a/ Định mức lao động
- Khách sạn cần có phương pháp định mức có tính khoa học và tính chính xác
cao. Định mức lao động phù hợp là cơ sở để người lao động thực hiện tốt công việc của mình. Định mức lao động phù hợp có tác động đến tâm lý của người lao động. Nếu định mức cao quá người lao động sẽ có tâm lý mệt mỏi, căng thẳng do áp lực công việc gây bực tức, cáu giận dẫn đến chất lượng, hiệu quả công việc không cao. Ngược lại nếu khách sạn định mức lao động quá thấp sẽ dẫn đến tâm lý nhàm chán. Để định mức lao động phù hợp với đặc điểm công việc và sức khoẻ của người lao động khách sạn cần lưu ý một số vấn đề sau
+ Sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm thì nhà quản trị cần phân tích cụ thể công việc của năm trước, năm sau nhằm tìm ra sự khác biệt. Ngoài ra nhà quản trị cũng cần phải quan tâm tới các nhân tố ảnh hưởng của môi trường bên ngoài trong từng thời điểm khác nhau. Nhà quản trị không nên quá độc đoán khi đưa r a kết luận mà cần tập trung dân chủ thu thập ý kiến của nhiều cá nhân khác để có những quyết định chính xác nhất. Khi bản định mức công việc được xây dựng xong nhà quản trị cần tiến hành thử nghiệm trong thời gian ngắn nhằm kiểm tra sự chính xác hợp lý của bản định mức đối với từng công việc cụ thể, Nếu bản định mức chưa hợp lý thể hiện là định mức quá cao cho bộ phận này hoặc quá thấp cho bộ phận kia thì phải có sự điều chỉnh kịp thời tránh để quá lâu dẫn đến hậu quả có bộ phận công việc bị tri trệ do nhân viên không giải quyết kip, có bộ phận hiệu quả sử dụng lao động bị lãng phí
+ Sử dụng phương pháp phân tích thì khách sạn cần phải thuê chuyên gia phân tích hoặc sử dụng những nhà quản trị có nhiều kinh nghiệm vì đây không phải là một
công việc đơn giản không phải nhà quản trị nào cũng có thể thực hiện được. Khi tiến hành phân tích công việc, bấm giờ, chụp hình ngày làm việc của nhận viên thì nhà quản trị không nên báo trước cho nhân viên để đảm bảo tính khách quan, chính xác nhất. Phần lớn bản định mức công việc được xây dựng theo phương pháp này thường có độ chính xác rất lớn
+ Tham khảo bản định mức lao động của một số khách sạn 3 sao khác như khách sạn Flower, khách sạn Thiên Thai… Khách sạn chỉ nên tham khảo không nên áp dụng một cách máy móc vì không có hai khách sạn nào là giống nhau hoàn toàn. Để có được bảng định mức hợp lý nhà quản trị cần phải phân tích kỹ lưỡng đặc điểm kinh doanh của các khách sạn đó so với khách sạn mình để tìm ra sự khác biệt. Khách sạn chỉ nên coi bản định mức lao động của khách sạn khác là cơ sở để xây dưng bản định mức công việc cho nhân viên của khách sạn
- Nhà quản trị cần căn cứ vào khối lượng công việc cần hoàn thành của từng bộ phận trong một thời điểm nhất định, nhu cầu nhân sự cần thiết, sức khoẻ người lao động để có bản định mức công việc chính xác nhất
- Nhà quản trị cần lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên. Đó là thông tin quan trọng là cơ sở để nhà quản trị đánh giá bản định mức công việc ở bộ phận này đã hợp lý chưa? Nếu chưa hợp lý thì phải xác định cụ thể, chính xác là do quá cao hay quá thấp. Muốn thu thập được thông tin phản hồi từ phía nhân viên nhà quản trị của từng bộ phận phải biết tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở để nhân viên có thể thoải mái trao đổi ý kiến của mình. Ngoài ra nhà quản trị cũn g phải khéo léo trong những cuộc giao tiếp mới có thể làm cho nhân viên nói ra những chính kiến của mình. Nhưng những thông tin này chỉ là cơ sở cho việc đánh giá, nhà quản trị cần phải kiểm nghiệm lại những thông tin này có chính xác hay không bằng việc quan sát hành động, thái độ làm việc của nhân viên. Tránh tình trạng “theo đuôi quần chúng”, không có lập trường riêng nhân viên nói gì cũng làm theo.
