6. Kết cấu của luận văn
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá sau mua hàng
Mặc dù quá trình mua hàng đã đƣợc thống nhất theo hợp đồng mua bán của các bên, song công ty vẫn cần liên tục thúc giục nhà cung cấp, kịp thời xử lí các phát sinh làm chậm quá trình lƣu thông hàng hóa, ảnh hƣởng đến hoạt động kinh doanh. Nhân viên mua hàng cần giám sát toàn bộ quá trình giao hàng để kiểm tra xem bên giao có tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng hay không. Cụ thể nhƣ:
- Hai bên cùng thống nhất tiêu chuẩn về mẫu mã sản phẩm, màu sắc, quy cách đóng gói, bao bì, nhãn chính nhãn phụ,... Từ đó nhân viên giao nhân sẽ căn cứ trên các điều kiện sẵn có cùng với cảm quan về hàng hóa để xác định trƣớcxem hàng hóa có đáp ứng chất lƣợng hay không.
- Kiểm tra số lƣợng hàng đẩy đủ theo chứng từ hay không, kiện hàng có đóng gói cẩn thận, hàng hóa bên trong có đƣợc bảo quản đúng cách hay chƣa. Nếu không vấn đề gì thì nhân viên kho mới kí vào biên bản giao nhận hàng
hóa.
- Kiểm tra chất lƣợng hàng hóa cũng theo các điều kiện trên hợp đồng mua bán hàng, nhân viên kho trong quá trình thẩm định lại hàng nếu phát hiện
sai lệch về mẫu mã bên ngoài cho đến hàm lƣợng, độ pH, thành phần hóa học,... bên trong dựa theo COA, CO thì từ chối nhận hàng và tiến hành trả lại ngay, đồng thời báo cáo lên cấp trên. Nếu hàng hóa cần phải mang đi kiểm nghiệm lại, bộ phận kho sẽ tiến hành tạm nhập và niêm phong hàng lại, đợi sau khi kết quả kiểm nghiệm trả về lúc ấy mới quyết định nhận hàng hay
không.
Ví dụ: Phiếu kiểm tra hàng hóa đầu vào
Đơn hàng: HV2019270216 Địa điểm: Kho Thanh Trì
Ngày: 27/02/2019 Đối tƣợng ĐVT Số lƣợng Kết quả Ngƣời kiểm soát
Màu sắc Mùi Bề ngoài
Silymax Gold Kg 550 Vàng sẫm Đặc trƣng Viên nang
Tinh chất hàu Kg 300 Nâu vàng Đặc trƣng Bột
Dƣỡng não
Minh Trí Kg 275
Không
màu Đặc trƣng Viên nang
Sau khi một chu trình mua hàng khép lại, nhân viên mua hàng cùng các
quản lí sẽ tổ chức đánh giá kết quả mua hàng. Trên cơ sở đánh giá là các tiêu chí nội bộ đề ra từ đầu cũng nhƣ đàm phán trên hợp đồng, việc đánh giá nhằm xác định xem quá trình mua hàng với loại sản phẩm này có hiệu quả hay
chƣa, còn thiếu sót ở đâu, cần giảm thiểu chi phí gì để đạt hiệu suất cao nhất, đáp ứng mục tiêu tài chính của công ty.