6. Kết cấu của đề tài
3.2.2.Phân định và nâng cao trách nhiệm trong kiểm soát chi
Phân định rõ trách nhiệm trong quá trình kiểm soát chi nhằm làm rõ trách nhiệm của từng công việc, từng cá nhân, từng đơn vị trong quá trình kiểm soát chi ngân sách nhà nước, đảm bảo công việc không bị sót hoặc trùng lặp trong quá trình triển khai thực hiện, đồng thời giúp cho mỗi cá nhân, đơn vị ý thức rõ được trách nhiệm của mình, tránh nhầm lẫn, đùn đẩy né tránh trách nhiệm, đảm bảo cho công việc được hoàn thành đúng thời gian và hiệu quả.
- Phân định rõ trách nhiệm của kho bạc và các cơ quan đơn vị khác trong kiểm
soát chi thường xuyên ngân sách xã:
Trách nhiệm của đơn vị xã phường: Các xã phường phải chịu trách nhiệm trong suốt quá trình gồm trước, trong và sau khi chi ngân sách sao cho đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật, có liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng kinh phí NSNN cấp; đảm bảo sử dụng kinh phí đúng định mức tiêu chuẩn, đúng chính sách chế độ, tiết kiệm và mang lại hiệu quả cao nhất. Các xã phường phải chấp hành đúng các quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kho bạc và phải chịu trách nhiệm về tính tính pháp lý, đầy đủ, chính xác và trung thực đối với hồ sơ, chứng từ gửi đến kho bạc.
Trách nhiệm của phòng Tài chính - Kế hoạch TP Uông Bí: chịu trách nhiệm kiểm soát trong suốt quá trình chi tiêu ở khâu xét duyệt, phân bổ dự toán, khâu theo dõi tiến độ chi tiêu để đáp ứng bổ sung cân đối kịp thời hoặc thu hồi vốn chi sai hoặc tạm dừng cấp phát ở khâu kế toán, quyết toán ngân sách; nhập kịp thời, chính xác dự toán chi ngân sách của các đơn vị xã phường vào hệ thống TABMIS.
Trách nhiệm của KBNN Uông Bí: Chấp hành các quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kho bạc, có trách nhiệm kiểm soát hồ sơ chứng từ chi và thanh toán chi trả kịp thời khi đủ điều kiện, từ chối thanh toán các khoản chi không đúng đối tượng, không đủ điều kiện theo quy định và hướng dẫn đơn vị giao dịch cung cấp hồ sơ và kê khai đầy đủ các thông tin trên các mẫu biểu theo quy định; tham gia với cơ quan tài chính và các cơ quan khác trong việc kiểm tra sử dụng ngân sách xã khi có yêu cầu, xác nhận số thực chi qua KBNN.
Việc xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị có liên quan trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN đảm bảo từng đơn vị thực
hiện đúng trách nhiệm công việc của mình, không đùn đẩy, né tránh công việc cũng như có các yêu cầu vượt qua phạm vi trách nhiệm công việc được giao, giúp cho quá trình chi ngân sách được diễn ra kịp thời, hiệu quả và đúng quy định. Muốn vậy, mỗi đơn vị cần xác định đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao và thường xuyên có sự trao đổi, phối hợp với nhau trong thực thi nhiệm vụ.
- Phân định rõ trách nhiệm của từng người trong nội bộ kho bạc trong quá trình kiểm soát chi, đảm bảo mỗi khoản chi đơn vị gửi đến kho bạc được theo dõi và xử lý đến cùng. Đồng thời, việc phân định rõ trách nhiệm của từng người trong quá trình kiểm soát chi giúp cho quy trình nghiệp vụ kế toán được thực hiện theo đúng chế độ quy định, đảm bảo an toàn tiền và tài sản của Nhà nước., phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các hành vi vi phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp trong hệ thống KBNN.
Trách nhiệm của giao dịch viên: Thực hiện công tác kiểm soát chi trong phạm vi công việc được phân công. Là đầu mối trong công tác kiểm soát chi, trực tiếp giao dịch với đơn vị sử dụng ngân sách, chịu trách nhiệm từ khâu đầu đến khâu cuối trong suốt quá trình kiểm soát chi ngân sách, trực tiếp thực hiện kiểm soát mẫu dấu, chữ ký trên các chứng từ giao dịch tại KBNN, thực hiện kiểm soát chi các hồ sơ, chứng từ đơn vị được phân công chuyên quản gửi đến kho bạc, khi phát hiện ra sai phạm, vướng mắc trong quá trình kiểm soát chi cần báo cáo kế toán trưởng và lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời.
