7. Kết cấu đề tài
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình
An Lão, tỉnh Bình Định
Đối với mục tiêu hoạt động: Hệ thống kiếm soát nội bộ BHXH phải đạt đƣợc những nội dung sau: Chiến lƣợc, kế hoạch, chính sách phát triển các đối tƣợng mới tham gia BHXH, BHYT, BHTN đồng thời phổ biến cho toàn dân trên địa bàn huyện tham gia BHYT đầy đủ.
Đối với mục tiêu về báo cáo tài chính: BHXH An Lão phải công khai
đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy báo cáo tài chính cũng nhƣ các báo cáo quyết toán theo quy định của chế độ kế toán BHXH và chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
Đối với mục tiêu tuân thủ: Kiểm soát nội bộ ở BHXH phải đảm bảo các
quy định sau luật BHXH, luật kế toán, luật thuế, quy chế của đơn vị và các văn bản khác…
2.3. Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định Bình Định
Để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB đối với hoạt động thu, chi tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định, tác giả đã tiến hành việc khảo sát thực tế thông qua bảng câu hỏi liên quan đến năm thành phần của hệ thống KSNB.
- Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát
Đối tƣợng khảo sát tập trung vào lãnh đạo, cán bộ viên chức, nhân viên đang công tác tại cơ quan Bảo hiểm xã hộị huyện An Lão. Việc khảo sát đƣợc tiến hành dƣới hình thức điều tra bằng phiếu khảo sát. Kết cấu và nội dung của phiếu khảo sát chi tiết ở phụ lục 1.
Mục tiêu của việc khảo sát là để đánh giá các ƣu điểm và tồn tại của hệ thống KSNB đối với hoạt động thu, chi bảo hiểm xã hội, nhận dạng và đánh giá các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong hoạt động thu, chi bảo hiểm xã hội tại đơn vị, từ đó làm cơ sở đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động thu, chi tại Bảo hiểm xã hội huyện An Lão.
Trên cơ sở tài liệu thu thập đƣợc tác giả tiến hành phân loại, xử lý trên máy vi tính bằng phần mềm Excel 2010 để lập và tổng hợp tính toán các chỉ tiêu phục vụ cho mục đích nghiên cứu. Nhằm đánh giá những mặt làm đƣợc và chƣa làm đƣợc trong hệ thống KSNB, sau đó tác giả trao đổi với ngƣời có trách nhiệm cao về hệ thống KSNB các khoản thu, chi tại BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định, những nguyên nhân tồn tại chƣa giải quyết đƣợc và các định hƣớng giải quyết từ đó đƣa ra giải pháp làm cơ sở để hoàn thiện hơn.
Môi trƣờng kiểm soát có ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động thu, chi BHXH
* Đặc thù quản lý
Bảo hiểm xã hội không phải là cơ quan quản lý nhà nƣớc mà là cơ quan hành chính sự nghiệp với chức năng thực hiện chính sách BHXH cụ thể, trong quá trình hoạt động đã thiết lập mối quan hệ 3 bên đó là: ngƣời sử dụng lao động, ngƣời lao động và cơ quan BHXH. Cả 3 chủ thể tập trung vào các vấn
đề chủ yếu là: thu nộp BHXH, hƣởng BHXH, kiểm tra, giải quyết các vấn đề tố cáo, khiếu nại, tố cáo của ngƣời lao động, ngƣời sử dụng lao động với cơ quan BHXH.
Đối với hệ thống BHXH huyện An Lão các phòng nghiệp vụ và đại lý thu BHXH các xã thực hiện theo chế độ thủ trƣởng, đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Giám đốc với vai trò là ngƣời đứng đầu đơn vị, ban hành quy chế làm việc của cơ quan và thƣờng xuyên đôn đốc kiểm tra thực hiện quy chế đó. Trong quy chế có quy định cụ thể và quyền hạn, trách nhiệm của từng cán bộ lãnh đạo cũng nhƣ cán bộ viên chức trong việc điều hành và xử lý công việc. Mọi hoạt động của các phòng phải tuân thủ theo đúng hƣớng quy định của pháp luật, các quy định của BHXH Việt Nam và quy chế của cơ quan. Đây chính là tiền đề quan trọng trong việc thực hiện chức năng KSNB tại BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định.
Ban lãnh đạo cơ quan BHXH huyện An Lão, tỉnh Bình Định luôn có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của sự nghiệp BHXH cũng nhƣ việc đảm bảo an toàn và tăng trƣởng BHXH. Các chủ trƣơng, chính sách, quan điểm của Đảng và Nhà nƣớc về chính sách BHXH luôn đƣợc phổ biến kịp thời tới các cán bộ lãnh đạo, cũng nhƣ toàn bộ viên chức trong cơ quan. Do đó, đảm bảo hệ thống BHXH huyện An Lão luôn thực hiện chế độ, chính sách, pháp luật của nhà nƣớc đạt hiệu quả cao nhất và tiết kiệm chi phí, tạo đƣợc niềm tin đối với ngƣời tham gia BHXH và ngƣời hƣởng chế độ trợ cấp BHXH. Quan điểm này có ảnh hƣởng rất lớn, giúp cho hệ thống KSNB tại cơ quan hoạt động đƣợc thuận lợi.
* Chính sách nhân sự
Trong những năm qua, BHXH huyện An Lão đã xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ, viên chức tƣơng đối đủ về số lƣợng và đảm bảo về chất lƣợng. Cán bộ viên chức trong ngành có trình độ tƣơng đối đồng đều.