4.3.1.2 Về tổ chức lao động và công việc a/ Phân công lao động
Phân công công việc là quá trính sắp xếp đội ngũ lao động của khách sạn vào từng vị trí công việc cụ thể nằm nâng cao hiệu quả lao động và tạo động lực làm việc, kích thích sự sáng tạo của lao động trong công việc. Để làm tốt công tác này khách sạn Platinum cần lưu ý một số vấn đề sau
- Dự báo nhu cầu nhân sự sắp tới trong khách sạn xem có sự tăng giảm thế nào và dự báo sự thay đổi nhân sự cụ thể ở tất cả các bộ phận trong khách sạn để có kế hoạch sử dụng lao động hợp lý nhất.Việc dự trù nhu cầu nhân sự cần phải lưu ý đến sự liên kết giữa các bộ phận vì việc thay đổi nhân sự ở bộ phận này sẽ làm ảnh hưởng đến
trật tự của bộ phận kia và ngược lại. Vì thế nhà quản trị trong khách sạn Platinum cần phải xác định rõ vị trí cần có trong thời gian tới để có kế hoạch bổ sung thích hợp. Dự báo xong nhu cầu nhân sự của khách sạn nhà quản trị cần tiến hành đánh giá cung lao động của thị trường rối so sánh cung lao động thị trường với nhu cầu nhân sự của khách sạn. Có 3 xu hướng có thể xảy ra:
+ Nhu cầu nhân sự của khách sạn Platinum và khả năng cung ứng lao độ ng của thị trường cân bằng nhau
+ Nhu cầu nhân sự của khách sạn Platinum vượt quá cung lao động của thị trường. Lúc này cung lao động trở nên khan hiếm việc bổ sung thêm lao động bằng cách tuyển dụng là rất khó.Khách sạn chỉ có cách tăng năng suất lao động, tăng định mức lao động, khuyến khích nhân viên làm thêm giờ và có chính sách đãi ngộ hợp lý
+ Khi cung lao động của thị trường vượt quá nhu cầu lao động của khách sạn. Tức là xảy ra tình trạng dư thừa lao động. Khách sạn cần phải giảm bớt tình trạng tăng ca, giảm bớt tuyển dụng, chấm dứt một số hợp đồng ngắn hạn, khuyến khích nghỉ hưu sớm hoặc sa thải bớt nhân viên. Ngoài ra khách sạn có thể sử dụng tình trạng dư thừa để khắc phục tình trạng thiếu hụt. Tức là sử dụng tình trạng dư thừa ở bộ phận này để bù đắp tình trạng thiếu hụt ở bộ phận khác
- Đặc biệt nhà quản trị trong khách sạn Platinum cần tuân thủ nguyên tắc của bố trí và sử dụng nhân sự là bố trí và sử dụng đúng người, đúng việc, đúng năng lực sở trường. Nhà quản trị cần phải tìm ra tài năng của người lao động và phải biết phát huy tài năng của mỗi người và tìm cách chế ngự hạn chế của mỗi người vì không ai là hoàn hảo,người nhiều tài sẽ lắm tật. Bố trí và sử dụng nhân viên cần đảm bảo phát huy tối đa năng lực, sở trường của họ tránh hiện tượng tài năng lâu ngày không được sử dụng sẽ bị mai một mất. Thực tế không phải nhà quản trị nào cũng nhìn ra được năng lực sở trường của nhân viên. Nhà quản trị trong khách sạn Platinum cũng vậy, họ còn trẻ, kinh nghiệm còn non nớt nên họ cần phải tăng cường tích luỹ, học hỏi kinh nghiệm của các chuyên gia quản trị nhân sự
- Trưởng bộ phận buồng, bàn, bar cần có kế hoạch và phương pháp sử dụng nhân sự một cách khoa học và hợp lý Trưởng các bộ phận này phải có sự quản lý điều hành nhân viên của mình, nếu không có quyết định của trưởng bộ phận thì nhân viên không dám tự ý hợp tác, trao đổi công việc với nhau. Ngoài ra khi bố trí và sử dụng nhân sự cần lưu ý các bộ phận liên quan đến nhau nên bố trí gần nhau cho tiện làm việc.
