẩu chung:
Trước khi đi vào phân tích quy trình thực tế xuất khẩu đá basalt tại chi nhánh SADACO Bình Thuận, sau đây em xin trình bày sơ lược các bước quy trình xuất nhập khẩu tổng quát như sau: (xem trang bên).
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 62
Sơ đồ 4 – 2:
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu
(Nguồn: GS.TS Võ Thanh Thu, 2011, Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu).
Một số chứng từ cần thiết trong quy trình xuất khẩu:
- Chứng từhàng hóa: đây là các chứng từ thể hiện những giá trị, phẩm chất và quy cách của hàng hóa. Bao gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận sốlượng, giấy chứng nhận xuất xứ.
Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của Nhà nước
Thuê phương tiện vận tải Chuẩn bị hàng xuất khẩu Làm thủ tục thanh toán bước đầu Mua bảo hiểm Tàu chuyến Tàu chợ Thủ tục hải quan xuất khẩu Kiểm tra hàng xuất khẩu Thủ tục hải ấ ẩ Xin C/O xuất khẩu Giao hàng xuất khẩu Lập bộ chứng từ thanh toán Thông báo cho người mua
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 63
- Chứng từ vận tải: bao gồm các loại chứng từ liên quan tới việc thuê phương tiện vận tải giữa người đi thuê và người chuyên chở: vận đơn đường biển, vận đơn đường sắt, vận đơn đường hàng không, bản lược khai hàng hóa.
- Chứng từ hải quan: các chứng từđược cơ quan hải quan nhà nước chấp nhận thông qua hàng hóa đủ tiêu chuẩn để xuất đi nước ngoài: giấy phép xuất khẩu, tờ khai hải quan.
Quy trình thực tế:
Sơ đồ 4 - 3:
Quy trình xuất khẩu đá basalt tại chi nhánh SADACO Bình Thuận
(Nguồn: Tổng hợp qua quá trình thực tập thực tế tại chi nhánh).
Sơ đồ trên là quy trình xuất khẩu thực tế của mặt hàng đá basalt tại chi nhánh SADACO Bình Thuận. Cụ thể từng bước sẽđược phân tích theo mẫu của hợp đồng xuất đá basalt số 035/XCN/17 ký ngày 07/02/2017 xuất đá basalt đi Incheon, Hàn Quốc.
Nhận đơn đặt hàng
Lập và ký kết hợp đồng ngoại thương
Chuẩn bị hàng hóa
Làm thủ tục hải quan và thông quan Thuê hãng tàu Thủ tục thanh toán Lập bộ chứng từ cho khách hàng Lưu hồsơ
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 64
• Nhận đơn đặt hàng và ký kết hợp đồng ngoại thương:
Bước 1: Nhận đơn đặt hàng
Theo quy trình, sau khi nhận được thông tin về nhu cầu của khách hàng, bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ trực tiếp với khách hàng để thương lượng và lấy thêm thông tin về quy cách hàng hóa, giá cả mong muốn cho lô hàng, số container, loại container, địa điểm giao hàng, ngày nhận hàng. Tuy nhiên với những khách hàng có nhu cầu ổn định và có thỏa thuận nhập hàng định kỳ với bộ phận kinh doanh thì bước lấy thông tin này sẽđược lượt bỏ hoặc trong trường hợp xuất khẩu ủy thác thì mọi thông tin cần thiết để có thể lập hồ sơ xuất hàng sẽ được đối tác nhờ ủy thác chuẩn bị sẵn.
Đơn hàng đang phân tích này được nhận từ một khách hàng trung gian là Công ty Thịnh Vượng với nội dung xuất đá basalt đi Incheon, Hàn Quốc cho công ty BosungStone. Đây là một trong những đơn hàng thuộc loại kết hợp giữa hình thức tự doanh và ủy thác. Công ty Thịnh Vượng là người liên hệ với khách hàng có nhu cầu nhập khẩu đá basalt, lấy các thông tin cần thiết để xuất hàng, thỏa thuận mọi thông tin về giá cả và quy cách hàng hóa. Các thông tin này sẽđược chuyển về chi nhánh để lập hồsơ xuất khẩu dưới danh nghĩa của chi nhánh SADACO Bình Thuận và nguồn hàng được lấy từ kho hàng liên kết của hai bên.
Nội dung đơn hàng được nhận qua email như sau: - Ngày 17/02/2017: 2 container 20 feet đi Incheon.
