❖ Giai đoạn trước khi xuất hàng:
o Để giải quyết vấn đề về việc trao đổi thông tin giữa các bên chưa được thống nhất và gây ra sự sai lệch trong hành động thì chi nhánh cần lập ra một cách thức nhận đơn hàng cốđịnh và áp dụng cho tất cả các khách hàng khi hợp tác với chi nhánh. Cụ thể, chi nhánh có thể lập ra một hệ thống đặt hàng điện tử với những mẫu đơn có sẵn.
o Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng thì mọi thông tin được ghi lại từ hệ thống sẽđược chuyển về cùng một bảng để quản lý. Mỗi đơn hàng sẽđược đặt mã số riêng và khách hàng có thểthay đổi yêu cầu theo đúng mã số của đơn hàng. Như vậy thông tin của các đơn hàng sẽđược thống nhất theo một chuẩn mực cho tất cả các khách hàng và sẽ hạn chế được tình trạng bị nhầm lẫn thông tin giữa các đơn hàng.
❖ Giai đoạn xuất hàng:
o Đối với việc thiếu hụt hàng dẫn đến đơn hàng bị chậm trễ, chi nhánh có thể áp dụng phương thức giao hàng từng phần (hàng hóa được chia thành nhiều lần xuất khác nhau với số lượng ít hơn), điều khoản này cần phải được thảo luận và ghi rõ trong hợp đồng về số lần giao hàng và sốlượng mỗi lần giao để tránh xảy ra tranh chấp khiếu nại khi nhận hàng. Ngoài ra, chi nhánh cũng có thể mở rộng hệ thống kho bãi, chấp nhận sản xuất tồn kho để dự phòng cho những khi cao điểm, kết hợp với việc mua lại hàng từ những cơ sởkhác để tích trữ.
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GVHD: TS. LÊ VĂN BẢY
SV: VĂN NGUYỄN MINH HUY Trang 81
❖ Giai đoạn sau khi xuất hàng:
o Trong giai đoạn này, đểtránh trường hợp khách hàng nhận hàng mà không thanh toán hết, chi nhánh nên áp dụng hình thức điện giao hàng cho tất cả các giao dịch. Trong hình thức này, hàng hóa vẫn được giao đi đúng hạn và đến cảng quy định theo như hợp đồng, tuy nhiên, hàng hóa không được giao ngay cho người mua mà phải chờ có lệnh “nhảhàng” từngười bán, lúc này người vận chuyển mới trao quyền sở hữu lô hàng cho người được đề cập trong B/L, lệnh nhả hàng chỉđược truyền đi khi người mua hoàn thành việc thanh toán cho người bán đúng thời hạn.
o Vềquy trình thanh toán, chi nhánh cũng nên có những quy định chung cho các khách hàng về các chứng từ liên quan khi thanh toán, hoặc các nhân viên chứng từ cần chủ động nhắc nhở khách hàng trong việc cung cấp đầy đủ hồ sơ khi chuyển tiền để tránh tình trạng tiền hàng bịtreo như đã nêu ở mục trên.