6. Kết cấu của đề tài
1.2.5. Công cụ kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN cấp huyện
1.2.5.1. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản áp dụng pháp luật.
KBNN thực hiện kiểm soát chi ngân sách nhà nước trên cơ sở các quy định của pháp luật. Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản áp dụng pháp luật là căn cứ quan trọng nhất để kho bạc thực hiện kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã, giúp kho bạc xác định được các khoản chi đó có đúng, đủ các điều kiện chi theo quy định hay không. Trong đó công cụ phổ biến nhất được kho bạc sử dụng trong kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã là các văn bản pháp
luật thuộc lĩnh vực kho bạc, các văn bản quy định chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
1.2.5.2. Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị
Các đơn vị xã phường là các cơ quan thực hiện theo nghị định số 130/2005/NĐ-CP ngày 17/10/2005 của Chính Phủ quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính đối với các cơ quan nhà nước. Theo đó các đơn vị xã phường có trách nhiệm thực hiện các biện pháp tiết kiệm trong việc sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính; ban hành quy chế chi tiêu nội bộ. Đầu năm ngân sách, các đơn vị xã phường phải gửi đến KBNN một bản quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị để làm căn cứ kiểm soát các khoản chi thường xuyên của ngân sách xã.
1.2.5.3. Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước
Hệ thống Mục lục NSNN là bảng phân loại các khoản thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức Nhà nước (chương), lĩnh vực chi ngân sách nhà nước, ngành kinh tế và các mục đích kinh tế do Nhà nước thực hiện nhằm phục vụ cho công tác lập, điều hành, quản lý, kế toán và quyết toán cũng như phân tích các hoạt động tài chính thuộc khu vực Nhà nước. Hệ thống Mục lục NSNN là một trong những công cụ đắc lực giúp KBNN kiểm soát các khoản chi NSNN nói chung, chi thường xuyên ngân sách xã nói riêng, đảm bảo các khoản chi thường xuyên ngân sách xã phải được hạch toán đầy đủ, đúng theo quy định.
1.2.5.4. Hệ thống các ứng dụng công nghệ thông tin
Đến nay, hệ thống KBNN đã hình thành được kiến trúc tổng thể về công nghệ thông tin với rất nhiều các ứng dụng như hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS), hệ thống thanh toán song phương điện tử, hệ thống thu thuế trực tiếp (TCS), ứng dụng dịch vụ công trực tuyến,... Trong đó, hệ thống TABMIS có vai trò trung tâm, có khả năng kết nối, trao đổi thông tin dữ liệu với một số hệ thống liên quan để cung cấp đầy đủ, kịp thời dữ liệu về thu, chi NSNN và các hoạt động nghiệp vụ khác của KBNN. Theo đó, toàn bộ dữ liệu về thu, chi của ngân sách cấp xã được tổng hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác trong hệ thống TABMIS, là cơ sở để kho bạc kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách xã theo dự toán
được giao, đảm bảo nguyên tắc cân đối thu, chi ngân sách. Đồng thời, với ứng dụng dịch vụ công trực tuyến, khách hàng giao dịch với KBNN qua Cổng thông tin điện tử dịch vụ công với chữ ký số đã tăng cường tính bảo mật, tránh việc giả mạo chữ ký, con dấu của đơn vị, giúp khách hàng cũng như KBNN có thể giám sát quá trình xử lý hồ sơ và kiểm soát chi NSNN, nâng cao tính trách nhiệm và minh bạch trong công tác kiểm soát chi NSNN nói riêng và giao dịch với khách hàng nói chung.
1.2.6. Quy trình kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN cấp huyện
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN cấp huyện được quy định như sau:
- Đối với các đơn vị giao dịch trực tiếp tại KBNN:
+ Đơn vị lập và gửi hồ sơ bằng văn bản giấy trực tiếp tại KBNN nơi giao dịch.
