6. Kết cấu của luận văn
1.2.4 Đánh giá công tác mua hàng
Sau khi kết thúc một hợp đồng mua hàng, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ chu trình để rút kinh nghiệm cũng nhƣ tổng kết, đánh giá công tác mua hàng tại công ty nói chung cũng nhƣ nhà cung cấp nói riêng. Những mục tiêu mua hàng ngay từ đầu đặt ra có đạt đƣợc hay không? Cần làm gì để cải thiện quá trình mua hàng diễn ra nhanh hơn? Khâu nào đang tốn nhiều thời gian giải quyết? Các vấn đề gì có thể phát sinh?... Để việc mua hàng có hiệu quả, nhà quản trị cần trả lời đƣợc các câu hỏi trên nhằm đáp ứng các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp.
Trong trƣờng hợp hợp đồng thƣơng mại giữa hai bên đƣợc thực hiện tốt, nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thì đƣợc coi nhƣ quá trình mua hàng có kết quả thành công. Ngƣợc lại khi mọi thứ không đi đúng hƣớng, doanh nghiệp cần rà soát lại để tìm kiếm các bên thay thế, khắc phục sai sót và lặp lại một chu trình mua hàng mới với nhà cung cấp mới sau khi chọn lọc.
a. Đánh giá kết quả mua hàng
Việc đánh giá kết quả mua hàng nhằm xác định và đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu và kế hoạch mua hàng đƣợc hoạch định từ trƣớc hoặc sau khi hoàn thành trọn vẹn một hợp đồng mua hàng. Cụ thể các bƣớc đánh giá nhƣ
sau:
Xác định phù hợp các tiêu chuẩn đánh giá với mục tiêu và kế hoạch mua hàng, đồng thời đáp ứng song song các mục tiêu về tài chính, các chỉ định tính nhƣ khả năng đáp ứng thị hiếu của khách hàng về sản phẩm, mức độ bảo đảm nhu cầu bán ra hay tính chủ động trong kinh doanh.
Đo lƣờng kết quả mua hàng bằng phƣơng pháp thống kê, nghiệp vụ kế toán, phƣơng pháp dự báo trƣớc hay tiếp xúc cá nhân. Nghiệp vụ đo lƣờng yêu cầu phải thật khách quan, chính xác và có độ tin cậy cao.
So sánh kế quả mua hàng với các tiêu chuẩn đánh giá đƣợc lựa chọn để xác định mức độ hoàn thành kế hoạch hoặc hợp đồng có tốt hay không. Nếu chƣa thì phân tích thêm các nguyên nhân cấu thành để hoàn thiện công tác mua hàng trong tƣơng lai. Các tiêu chí đánh giá có thể kể đến nhƣ: Số lƣợng hàng hóa đƣợc mua so với kế hoạch ban đầu; chất lƣợng hàng hóa đƣợc mua so với kế hoạch ban đầu.
b. Đánh giá quá trình mua hàng
Đánh giá công tác tổ chức mua hàng: rà soát lại hoạt động lựa chọn nhà cung cấp và tổ chức giao hàng, thanh toán tiền hàng có chiết khấu hay không
Đánh giá nghiệp vụ mua hàng của nhân viên kinh doanh: việc này sẽ phản ánh phẩm chất cùng với trình độ, kiến thức, kỹ năng của đội ngũ nhân viên mua hàng. Điều này cũng góp phần ảnh hƣởng đến kế hoạch và hiệu quả mua hàng trong doanh nghiệp ở từng giai đoạn.
Các tiêu chí đánh giá quy trình mua hàng bao gồm nhƣ sau:
- Giấy tờ thủ tục liên quan quá trình mua hàng
- Quy trình mua hàng có đầy đủ các bƣớc hay không
- Năng lực của nhân viên mua hàng.
Thành công hay những tồn tại của hoạt động mua hàng sẽ đƣợc thể hiện qua kết quả cuối cùng. Từ đó nhà quản trị cũng có cơ sở làm thƣớc đo sự đóng góp của nhân viên, phòng ban, trách nhiệm cá nhân trong quá trình tiến hành mua một lô hàng. Cần lƣu ý rằng bất cứ một sai sót nhỏ ở khâu nào cũng sẽ làm tiền đề ảnh hƣởng ít nhiều đến cả chu trình mua hàng, rộng hơn là ảnh hƣởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng tới hoạt động quản trị mua hàng của doanh nghiệp
Muốn hoạt động mua hàngdiễn ra hiệu quả và thuận lợi, các nhà quản trị không những chỉ cần hiểu rõ quy trình quản trị công tác mua hàng mà còn cần nắm vững các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động này. Doanh nghiệp muốn tạo ra nhiều lợi nhuận từ việc bán hàng, trƣớc hết công tác mua hàng phải bám sát nhu cầu, thị hiếu của ngƣời mua đối với từng sản phẩm, sự quan tâm của ngƣời tiêu dùng dƣới góc độ đƣợc chọn lựa ngƣời mua hàng, số lƣợng hàng, hay nhƣ sự khác biệt trong hàng hóa, sự nhạy cảm về giá trên thị trƣờng, lợi ích của khách hàng và vai trò mua hàng của họ. Cùng với đó là rất nhiều yếu tố cạnh tranh giữa các bên trên thị trƣờng về hàng hóa, sản phẩm, khách hàng, thậm chí cả sức ép trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà quản trị doanh nghiệp nói chung cần nắm bắt sự biến thiên về các yếu tố ảnh hƣởng này để đƣa ra quyết định hợp lý cho hoạt động quản trị mua hàng.