Trách nhiệm của kế toán trưởng: Thực hiện sự chỉ đạo của cấp trên trong quá trình kiểm soát chi, kiểm soát nghiệp vụ kiểm soát chi của giao dịch viên, báo cáo lãnh đạo những khó khăn, vướng mắc trong quá trình kiểm soát chi, tham mưu, đề xuất những giải pháp xử lý, hướng dẫn giao dịch viên trong hoạt động nghiệp vụ kiểm soát chi.
Trách nhiệm của lãnh đạo phụ trách: Chỉ đạo, điều hành và kiểm tra việc thực hiện công tác kiểm soát chi tại đơn vị, kiểm soát nghiệp vụ kiểm soát chi của kế toán trưởng, giao dịch viên, giải quyết những khó khăn vướng mắc tại đơn vị trong
quá trình kiểm soát chi, xử lý hoặc kiến nghị xử lý các vi phạm trong kiểm soát chi ngân sách trong phạm vi thẩm quyền của mình.
Trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Uông Bí, mỗi cá nhân có liên quan cần phải xác định rõ trách nhiệm của mình, có ý thức trách nhiệm cao đối với công việc được giao, đồng thời dám chịu trách nhiệm về kết quả công việc mình đã thực hiện. Để làm được điều đó, trước hết lãnh đạo KBNN Uông Bí khi phân công, bố trí, sắp xếp công việc cần phải hợp lý và đảm bảo công bằng, tạo được động lực làm việc cho mỗi cán bộ, công chức trong đơn vị. Khi phân công, giao nhiệm vụ cho mỗi công chức cần đảm bảo người đó hiểu được chính xác trách nhiệm công vụ mà mình phải thực hiện, mức độ trách nhiệm cá nhân trong thực hiện nhiệm vụ và nếu có lỗi hoặc không thực hiện đúng trách nhiệm thì phải chịu trách nhiệm đến đâu. Đồng thời cần đánh giá ý thức trách nhiệm công việc của mỗi cán bộ công chức một cách công bằng, khách quan, minh bạch, từ đó có các biện pháp động viên, khen thưởng hoặc xử lý vi phạm kịp thời để đảm bảo tính thiết thực và khuyến khích cán bộ, công chức nâng cao trách nhiệm của mình trong công việc.
3.2.3. Tăng cƣờng kỷ luật, thống nhất trong kiểm soát chi
- Tăng cường kỷ luật trong giao dịch.
Kỷ luật trong kiểm soát chi chính là việc mỗi cán bộ công chức làm nhiệm vụ kiểm soát chi chấp hành đúng các quy định, quy chế làm việc tại cơ quan; tuân thủ quy trình làm việc, nghiêm túc thực hiện công việc, nhiệm vụ được giao, không để quá hạn, bỏ sót nhiệm vụ được phân công; không đùn đẩy trách nhiệm, không né tránh công việc. Kỷ luật trong kiểm soát chi tạo ra sự ổn định, thống nhất về quy định, quy trình làm việc trong toàn cơ quan.