+ KBNN tiếp nhận, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ và các điều kiện chi theo
chế độ quy định. Trường hợp khoản chi đảm bảo đúng chế độ quy định, Kho bạc Nhà nước làm thủ tục thanh toán cho đối tượng thụ hưởng theo đề nghị của đơn vị sử dụng NSNN; đồng thời, gửi đơn vị 01 liên chứng từ giấy (chứng từ báo Nợ) để xác nhận đã thực hiện thanh toán. Trường hợp khoản chi không đảm bảo đúng chế độ quy định, KBNN lập thông báo từ chối thanh toán khoản chi NSNN (trong đó nêu rõ lý do từ chối) bằng văn bản giấy gửi đơn vị.
Sơ đồ 1.2. Quy trình xử lý chứng từ đối với đơn vị giao dịch trực tiếp tại Kho bạc
(Kho bạc Nhà nước, 2018)
Khách hàng (Đơn vị giao dịch)
Giao dịch viên
Thủ quỹ Trung tâm thanh toán
Kế toán trưởng 5a 5b 1 2 6 Lãnh đạo KBNN 3 4
Bước 1: Giao dịch viên (GDV) tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, chứng từ giấy. Nếu hồ sơ chứng từ đủ điều kiện thanh toán, GDV ký vào chức danh kế toán trên chứng từ giấy, nhập bút toán và kiểm soát số dư tài khoản của đơn vị trên hệ thống TABMIS. Nếu hồ sơ chứng từ chưa đủ điều kiện để thanh toán, GDV lập phiếu từ chối thanh toán, ghi rõ lý do từ chối, trình lãnh đạo KBNN ký gửi đơn vị giao dịch.
Bước 2: GDV trình hồ sơ, chứng từ giấy, chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS lên kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ. Trường hợp đủ điều kiện thanh toán thì ký chứng từ giấy, phê duyệt bút toán trên hệ thống TABMIS; chuyển hồ sơ, chứng từ cho GDV trình lên Giám đốc/ Phó giám đốc phụ trách. Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi đơn vị giao dịch.
Bước 4: Giám đốc/ Phó giám đốc phụ trách kiểm soát hồ sơ, chứng từ. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì ký duyệt trên chứng từ giấy; chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán gửi khách hàng.
Bước 5: GDV áp thanh toán trên hệ thống TABMIS theo quy định hiện hành. Đối với chứng từ rút tiền mặt tại KBNN, GDV chuyển chứng từ chi cho thủ quỹ, thực hiện chi trả cho đơn vị giao dịch. Đối với chứng từ chuyển khoản, rút tiền mặt tại ngân hàng, GDV thực hiện truyền lệnh thanh toán sang ngân hàng thương mại theo quy định hiện hành.
Bước 6: GDV tách hồ sơ chứng từ, trả 1 liên chứng từ cho khách hàng.
(Kho bạc Nhà nước, 2018)
- Đối với các đơn vị thực hiện qua Trang thông tin dịch vụ công trực tuyến của
KBNN:
+ Đơn vị lập và gửi hồ sơ kiểm soát thanh toán các khoản chi NSNN qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
+ KBNN tiếp nhận, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ và các điều kiện chi theo chế độ quy định. Trường hợp khoản chi đảm bảo đúng chế độ quy định, kho bạc làm thủ tục thanh toán cho đối tượng thụ hưởng trong thời hạn 01 ngày làm việc,
đồng thời gửi 01 liên chứng từ báo Nợ cho đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN để xác nhận đã thực hiện thanh toán. Trường hợp khoản chi không đảm bảo đúng chế độ quy định, KBNN gửi thông báo từ chối thanh toán khoản chi ngân sách nhà nước (trong đó nêu rõ lý do từ chối) cho đơn vị qua Trang thông tin dịch vụ công của KBNN.
