6. Kết cấu của luận văn
1.2.3 Tổ chức mua hàng
Sau khi đã chọn cho mình nhà cung cấp phù hợp, doanh nghiệp sẽ trực tiếp liên hệ và đặt vấn đề mua hàng với nhà cung cấp đó qua email, gặp trực tiếp hay qua điện thoại. Việc thƣơng lƣợng rồi đi đến kí hợp đồng thƣơng mại sẽ diễn ra trong quá trình này.
Vấn đề đàm phán với nhà cung cấp để tìm ra điểm chung của hai bên là hết sức quan trọng. Nếu cả hai phía tìm đƣợc tiếng nói chung, khả năng cao là
doanh nghiệp sẽ có nhiều lợi thế trong mua hàng, cụ thể là đạt đƣợc các mục tiêu nhƣ: chất lƣợng hàng hóa, mẫu mã sản phẩm, hình thức thanh toán, hạn thanh toán; và hơn hết là giá cả cạnh tranh so với thị trƣờng nói chung. Trong
quá trình thƣơng thảo này, doanh nghiệp hay nhà quản trị cần chọn lọc nhân viên có trình độ ngoại ngữ tốt, am hiểu chuyên môn và thậm chí là văn hóa của nhà cung cấp nƣớc ngoài để tối ƣu hóa mục đích của mình trong đàm phán.
Sau khi hai bên đã đạt đƣợc các thỏa thuận, doanh nghiệp hai bên cần tiến hành kí kết hợp đồng thƣơng mại bằng văn bản theo đúng quy định. Nếu bất cứ tranh chấp nào xảy ra thì đây là cơ sở pháp lý để hai bên xử lý bằng cách đƣa lên trọng tài kinh tế hay tiến hành tố tụng. Hợp đồng cần đƣợc kí kết ít nhất 2 bản (mỗi bên giữ một bản) và thỏa mãn các điều kiện chung về:
+ Tên, địa chỉ bên mua – bán hoặc đại diện cho các bên (nếu có thêm ngƣời hƣởng lợi khác cần đi kèm giấy ủy quyền bên thứ 3)
+ Tên mặt hàng mua bán đi kèm chứng nhận về quy cách, nguồn gốc,
bảo hiểm... (Certificates of Analyse, Certificates of Original, Insurance,...)
+ Đơn giá, số lƣợng của hàng hóa
+ Phƣơng thức thanh toán (có thể là trả tiền trƣớc, trả tiền có thời hạn hoặc thanh toán theo lần từng lần giao hàng) và giao nhận hàng (bằng các phƣơng tiện giao nhận nhƣ giao cont, giao bằng đƣờng biển, đƣờng bộ hay đƣờng hàng không).
Mặc dù tiến độ thực hiện hợp đồng nguyên tắc giữa hai bên đã kí xong trên thực tế luôn phát sinh nhiều lí do khiến chuyến hàng của doanh nghiệp có thể gặp trục trặc ở khâu nào đó. Do vậy nhà quản trị cần theo dõi sát sao cũng nhƣ đốc thúc liên tục nhà cung cấp nhanh chóng chuyển giao hàng hóa tránh tình trạng lƣu kho lƣu bãi tăng phụ phí hay chi phí logistics. Bƣớc kiểm tra và theo dõi quá trình giao nhận hàng này để xác thực xem phía đối tác có tuân thủ các điều kiện đã kí kết trong hợp đồng hay không. Cụ thể nhƣ:
+ Hàng hóa về cảng có đúng số lô, thời gian và hình thức vận chuyển có đúng lịch hay không
+Hàng về đến kho phải đƣợc nghiệm thu đầy đủ: kiểm tra số lƣợng thừa thiếu, quy cách đóng gói ra sao. Nếu không có sai sót thì mới kí biên bản giao nhận. Còn nếu phát sinh bất kì trục trặc hay vấn đề gì, cần chụp ảnh làm bằng chứng phản ánh lại ngay với nhà cung cấp để khắc phục hoặc khiếu nại.
Sau khi thủ kho kí xác nhận vào biên bản giao hàng thì quá trình mua hàng có thể coi là kết thúc. Vì vậy cần đảm bảo khâu nhận hàng và nhập hàng vào kho phải thực sự cẩn trọng, tránh làm hỏng hàng hóa sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến kinh doanh của doanh nghiệp sau này. Đồng thời ngăn ngừa thất thoát hàng hóa, tài sản, tránh nhập hàng kém chất lƣợng rồi bán ra thị trƣờng gây mất uy tín cho doanh nghiệp.