- Con người là một chủ thể phức tạp, là tổng hoà các mối quan hệ xã hội dựa trên nền tảng sinh học. Vì vậy nhà quản trị trong khách sạn Platinum cần chú ý đến các mối quan hệ tình cảm của nhân viên trong khi bố trí và sử dụng họ. Người lao động sẽ
làm việc tích cực khi có động cơ thúc đẩy, Nếu động cơ càng mãnh liệt thì sự tích cực càng gia tăng. Do vậy nhà quản trị cần phải nắm rõ tâm lý người lao động trước khi phân công công việc cho họ. Do vậy cần phải tạo không khí thoải mái, vui vẻ, tạo niềm vui trong công việc để kích thích sự sáng tạo, đổi mới. Ngoài ra muốn thử thách người lao động nhà quản trị có thể giao cho nhân viên nhiều công việc để tạo sự thách thức. Đó là cơ sở tốt nhất để nhà quản trị trong khách sạn Platinum có thể đánh giá năng lực nhân viên của mình
- Bố trí và sử dụng nhân sự về trước mắt phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm kinh doanh của khách sạn du lịch là có tính thời điểm, thời vụ. Thứ hai là phải hạn chế được một số biến động khủng hoảng kinh tế tài chín ngắn hạn. Vào chính vụ khách sạn Platinum nên sử dụng một số giải pháp như: tăng ca, làm thêm giờ, sử dụng lao động thời vụ, thuê gia công. Vào trái vụ khách sạn có thể cắt giảm tăng ca, làm thêm, cắt giảm các hợp đồng của lao động ngắn hạn, Cử cán bộ nhân viên đi đào tạo, nghỉ phép…. Hoặc nghỉ việc tạm thời. Tăng cường điầu chuyển nội bộ, cắt giảm một số nhân viên có trình độ, năng lực thấp, sử dụng những người có kinh nghiệm cho vị trí quản lý
- Để đánh giá xem sự phân công lao động đã phù hợp với từng cá nhân bộ phận chưa thì ngoài việc quan sát, kiểm tra quá trình làm việc của người lao động thì nhà quản trị trong khách sạn Platinum cần tham khảo ý kiến đóng góp của người lao động. Bố trí nhân sự nên được thực hiện thông qua những cuộc gặp gỡ, trao đổi giữa nhân viên và nhà quản trị. Trong những cuộc trao đổi gặp gỡ thế này biết đâu người lao động mới bộc lộ những năng lực và sở trường của mình. Đó là cơ sở để nhà quản trị bố trí và sử dụng đúng người, đúng việc. Nếu nhà quản trị làm tốt công tác này nhân viên mới vui vẻ, yên tâm làm việc, và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Làm tốt công việc này cũng là cơ sở cho những quyết định luân chuyển công việc giữa các cá nhân, bộ phận
b/ Về nội quy và quy chế làm việc
- Quy định về thời gian làm việc Thời gian làm việc. Như thực trạng đã phân tích thời gian làm việc của khách sạn thường chia từ 2-3 ca đối với các bộ phận tác nghiệp trong đó bộ phận lễ tân là 3 ca, bộ phận bàn là 3 ca , bộ phận buồng và bộ phận bar là 2 ca. Đối với bộ phận bàn bar đặc điểm kinh doanh có tính thời điếm. Trong ngày giờ cao điểm của bộ phận bàn là 11h – 13h, 18h – 20 h, 22h – 24h, giờ cao điểm của bộ phận bar là 7h 30 – 9h 30, 16h – 18h, 20h – 22h . Như vậy nếu khách sạn sử dụng parttime cho các bộ phận này sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phi trong khi sử dụng lao động làm 8h/ ngày. Ngoài ra đối với bộ phận là việc hành chính nhà quản trị cần quản lý sát sao quá trình làm việc vì thực tế nhân viên làm việc trong các bộ phận
này rất khó định mức công việc, nên không có căn cứ chính xác để đánh giá việc hoàn thành công việc ở mức độ nào. Vì vậy cần kiểm tra già soát công việc thực hiện có theo quy trình hay không?, có đảm bảo tiến độ thời gian không? thái độ làm việc ra sao? Tinh thần trách nhiệm thế nào?