Trong hoạt động kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Uông Bí, các đơn vị xã phường là những khách hàng thường xuyên giao dịch tại kho bạc, có mối quan hệ quen biết lâu năm, vì vậy trong công việc không tránh khỏi tâm lý chủ quan, tình trạng dĩ hòa vi quý, nể nang trong khâu kiểm soát, dẫn đến việc kiểm soát không chặt chẽ các khoản chi trước khi xuất quỹ ngân sách nhà nước. Tăng cường kỷ luật trong hoạt động kiểm soát chi ngân sách nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm của mỗi cán bộ công chức, đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao,
đúng các quy trình, quy chế làm việc; không sử dụng thời giờ làm việc để làm việc riêng; nâng cao đạo đức, kỷ luật, kỷ cương công vụ; nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần phục vụ khách hàng đến giao dịch, tạo điền kiện thuận lợi cho đơn vị giao dịch nhưng phải đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các khoản chi; thực hiện tốt quy tắc, văn minh văn hóa ngành kho bạc; giúp cho công tác kiểm soát chi được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất cao. Để tăng cường kỷ luật trong hoạt động kiểm soát chi ngân sách tại KBNN Uông Bí, trước hết cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát về kỷ luật, kỷ cương trong quá trình kiểm soát chi ngân sách tại KBNN Uông Bí, kịp thời có các hình thức biểu dương khen thưởng những công chức chấp hành tốt kỷ luật, kỷ cương giao dịch, đồng thời phê bình nhắc nhở nghiêm túc, thậm chí có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc với các trường hợp vi phạm kỷ luật, không tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình làm việc, lợi dụng chức vụ quyền hạn nhằm thông đồng, bao che hoặc gây sách nhiễu cho đơn vị giao dịch. Đồng thời, KBNN Uông Bí cần xây dựng cơ quan văn hóa, môi trường làm việc kỷ luật tích cực tại cơ quan. Đó là tạo sự đoàn kết thống nhất từ trên xuống dưới của lãnh đạo KBNN Uông Bí với toàn thể cán bộ, công chức trong đơn vị; tinh thần làm việc nghiêm túc, trách nhiệm nhiệt tình trong tổ chức và duy trì kỷ luật của lãnh đạo kho bạc; tinh thần tự giác chấp hành kỷ luật, gương mẫu trong chấp hành kỷ luật của của đội ngũ cán bộ công chức làm công tác kiểm soát chi.
- Đảm bảo sự thống nhất trong kiểm soát chi.
Công tác kiểm soát chi tại kho bạc phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất. Thống nhất giữa các quy định của pháp luật và tình hình thực tế kiểm soát, thống nhất trong chỉ đạo, điều hành và triển khai kiểm soát; thống nhất nội dung kiểm soát đối với các món chi. Để làm được điều này, bên cạnh việc tuân thủ chặt chẽ quy định, quy trình kiểm soát chi, cần có sự thường xuyên trao đổi, bàn bạc, thống nhất về nghiệp vụ kiểm soát tại kho bạc, đặc biệt là với những quy định mới, những nội dung kiểm soát mới, những khoản chi không thường xuyên. Sự nhất quán này giúp cho giao dịch viên dễ dàng và chủ động trong hoạt động kiểm soát chi, tiết kiệm thời gian trong xử lý chứng từ, phục vụ đơn vị sử dụng ngân sách tốt hơn, đồng hơn giúp kho bạc nhận được sự đánh giá cao từ khách hàng.
3.2.4. Tăng cƣờng sự phối hợp giữa các cơ quan trong kiểm soát chi
- Tăng cường sự phối hợp với cơ quan tài chính: KBNN Uông Bí và phòng
Tài chính Kế hoạch TP Uông Bí cần tăng cường, chủ động phối hợp với nhau trong công tác quản lý chi ngân sách tại địa phương trên cơ sở tuân thủ pháp luật về chi ngân sách nhà nước, tạo điều kiện cho các xã phường thực hiện nhiệm vụ chi ngân sách của mình. Nội dung phối hợp chủ yếu trong công tác trao đổi, cung cấp thông tin, đối chiếu số liệu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý chi NSNN; phối hợp trong công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về tài chính, ngân sách của các xã phường;, kịp thời xử lý hoặc đề xuất xử lý đối với các hành vi vi phạm trong quá trình thực hiện chi ngân sách của các xã phường. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu có vấn đề phát sinh, khó khăn, vướng mắc cần trực tiếp trao đổi, thảo luận và thống nhất đưa ra phương hướng giải quyết.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Tài chính Kế hoạch TP Uông Bí và KBNN Uông Bí trong quá trình thực hiện quản lý ngân sách xã sẽ giúp cho KBNN Uông Bí chủ động trong công tác kiểm soát chi, nắm bắt kịp thời, đầy đủ những thay đổi, điều chỉnh, bổ sung trong quá trình giao và phân bổ dự toán ngân sách xã; phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót quá trình thực hiện để việc quản lý và chi tiêu ngân sách xã đúng quy định và có hiệu quả, tránh tình trạng đến hết năm quyết toán ngân sách mới phát hiện; nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của KBNN trong công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã. Đồng thời, sự kết hợp giữa các cơ quan tài chính và kho bạc trong quản lý chi NSNN đối với đơn vị xã phường sẽ tạo thống nhất trong quản lý, hạn chế tối đa sự chồng chéo.