Sơ đồ 1.3. Quy trình xử lý giao dịch điện tử qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nƣớc
(Kho bạc Nhà nước, 2017)
Bước 1: Trên trang thông tin dịch vụ công trực tuyến (DVCTT), GDV tiếp nhận và thực hiện kiểm soát chi theo đúng quy định hiện hành. Trường hợp từ chối thanh toán, GDV lập thông báo từ chối thanh toán, trình lãnh đạo ký số và gửi đơn vị qua trang thông tin DVC. Trường hợp chấp nhận thanh toán, GDV in và ký chứng từ phục hồi và hồ sơ theo quy định, hoàn thiện các thông tin thanh toán cho từng chứng từ trên DVC phù hợp với từng nghiệp vụ thanh toán trên thống TABMIS
Lãnh đạo KBNN
Khách hàng Giao dịch viên Kế toán trưởng
1
4
7
3 2
Thủ quỹ Trung tâm thanh toán
Hệ thống Tabmis
5
Bước 2: GDV trình hồ sơ, chứng từ in phục hồi, chuyển chứng từ trên trang thông tin DVCTT lên kế toán trưởng.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát hồ sơ, chứng từ. Trường hợp đủ điều kiện thanh toán thì ký chứng từ phục hồi, ký số yêu cầu thanh toán trên trang thông tin DVCTT; chuyển hồ sơ, chứng từ cho GDV trình lên Giám đốc/ Phó giám đốc phụ trách. Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký số và gửi đơn vị giao dịch qua trang thông tin DVCTT
Bước 4: Giám đốc/ Phó giám đốc phụ trách kiểm soát hồ sơ, chứng từ. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì ký số yêu cầu toán và ký chứng từ phục hồi; chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho GDV lập thông báo từ chối thanh toán gửi khách hàng qua trang DVCTT
Bước 5: GDV thực hiện chạy giao diện chứng từ từ trang thông tin DVCTT vào hệ thống Tabmis. Trường hợp sau khi giao diện vào TABMIS, hệ thống TABMIS kiểm tra tài khoản của đơn vị không đủ số dư, GDV thực hiện xử lý giao dịch đã được giao diện vào TABMIS theo đúng quy trình (hủy, đảo bút toán trên phân hệ AP, GL trong hệ thống TABMIS); đồng thời trên trang DVCTT GDV thực hiện lập thông báo từ chối gửi khách hàng theo quy định)
Bước 6: GDV áp thanh toán trên hệ thống TABMIS theo quy định hiện hành. Đối với chứng từ rút tiền mặt tại KBNN, GDV chuyển chứng từ chi cho thủ quỹ, thực hiện chi trả cho đơn vị giao dịch. Đối với chứng từ chuyển khoản, rút tiền mặt tại Ngân hàng, GDV thực hiện truyền lệnh thanh toán sang Ngân hàng thương mại theo quy định hiện hành.
Bước 7: GDV thực hiện báo Nợ trên trang thông tin DVCTT, trả kết quả cho đơn vị.
(Kho bạc Nhà nước, 2017)
1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách xã qua KBNN cấp huyện
- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến ngân sách xã phường và kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã: Việc kiểm soát các khoản chi thường xuyên ngân sách xã được tiến hành trên cơ sở tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật, đặc biệt là các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi thường xuyên ngân sách xã. Vì vậy, nếu hệ thống này được xây dựng đồng bộ, thống nhất (thống nhất giữa các văn bản quy phạm pháp luật với nhau, thống nhất giữa các địa phương); đầy đủ, rõ ràng, cụ thể và phù hợp với tình hình thực tế sẽ góp phần giúp công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã được hiệu quả, minh bạch, chính xác và kịp thời.
- Các chính sách, chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã liên quan đến công
tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã như Mục lục NSNN, chứng từ kế toán, tài khoản kế toán.Các chế độ, chính sách này nếu được quy định khoa học, thống nhất chặt chẽ, logic, đầy đủ sẽ giúp cho công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã được thuận tiện, dễ dàng và hiệu quả.