- Bosung Stone, 60 Seohae – Daero 209 Beon Gil, Jung – Gu, Incheon, Korea.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 65
Hàng hóa Xuất xứ Sốlượng (M2) Đơn giá USD/ M2 Trị giá (USD) Đá basalt (60x90x3)cm Viet Nam 800 9.504 7,603.20 Tổng cộng 800 7,603.20
Bước 2: Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sale Contract).
Hợp đồng ngoại thương là một chứng từ quan trọng quy định quyền hạn và nghĩa vụ pháp lý của các bên liên quan. Nội dung hợp đồng là những điều khoản do các bên thỏa thuận và một sốđiều khoản theo quy định của Nhà nước.
Các điều khoản của hợp đồng thường phải do các bên gặp mặt trao đổi và thỏa thuận, tuy nhiên, do khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài nên việc gặp mặt trao đổi khá hạn chế chính vì thế chi nhánh sử dụng hình thức ký kết hợp đồng thông qua fax.
Nội dung hợp đồng được soạn thảo theo mẫu hợp đồng thường dùng của chi nhánh và một số điều khoản về giá cả và địa điểm giao hàng.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 66
Sơ đồ 4 – 4
Quy trình ký kết hợp đồng ngoại thương qua fax.
(Nguồn: Tổng hợp qua quá trình thực tập tại chi nhánh).
Mẫu hợp đồng ngoại thương xuất khẩu đá basalt của chi nhánh SADACO Bình Thuận khá đơn giản với một sốđiều khoản và nội dung chính như sau:
- Thông tin người mua và người bán
- Quy cách và sốlượng hàng hóa theo đơn đặt hàng - Thanh toán: chuyển tiền bằng điện
- Giao hàng: cảng đi, cảng đến
- Chứng từ: bộ chứng từ cho khách hàng
Nhận đơn đặt hàng
Soạn thảo hợp đồng
Đại diên bên A ký Đại diên bên B ký
Chuyển giao
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 67
- Ngày và số hợp đồng
Hình 4 - 1: Mẫu hợp đồng ngoại thương số 035/XCN/17
• Thuê hãng tàu:
Sau khi nhận thông tin đặt hàng từ bộ phận kinh doanh, bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với hãng tàu đểđặt chỗ bằng cách gửi booking request cho hãng tàu.
Có thểđặt chỗ với hãng tàu bằng nhiều cách: gọi trực tiếp, gửi mail. Hiện tại, chi nhánh thường áp dụng cách thức gọi điện trực tiếp cho hãng tàu để có được thông tin nhanh chóng nhất, và cách thức gửi mail nếu muốn có được bảng lịch trình của tàu. Những thông tin cần thiết để thuê hãng tàu bao gồm:
- Người đặt (Shipper) - Tên cảng (POD)
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 68
- Hàng hóa, sốlượng (Commodity, Volume) - Ngày giao hàng mong muốn (Date)
Sau khi xác nhận thông tin đã đặt thành công, nhân viên chứng từ sẽ nhận được danh sách container chuẩn bị cho việc đóng hàng.
• Chuẩn bị hàng xuất khẩu:
➢ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) (xem phụ lục 1).
o Hóa đơnthương mại là một chứng từ không thể thiếu trong xuất nhập khẩu, là cơ sở quan trọng đểxác định trị giá hải quan của hàng hóa để tính thuế (nếu có).
o Hóa đơn thương mại dùng trong khâu thanh toán thường đểxác định số lượng. Hóa đơn thương mại thường do nhà xuất khẩu phát hành và cần có đủ các thông tin sau:
- Ngày và sốhóa đơn - Mô tả hàng hóa
- Cảng đi, cảng đến, phương tiện vận tải - Nước xuất xứ
- Đơn giá theo điều kiện giao hàng và trị giá. - Người mua, người bán
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 69
Hình 4 - 2: Mẫu hóa đơn thương mại.
Trong trường hợp này, hóa đơn thương mại được lập ngay sau khi nhận đơn hàng với ngày ghi trên hóa đơn là ngày 09/02/2017.
