7. NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ
1.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Tổng công ty thương mại Hà Nội
Với ứng dụng mô hình tổ chức trực tuyến chức năng. Tổng Công ty Thương mại Hà Nội đã có được sự năng động trong quản lý và điều hành.
Mỗi phòng chức năng được coi như một đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập. Mỗi trung tâm và mỗi ban bổ nhiệm một giám đốc, mỗi p hòng bổ nhiệm một trưởng phòng để điều hành công việc việc kinh doanh của trung tâm, ban cũng như phòng. Các mệnh lệnh,chỉ thị của cấp trên xuống cấp dưới được truyền đạt nhanh chóng và tăng tốc độ chính xác. Ban giám đốc có thể nắm bắt được một cách cụ thể, chính xác và kịp thời những thông tin ở các bộ phận cấp dưới từ đó có những chính sách, chiến lược điều chỉnh phù hợp cho từng bộ phận trong từng giai đoạn, thời kỳ. Đồng thời có thể t ạo ra sự hoạt động ăn khớp giữa các phòng ban có liên quan với nhau, giảm được chi p hí quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của Tổng Công ty và tránh được việc quản lý chồng chéo chức năng.
Tại tổng Công ty các phòng ban đều có chức năng rõ ràng nhưng giữa các phòng ban vẫn có mối liên hệ mật thiết với nhau.
- Bộ máy quản lý điều hành:
+ Hội đồng quản trị: Đứng đầu là chủ tịch Hội đồng Quản tr ị, bên cạnh đó Chủ tịch Hội đồng được hỗ trợ đắc lực bởi 2 Ủy viên và Trưởng ban Kiểm soát.
+ Ban điều hành Tổng công ty: Đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty trước pháp luật cũng như Bộ chủ quản. Tổng giám đốc là người lập kế hoạch chính
sách kinh doanh, đồng thời là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Tổng Công ty.
Bên cạnh đó, Tổng giám đốc được hỗ trợ đắc lực bởi bốn phó Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc là những người đóng vai trò tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác hàng ngày, đồng thời có tác dụng thay thế Tổng Giám đốc khi cần thiết. Mỗi phó Tổng giám đốc phụ trách và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về công việc của mình.
+ Các Khối, ban, phòng, trung tâm trong Tổng Công ty:
Khối: Gồm 4 khối: Khối xây dựng cơ bản, khối sản phẩm và dịch vụ cao cấp, khối lượng thương mại quốc tế, khối sản phẩm tiêu dùng.
✓ Ban gồm có 3 Ban; Ban hợp đồng pháp lý, ban tài chính kế toán (gồm: phòng kế toán, phòng đầu tư tài chính, phòng qu ản lý tài chính), ban đối ngoại (gồm: tổ thư ký, phòng quan hệ đối ngoại, p hòng quản trị thương hiệu, bộ phận Marketing, phòng quan hệ công chúng và quảng cáo, phòng công nghệ thông tin).
✓ Phòng: Gồm 3 phòng: Phòng kế hoạch và phát triển, p hòng t ổ chức cán bộ, phòng phát triển thị trường nội địa.
✓ Trung tâm: Gồm 3 trung tâm: trung tâm xuất khẩu phía bắc (gồm các phòng nghiệp vụ: Phòng khu vực thị trường 1, phòng khu vực thị trường 2, bộ phận chứng từ, phòng xuất khẩu 1, phòng xuất khẩu 3, p hòng xu ất khẩu 4, phòng xuất khẩu 5, phòng nhập khẩu); Trung tâm nh ập khẩu máy móc và thiết bị; trung tâm đầu tư và phát triển hạ tầng thương mại.
- Các phòng nghiệp vụ xuất khẩu: thực hiện kinh doanh, h ạch toán độc lập. Khi có phương án kinh doanh trình lên ban Giám đ ốc trung tâm xuất khẩu, giám đốc trung tâm ký duyệt sau đó các phòng tự đám phán ký k ết hợp đồng. Chức năng một số phòng nghiệp vụ xuất khẩu như sau:
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty.
(Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự Tổng công ty).
Tổng giám đốc
Ban kiểm soát Hội đồng quản trị Khối xây dựng cơ bản Khối sản phẩm & dịch vụ cao cấp Khối thương mại quốc tế Khối sản phẩm tiêu dùng Ban tài chính kế toán và kiểm toán Ban đối ngoại và tiếp thị Phòng kế hoạch và phát triển Ban pháp lý và hợp đồng Phòng tổ chức cán bộ
+ Phòng xuất nhập khẩu 1: Xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ. + Phòng xuất nhập khẩu 3: Xuất khẩu chè và dược liệu.
+ Phòng xuất nhập khẩu 4: Xuất khẩu nông sản chế biến. + Phòng xuất nhập khẩu 5: Xuất khẩu nông sản.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ các phòng nghiệp vụ xuất khẩu
(Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự Tổng công ty).
1.1.4 Đặc điểm các lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Thương mại Hà Nội
Tổng công ty Thương mại Hà Nội hoạt động kinh doanh trên r ất nhiều lĩnh vực, và cũng theo phạm vi nghiên cứu của chuyên đề, ở đây ta chỉ đánh giá đặc điểm của lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu nông sản của Tổng Công ty.
Xuất khẩu nông sản có những đặc trưng sau:
Về vốn
Trung tâm xuất khẩu phía bắc Bộ phận GN/CT Phòng KVTT 1 Phòng KVTT 2 Phòng XNK 1 Phòng XNK 3 Phòng XNK 4 Phòng XNK 5
Xuất khẩu nông sản yêu cầu phải có vốn lớn, chủ yếu cho việc mua hàng hóa về dự trữ trong kho.
Về lưu chuyển hàng hóa:
Tạo nguồn và mua hàng từ nhiều cơ sở khác nhau: Do hàng hóa nông sản thường được sản xuất nhỏ lẻ, nhưng lượng đáp ứng xuất khẩu lại rất lớn, Tổng Công ty phải mua hàng tại các cơ sở đầu mối hoặc tự thiết lập các cơ s ở đầu mối để mua hàng trực tiếp từ các hộ dân để đảm bảo thực hiện xuất khẩu theo hợp đồng.
Đảm bảo chất lượng tốt cho hàng hóa trên đường vận chuyển và hàng hóa dự trữ trong kho: Hàng hóa nông sản rất dễ hư hỏng dưới tác động xấu của thời tiết như độ ẩm cao, nhiệt độ cao, hay tác động phá hoại khác như côn trùng, mốc, dễ bị hư hỏng do va chạm nếu không được bao gói t ốt,… vì thế, công tác đảm bảo chất lượng hàng hóa và yêu cầu kho, các thiết bị kho luôn được quan tâm và theo dõi.
Yêu cầu thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu nhanh chóng, chính xác: cũng do đặc trưng dễ hư hỏng, đặc biệt với hàng hóa chủ yếu là sản phẩm thô như của Tổng công ty Thương mại Hà nội, yêu cầu đặt ra khi xu ất khẩu hàng hóa là giải quyết thủ tục nhanh chóng, th ống nhất chính xác giờ, địa điểm hàng hóa đến và đi, để hàng hóa đến được kho của khách hàng trong thời gian sớm nhất, bởi nếu hàng hóa bị lưu lại ở kho hải quan, hoặc trên tàu quá lâu, thiếu phương tiện và thiết bị bảo quản có thể dẫn đến giảm chất lượng lô hàng.
Về khách hàng: Chủ yếu là các doanh nghiệp thương mại khác, mua hàng hóa của Tổng công ty để bán cho thị trường trong nước, hoặc bán sang nước khác mà đất nước của họ có lợi thế về chính sách thuế hơn so với Việt Nam.