- Khách sạn cần phải tạo điều kiện cho nhân viên nghỉ ngơi theo đúng quy định của Nhà nước. Nếu nhân viên là thêm vào các dịp lễ tết thì khách sạn phải bố trí cho nhân viên nghỉ bù vào thời điểm khác. Về thời gian nghỉ ăn trong ca làm việc nhà quản trị không nên cho tất cả nhân viên nghỉ ngơi cùng một lúc mà nên chia làm 2 – 3 đợt nối tiếp nhau.. Còn về thời gian nghỉ ngơi của bộ phận tác nghiệp nhân viên được nghỉ 1 ngày/ tuần nhưng không được nghỉ vào thứ 7, chủ nhật là do lượng khách đến với khách sạn vào thứ 7, chủ nhật thường cao hơn nhiều so với các ngày trong tuần vì vậy khách sạn quy định nhân viên không được nghỉ vào 2 ngày thứ 7 và chủ nhật. Nhưng quy định này của khách sạn chưa phải là chặt chẽ thể hiện nhiều nhân viên rủ nhau nghỉ ngơi cùng một ngày dẫn đến tình trạng thiếu hụt lao động trầm trọng có ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả làm việc. Như vậy khách sạn cần phải bố trí thời gian nghỉ ngơi cụ thể cho từng nhóm nhân viên để tránh hiện tượng nhân viên nghỉ đồng loạt
- Khách sạn nên xây dựng các quy chế làm việc một cách chặt chẽ nghiêm túc, có thưởng phạt công bằng để bắt buộc người lao động phải thực hiện theo tạo nên văn hoá riêng cho khách sạn
c/ Về tổ chức chỗ làm việc
- Việc đầu tư, đổi mới trang thiết bị, cơ sở vật chất cần phải được tính toán một cách kỹ lưỡng. Do tài chính của khách sạn còn hạn chế nên nhà quản trị cần phả i cân nhắc kỹ lưỡng nên đầu tư cho bộ phận nào trước, bộ phận nào sau. Tránh hiện tượng đầu tư không đúng chỗ gây ra lãng phí lớn. Để làm tốt công tác này nhà quản trị cần phải kiểm tra, già soát lại máy móc trang thiết bị, các phần mềm quản lý, phần mềm tính toán nếu máy móc trang thiết bị ở bộ phận nào quá cũ không đảm bảo yêu cầu công việc thì cần phải đổi mới ngay. Nếu trang thiết bị nào cũ nhưng vẫn sử dụng được, vẫn đảm bảo yêu cầu công việc thì chưa cần thiết phải đầu tư, đổi mới. Việc kiểm tra giám soát máy móc trang thiết bị cần thiết phải có mặt của trưởng bộ phận, nhân viên bộ phận đó, nhân viên bộ phận kỹ thuật để đảm bảo tính khách quan. Sau đó phải được sự phê duyệt của ban giám đốc, nếu đồng ý mới tiến hành đầu tư
- Phòng làm việc phải đảm bảo đủ diện tích, ánh sáng, nhiệt đô cho nhân viên làm việc. Nếu phòng làm việc quá nhỏ thì cần phải bố trí sắp xếp lại trang thiết bị làm việc sao cho gọn gàng, tạo khoảng trống để nhân viên có thể làm việc. Ngoài ra nhà quản trị cũng cần phải điều chỉnh lại khu vực làm việc của một số bộ phận. Như có bộ
phận không cần thiết phải có diện tích làm việc lớn như bộ phận kế toán tài chính, bộ phận sale $ maketing, bộ phận nhân sự, những cũng có một số bộ phận đòi hỏi phải có chỗ làm việc thoáng mát, rộng rãi như bộ phận bàn, bar… Như vậy khách sạn phải có sự điêu chỉnh, sắp xếp lại sao cho phù hợp về mặt diện tích, thuận tiện trong hợp tác giữa các bộ phận hơn nữa. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});