➢ Phiếu đóng gói (Packing list) (xem phụ lục 2).
o Phiếu đóng gói là chứng từ liệt kê tất cả những loại hàng hóa nằm trong lô hàng được giao với những thông tin về số kiện hàng, sốlượng từng mặt hàng, khối lượng,… các thông tin về hai bên giao dịch, ngày và số của phiếu đóng gói và các cảng có liên quan.
o Phiếu đóng gói do người sản xuất – xuất khẩu lập ra khi đóng gói hàng hóa và được lập thành 3 bản, ngày lập trùng với ngày lập hóa đơn thương mại. ➢ Đóng hàng tại kho
o Thông tin đơn hàng nhận được từ khách hàng sẽđược báo vềkho để chuẩn bị. Hàng hóa sẽđược đóng vào pallet gỗvà được đưa lên xe đểđến cảng.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 70
o Quá trình đóng hàng tại kho sẽđược nhân viên của chi nhánh kiểm tra và xác nhận đầy đủ về sốlượng cũng như phẩm chất hàng hóa trước khi được giao cho người chuyên chở.
➢ Giấy chứng nhận giám định (xem phụ lục 3).
Đá basalt xẻ theo qui cách mà chi nhánh đang kinh doanh thuộc vào loại hàng khoáng sản nên cần phải có Phiếu giám định địa chất đểđược thông quan xuất khẩu. Quy trình giám định này được thực hiện đơn giản theo các bước:
Lập hồsơ giám định gồm: mẫu đơn xin giám định, P/L, lấy mẫu đá cần giám định.
Nộp lệ phí và chờ kết quả: chi phí cho một lần giám định hiện nay là 900.000 VNĐ và thời gian có kết quả từ 1 – 2 ngày làm việc.
Nhận kết quả: kết quảgiám định trả về có 2 bản với nội dung xác nhận lô hàng đăng ký đúng với phiếu đóng gói, có nguồn gốc khai thác và thành phần phù hợp.
➢ Đăng ký phun trùng (xem phụ lục 4).
o Phun trùng là giai đoạn khửtrùng cho container và pallet đóng hàng đểđảm bảo yêu cầu vệ sinh khi hàng hóa di chuyển qua ranh giới các quốc gia. o Quy trình đăng ký phun trùng không cần phải lập hồsơ như đăng ký giám
định.
o Khi có lô hàng cần phun trùng, doanh nghiệp báo trực tiếp qua mail cơ quan phun trùng. Cơ quan này sau khi xác nhận mail đăng ký sẽ cho thực hiện việc phun trùng vào thời gian thích hợp trước khi đóng hàng và cấp mẫu giấy chứng nhận đã phun trùng gồm 1 bản gốc và hai bản copy.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 71
- Số vận đơn - Phiếu đóng gói
- Số hiệu container và số seal (lấy từ hãng tàu)
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 72
• Thủ tục hải quan:
Sơ đồ 4 – 5
Quy trình làm thủ tục hải quan.
(Nguồn: Tổng hợp qua quá trình thực tập tại chi nhánh).
Khâu quan trọng trong quá trình xuất hàng đi nước ngoài là hoàn tất các thủ tục hải quan. Quy trình khai báo hải quan tại chi nhánh SADACO Bình Thuận được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Khai hải quan điện tử
o Nhân viên chứng từ sẽđăng nhập vào phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 và nhập các thông tin theo mẫu đơn xuất khẩu.
o Sau khi nhập đầy đủ các thông tin về hàng hóa và hợp đồng, nhân viên chứng từ sẽ cho khai chính thức tờ khai hải quan và chờ kết quả phân luông và in tờ khai thành 4 bản.
Bước 2: Lập bộ hồsơ thông quan
Bộ hồsơ đểmang đến cảng làm thủ tục thông quan gồm có: Khai hải quan điện tử
Lập hồsơ thông quan
Đóng hàng tại bãi
Thông quan Vào sổ tàu
Nhận container
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 73
Bản in tờ khai hải quan điện tử kèm danh sách container Hóa đơn thương mại (Commercial invoice)
Phiếu đóng gói (P/L)
Hợp đồng ngoại thương (Contract) (xem phụ lục 5)
Bước 3: Đóng hàng tại bãi
Sau khi hoàn thành việc đặt chỗ với hãng tàu, nhân viên xuất nhập khẩu của chi nhánh lên hãng tàu lấy lệnh cấp container rỗng. Sau đó nhân viên sẽ liên hệ với văn phòng đại diện của hãng tàu tại cảng để nhận container chuẩn bịđóng hàng. Sau khi nhận container, nhân viên xuất nhập khẩu chủđộng nhắc nhởcơ quan phun trùng tiến hành phun trùng. Hàng sau khi vận chuyển từkho đến cảng sẽđược giám sát đóng vào container.