- Sự phát triển của khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác quản lý và điều hành ngân sách: Công nghệ thông tin ngày càng phát triển và đã được ứng dụng rộng rãi trong quản lý công. Hệ thống KBNN hiện nay đã hình thành được hệ thống kiến trúc tổng thể về công nghệ thông tin, hình thành quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực kho bạc. Việc này giúp công tác kiểm soát chi nói chung, kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã nói riêng được kịp thời, chính xác, hiệu quả và minh bạch, giảm thiểu các rủi ro trong công tác kiểm soát chi NSNN.
- Cơ chế quản lý điều hành ngân sách của chính quyền địa phương: Các đơn vị
xã phường, ngoài việc là một đơn vị dự toán còn là một cấp chính quyền địa phương. Công tác kiểm soát chi qua KBNN cần tuân thủ theo các quy định chung của ngành kho bạc, đồng thời cũng cần chấp hành theo sự chỉ đạo địa hành của cấp ủy, chính quyền địa phương. Các quy định về quản lý, điều hành ngân sách hàng năm của địa phương có ảnh hưởng rất lớn đến công tác kiểm soát chi ngân sách nói chung và chi thường xuyên ngân sách xã nói riêng. Nếu việc chỉ đạo, quản lý, điều hành ngân sách của địa phương bám sát dự toán được giao, cân đối, bổ sung kịp thời ngân sách cho các đơn vị sẽ giúp cho công tác kiểm soát chi qua kho bạc được chủ động, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu.
- Năng lực và ý thức chấp hành chế độ tài chính – ngân sách xã của đơn vị xã phường: Nếu các đơn vị xã phường, đặc biệt là chủ tịch UBND và kế toán các xã phường có năng lực, trình độ, có tính tự giác cao trong việc chấp hành chế độ chi tiêu NSNN thì các khoản chi sẽ đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức, đảm bảo có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ... từ đó giúp cho công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã của KBNN được thuận lợi, nhanh chóng, tránh tình trạng phải trả lại hồ sơ, chứng từ, thông báo từ chối cấp phát nhiều lần... gây lãng phí thời giờ và công sức. Các đơn vị xã phường cần thấy được trách nhiệm của mình trong tất cả các khâu của quy trình ngân sách, từ lập dự toán, phân bổ dự toán, cấp phát và thanh toán các khoản chi, đối chiếu và quyết toán các khoản chi ngân sách.
1.3.2. Nhân tố chủ quan
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Các nhân tố này là thành tố cơ bản của quá trình kiểm soát chi NSNN tại kho bạc. Nếu những điều kiện về vật chất, hạ tầng kỹ thuật này không được đảm bảo, hoạt động kiểm soát chi không thể diễn ra một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Hạ tầng công nghệ thông tin phát triển sẽ góp phần hiện đại hóa hệ thống kho bạc, nâng cao năng suất và chất lượng kiểm soát chi, minh bạch hóa công tác quản lý và điều hành ngân sách.
- Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã và ý thức tuân thủ quy
trình của công chức làm công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã. Muốn công tác kiểm soát chi đạt hiệu quả thì cần phải có một quy trình khoa học, hợp lý. Quy trình nghiệp vụ kiểm soát chi sẽ giúp cho công tác kiểm soát chi được thực hiện theo trình tự thống nhất, nâng cao năng suất và chất lượng kiểm soát chi, tạo điều kiện cho khách hàng chủ động và mặt thời gian và thủ tục, hồ sơ chứng từ khi giao dịch với kho bạc. Đồng thời, việc tuân thủ đúng quy trình sẽ góp phần làm cho công tác kiểm soát chi được thực hiện trôi chảy, đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật, kho bạc và khách hàng sẽ kiểm tra giám sát lẫn nhau, đảm bảo công khai minh bạch nhằm phòng chống, ngăn chặn những biểu hiện tiêu cực trong quá trình quản lý và sử dụng NSNN.
- Năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ công chức làm công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã. Trình độ và năng lực cán bộ kiểm soát chi là nhân tố có tính quyết định đến chất lượng công tác kiểm soát chi. Vì vậy, cán bộ kiểm soát chi phải có trình độ chuyên sâu về quản lý tài chính, nắm vững quy trình nghiệp vụ, am