- Tăng cường sự phối hợp với đơn vị xã phường: Hoạt động kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã qua KBNN Uông Bí là hoạt động diễn ra giữa 2 chủ thể là KBNN Uông Bí (chủ thể kiểm soát) và các xã phường trên địa bàn TP Uông Bí (chủ thể được kiểm soát). Để hoạt động này được diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên. Mỗi bên cần hỗ trợ, hợp tác với nhau để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình. KBNN thực hiện công tác kiểm soát chi thường xuyên ngân sách xã, đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định nhưng vẫn tạo điều kiện thuận lợi và hướng dẫn tận tình cho các đơn vị sử dụng ngân sách.
Các xã phường chủ động trong việc gửi hồ sơ đến kho bạc nhưng không để dồn hồ sơ, tránh gửi dồn nhiều hồ sơ chứng từ vào cùng một thời điểm, đặc biệt là vào cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tạo áp lực về mặt thời gian, khối lượng hồ sơ kiểm soát chi cho kho bạc, đồng thời cung cấp, chia sẻ thông tin liên quan đến việc chi ngân sách với kho bạc, giúp cho công tác kiểm soát chi của kho bạc được hiệu quả.
- Để có thể tăng cường sự phối hợp giữa các cơ quan, đơn vị trong quá trình kiếm soát chi thường xuyên ngân sách xã tại KBNN Uông Bí, cần phải thực hiện đồng bộ một số biện pháp sau:
+ Tuyên truyền và phổ biến về mục đích, vai trò và tầm quan trọng của công tác phối hợp trong thực hiện nhiệm vụ cho công chức, giúp mỗi cá nhân nhận thức và ý thức được ý nghĩa, vai trò của việc phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác khi thực hiện nhiệm vụ của mình;
+ Có những quy định rõ ràng, cụ thể trong phối phợp thực hiện nhiệm vụ, giúp mỗi cán bộ công chức hiểu và tuân thủ các nguyên tắc phối hợp, xác định rõ phối hợp như thế nào, phối hợp đến đâu với các đơn vị khác;
+ Người đứng đầu mỗi cơ quan, đơn vị cần thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ công chức đơn vị mình chủ động, tích cực trong phối hợp với đơn vị khác để thực thi nhiệm vụ được giao;
+ Cơ quan kho bạc, tài chính, UBND các xã phường cần xây dựng kế hoạch, chương trình phối hợp chi tiết, cụ thể; tự chủ động đánh giá kết quả công tác phối hợp giữa các đơn vị với nhau; tổ chức trao đổi, làm việc với nhau để đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả công tác phối hợp.
3.2.5. Tổ chức lấy ý kiến đánh giá của khách hàng giao dịch đối với cán bộ kiểm soát chi. kiểm soát chi.
Việc lấy ý kiến đánh giá của khách hàng giao dịch đối với cán bộ làm công tác kiểm soát chi tại KBNN Uông Bí sẽ cung cấp thêm một kênh đánh giá khách quan. Một mặt, nó giúp bản thân mỗi cán bộ công chức tại KBNN Uông Bí tự nhìn lại mình một cách toàn diện hơn; khắc phục những điểm còn tồn tại, hạn chế; phát huy những điểm mạnh, ưu điểm của mình, không ngừng học tập, rèn luyện, nâng cao trình độ chuyên môn và chất lượng phục vụ khách hàng. Mặt khác, nó cũng giúp
cho việc đánh giá cán bộ được đa chiều, khách quan và chính xác hơn, giúp cho việc quản lý và sử dụng cán bộ được đúng người, đúng việc, nâng cao hiệu quả của công tác cán bộ, từ đó nâng cao chất lượng của toàn đơn vị.
Bên cạnh đó, việc lấy ý kiến đánh giá từ khách hàng như là một kênh giám sát những người được đánh giá trong công việc, là động lực để mỗi cán bộ kiểm soát chi tại KBNN Uông Bí phải tự hoàn thiện mình trong công việc, chủ động tìm tòi, nghiên cứu để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao tinh thần trách