Bước 4: Kiểm tra hàng xuất khẩu
Sơ đồ 4 - 6 : Quy trình thông quan
(Nguồn: Tổng hợp qua quá trình thực tập tại chi nhánh).
Nộp tờ khai hàng xuất Phân kiểm
Nộp tờ khai hàng xuất
Nhập số seal Kiểm hóa
Nhận KQ kiểm hóa và giấy đóng seal
Vô sổ tàu
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 74
o Sau khi nhận container và đóng hàng xong, nhân viên xuất nhập khẩu mang nộp bộ hồsơ thông quan để lấy kết quả phân kiểm (phân công cán bộ kiểm hàng). Khi đã có chữ ký xác nhận đã kiểm hóa xong thì đóng seal vào container để kết thúc việc đóng hàng.
o Tiếp theo, nhân viên xuất nhập khẩu mang thông tin về số seal và kết quả kiểm hóa đến bộ phận vào sổ tàu, chỉkhi đã vào sổ tàu thì hàng mới được coi là đã được đóng gói theo đúng yêu cầu. Việc thông quan xuất khẩu kết thúc khi nhận được 2 tờ khai mới từ nhân viên kiểm hóa và các tờkhai cũ được thanh lý đầy đủ với chi phí 20.000VNĐ/ 1 tờ khai.
• Giao bộ chứng từ cho bên nhập khẩu:
Lập B/L:
o Khi đã hoàn thành hết thủ tục hải quan và thông quan, nhân viên chứng từ sẽ theo dõi lại ngày tàu chạy của lô hàng. Trước ngày tàu chạy, kiểm tra lại hàng hóa đã được đóng và hạ bãi hay chưa?
o Đồng thời lúc này, khi nhân viên giao nhận đã hoàn thành xong việc đóng hàng thì sẽđược cung cấp số container, số seal cho nhân viên chứng từđể lập chi tiết bill gửi cho hãng tàu để phát hành B/L.
o Những thông tin chi tiết gửi cho hãng tàu gồm: thông tin bên mua, bên bán, tên tàu, loại tàu, số container, số kiện, số seal, cảng đi, cảng đến, ngày tàu chạy. Các thông tin này cần được kiểm tra lại thật kỹđể tránh sai sót sẽ làm mất thời gian trong việc làm B/L dẫn đến việc nhận hàng không đúng thời hạn.
Xin giấy chứng nhận xuất xứ C/O
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 75
- Đơn đề nghị cấp mẫu C/O. Do hợp đồng này xuất đi Hàn Quốc nên sẽ sử dụng C/O form AK (xem phụ lục 6).
- Công văn chung.
- Tờ khai hải quan điện tử. - Hóa đơn thương mại (Invoice). - Phiếu đóng gói (P/L).
- Vận đơn đường biển (B/L).
- 3 tờC/O được chuẩn bị sẵn gồm 1 tờ Original, 1 tờ Duplicate, 1 tờ Triplicate Hồsơ xin C/O sẽđược nộp tại Phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực TP.HCM, cụ thể là tại cơ quan đại diện của Bộ Công Thương và thời gian nhận C/O là 1 ngày làm việc tính từ lúc nộp hồsơ.
• Quy trình thanh toán:
o Hình thức thanh toán mà chi nhánh đang áp dụng trong quy trình xuất khẩu đá basalt là hình thức chuyển tiền bằng điện trong khi giao hàng (TTR).
o Sau khi thủ tục thông quan được thực hiện đầy đủ, chi nhánh sẽ thông báo bill đến cho khách hàng xác nhận việc giao hàng đã được hoàn thành đúng yêu cầu. Khách hàng sẽ thông báo cho ngân hàng phục vụ mình chuẩn bị đủ số tiền cần thanh toán và ngân hàng sẽbáo “có” vềcho chi nhánh. Khi hàng đã đến đúng cảng, ngân hàng phục vụ người mua thực hiện dịch vụ chuyển tiền vào tài khoản của chi nhánh. Phía chi nhánh khi nhận đủ tiền sẽthông báo điện nhả hàng cho hãng tàu đểngười mua nhận được hàng.
• Lưu hồsơ:
Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu là lưu hồ sơ. Trong hệ thống hoạt động