6. Kết cấu của luận văn
3.2.3 Hoàn thiện công tác tổ chức mua hàng
Muốn nâng cao hiệu quả công tác nhận hàng và nhập kho, trƣớc tiên phải nâng cao năng lực cho nhân viên kho hàng. Công ty có thể đầu tƣ cho nhân viên đi học thêm các lớp về nghiệp vụ lƣu kho, nhập hàng với các điều khoản ràng buộc cụ thể, tránh trƣờng hợp chảy máu chất xám. Mỗi nhân viên
có năng lực, chuyên môn nghiệp vụ thì từng đầu việc sẽ đƣợc xử lí hiệu quả hơn.
Thêm vào đó, nhân viên mua hàng khi kí kết hợp đồng với nhà cung cấp, phải thảo luận và đƣa ra các điều khoản nhận trả hàng, đền bù cụ thể trong trƣờng hợp phía công ty nhận đƣợc hàng bị hỏng, bao hàng bị rách, chất lƣợng hàng bên trong bị ảnh hƣởng, nhãn hàng bị sai thông tin,... Việc nhận hàng về kho cũng cần sự phối hợp của bộ phận mua hàng và bộ phận kho. Mỗi khi tiếp nhận lô hàng, đặc biệt là hàng cont nhập khẩu, ngƣời nhận hàng phải chụp ảnh, gửi thông tin nhãn mác hàng về và nếu có phát sinh bất thƣờng tuyệt đối không đƣợc kí nhận hàng mà phải báo cho cấp quản lí để kịp thời đƣa ra phƣơng án trả hàng hay làm việc lại với nhà cung cấp. Việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp trong quá trình mua hàng cần đảm bảo các vấn đề
sau:
- Các tiêu chuẩn kĩ thuật của hàng mua phải đảm bảo đủ mẫu mã, chất lƣợng, nguồn gốc xuất xứ, thành phần, hạn dùng, phƣơng pháp kiểm tra.
- Giá cả và sự biến động về giá nếu thị trƣờng có sự thay đổi trong quá
trình mua hàng
- Xác định cụ thể phƣơng thức thanh toán và thời hạn thanh toán ngay từ đầu: Thanh toán trƣớc hay Chuyển khoản sau, thanh toán theo hình thức mở
L/C hay TT FAX, ...
Công ty CP Thƣơng mại và Dƣợc phẩm Hƣng Việt có thể tiến hành đặt hàng bằng nhiều hình thức nhƣ
- Kí kết hợp đồng mua bán hàng hóa. Nội dung hợp đồng bao gồm những nội dung chính là Tên, địa chỉ các bên tham gia hoặc ngƣời đại diện. Tên ngân hàng thụ hƣởng, số tài khoản tiền giao dịch. Tên, số lƣợng, quy cách, phẩm chất hàng hóa. Đơn giá và phƣơng định giá. Hình thức vận chuyển và điều kiện giao nhận hàng. Phƣơng thức cùng điều kiện thanh toán
(thời hạn thanh toán, hình thức thanh toán, đơn vị tiền thanh toán, các ƣu đãi về chiết khấu thanh toán nếu có).
- Gửi đơn đặt hàng (đứng tên ngƣời mua): tính pháp lý thấp hơn hợp đồng mua- bán giữa 2 bên nhƣng lại là chứng từ để dễ quản lí tình hình mua
bán hàng hóa.
- Hóa đơn bán hàng (đứng tên ngƣời bán): bên nhà cung cấp có nghĩa vụ gửi trả bên mua để hạch toán và theo dõi đơn hàng.
Doanh nghiệp cũng nên lựa chọn hình thức đặt hàng cho phù hợp với từng mặt hàng riêng biệt vì chúng rất đa dạng về chủng loại và giá trị.
- Đối với hình thức mua hàng qua điện thoại: nên áp dụng khi mua các mặt hàng có giá trị thấp, khối lƣợng vừa và nhỏ. Tuy nhiên chỉ nên sử dụng với các đối tác thân quen, đã làm ăn lâu dài có uy tín với doanh nghiệp. Hình thức này giúp tiết kiệm chi phí và thời gian cho nghiệp vụ mua hàng.
- Đối với hình thức kí kết hợp đồng mua bán giữa các bên: doanh nghiệp cần sử dụng cho các hợp đồng nhập khẩu, mua hàng trong nƣớc với giá trị lớn, mang tính quan trọng với hoạt động kinh doanh. Bởi hợp đồng sẽ có giá trị pháp lý rất cao nên giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua hàng cũng nhƣ sẽ có phƣơng án bồi thƣờng thỏa đáng khi xảy ra tranh chấp.
Ngoài ra, trƣớc khi hàng về đến kho để lƣu trữ, nhân viên kho thƣờng xuyên cập nhật tình hình trong kho cho nhân viên mua hàng về diện tích còn trống để kê hàng, mặt hàng nào còn tồn đọng nhiều, sắp hết hạn cần bán gấp hoặc có biện pháp xử lí sớm. Nhân viên mua hàng cũng chủ động thông báo ngày giờ cụ thể hàng về đến kho để họ có kế hoạch luân chuyển vị trí sắp xếp hàng hóa sao cho khoa học, tiết kiệm không gian. Đăc biệt với những hàng bảo quản lạnh, hàng mùi trong dƣợc phẩm cần bảo quản riêng, bộ phận kho cần bảo dƣỡng trang thiết bị thƣờng xuyên để đảm bảo chất lƣợng hàng không ảnh hƣởng.
Thuốc thành phẩm là một sản phẩm có vòng đời. Vì vậy việc xây dựng chiến lƣợc marketing để bán hàng, đầu tƣ vào nghiên cứu nhằm tìm ra sản phẩm thay thế cũng là điều kiện cần để hoàn thiện công tác mua hàng. Doanh nghiệp cần đầu tƣ xây dựng thƣơng hiệu sản phẩm mạnh hơn, phát triển bao bì nhận diện thƣơng hiệu tốt hơn nhƣ các công ty nổi tiếng trên thị trƣờng là Sao Thái Dƣơng, Dƣợc phẩm Nhất Nhất. Từ đó slogan “Rạng danh thuốc Việt” của Hƣng Việt mới chiếm đƣợc thị hiếu của khách hàng. Bộ phận mua hàng cần phải phối hợp với bộ phận nghiên cứu nhằm chọn lựa các sản phẩm đầu vào vừa tốt về chất lƣợng, vừa mới trên thị trƣờng để thu hút thêm ngƣời
mua.