Bảng 2.1. Tình hình nhân sự BHXH huyện An Lão
Chỉ tiêu Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Giới tính Nam 11 11 12 Nữ 3 4 5 Tuổi 0 0 0 Dƣới 25 0 0 1 Từ 25 đến 35 9 9 9 Từ 36 đến 45 3 3 3 Trên 45 2 2 2 Trình độ Trên đại học 0 0 0 Đại học 13 13 14 Cao đẳng, trung cấp 1 1 1 Tổng số lao động 14 14 15
(Nguồn: BHXH huyện An Lão)
Tính đến cuối năm 2020 tổng số cán bộ viên chức BHXH huyện An Lão là 15 ngƣời, trong đó có 12 Nam chiếm 80% và 03 nữ chiếm 20%. Hầu hết các viên chức có độ tuổi trẻ từ dƣới 25 đến 35 tuổi là chủ yếu với 10 ngƣời chiếm 66,66%, số viên chức có độ tuổi từ 36 đến 45 có 3 ngƣời chiếm 20%, trên 45 tuổi có 2 ngƣời chiếm 13,33%, theo xu hƣớng gia tăng từ năm 2018 đến năm 2020 cho thấy số viên chức có độ tuổi dƣới 25 tăng so với các độ tuổi khác vì trong những năm gần đây BHXH huyện An Lão chủ yếu tuyển dụng các viên chức trẻ mới tốt nghiệp tại các trƣờng đại học. Về trình độ, số lƣợng viên chức có trình độ đại học chiếm số lƣợng cao nhất với 14 ngƣời chiếm 93,33%. Trình độ cao đẳng, trung cấp với 1 ngƣời chiếm 6,67%. Từ năm 2018 đến năm 2020 số viên chức có trình độ đại học luôn tăng với số
lƣợng cao hơn so với các trình độ khác, qua 3 năm số viên chức có trình độ đại học tăng 1 ngƣời với tỷ lệ tăng 6,67%, nguyên nhân do chính sách tuyển dụng của BHXH huyện An Lão tập trung vào những ngƣời có trình độ cao, bên cạnh đó chính sách khuyến khích các viên chức trong cơ quan đi đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn.
2.3.1. Môi trường kiểm soát
Kết quả bảng câu hỏi khảo sát thu thập đƣợc về môi trƣờng kiểm soát tại BHXH huyện An Lão tác giả tính toán đi sâu làm rõ nhƣ sau:
Bảng 2.2. Kết quả thống kê yếu tố môi trƣờng kiểm soát
STT Môi trƣờng kiểm soát Có Không
01
Xây dựng chuẩn mực đạo đức quy trình làm việc ứng xử. Nhằm nâng cao tính trung thực cho các nhân viên
100% 0%
02
Cơ quan có ban hành đầy đủ các văn bản quy định về quy chế thu, chi bảo hiểm, tuyển chọn nhân sự, quy chế khen thƣởng, triết lý làm việc không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
03 Các cán bộ, nhân viên có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu đạo đức đã đề ra hay không ?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
04 Cơ quan có xây dựng quy chế khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15) 05 Đơn vị có đƣa ra các quy định xử phạt thích
hợp đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, nội quy Cơ quan không ?
86,7% (13/15)
13,3% (2/15)
06
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động tại Đơn vị không?
73,3% (11/15)
26,7% (4/15)
STT Môi trƣờng kiểm soát Có Không
07 Bộ máy tổ chức các phòng, bộ phận của đơn vị hiện đã phù hợp với chức năng nhiệm vụ đƣợc giao không? 86,7% (13/15) 13,3% (2/15) 08
Có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm chuyên môn cho từng Phòng, ban, đơn vị trực thuộc không? 93,3% (14/15) 6,7% (1/15) 09
Phân công công việc có phù hợp với trình độ chuyên môn của Cán bộ Viên chức và ngƣời lao động không? 73,3% (11/15) 26,7% (4/15) 10
Cơ quan có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
11
Đơn vị có thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên không? 73,3% (11/15) 26,7% (4/15) 12
Hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong đơn vị có cùng nhau bàn bạc mục tiêu, định hƣớng và giải pháp thực hiện tại đơn vị không?
100% 0%
13
Ban Giám đốc có nghiên cứu cẩn thận các rủi ro trong hoạt động thu, chi BHXH để có biện pháp khắc phục không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
14 Đơn vị có quan tâm đến việc lập báo cáo định
kỳ không? 100% 0%
15 Đơn vị có thiết lập các kênh báo cáo phù hợp cho từng bộ phận không?
80% (12/15)
20% (3/15)
Về “Xây d ng chu n m c đạo đức quy trình làm việc ứng xử. Nhằm
nâng cao tính trung th c cho các nhân viên”. Với số ngƣời đồng ý có là
15/15 chiếm tỷ lệ cao nhất với 100%. Nhân viên cho rằng đơn vị có xây dựng quy tắc đạo đức ứng xử trong hoạt động cho thấy cơ quan rất chú trọng đến việc xây dựng các quy tắc đạo đức ứng xử. Các quy tắc ứng xử đƣợc phổ biến rộng rãi trong toàn đơn vị. Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng, nên mọi hoạt động đều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực và các quy tắc ứng xử khi làm việc trong nội bộ hay đối với ngoài các cơ quan khác. Nhƣng cần phải nhận thức rằng, xây dựng một môi trƣờng làm việc quy chuẩn không hẳn là chỉ để thể hiện cho ngƣời khác thấy mà còn thể hiện mức độ tƣơng quan khá chặt chẽ với việc xây dựng một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả. Thực hiện tốt công tác này sẽ tạo ra trong đơn vị một môi trƣờng làm việc thân thiện, phối hợp làm việc với nhau trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Mặt khác, nó còn giúp cho mối quan hệ làm việc giữa các công chức, giữa cấp trên và cấp dƣới mật thiết chặt chẽ trên tinh thần vì công việc đúng quy định hành chính nhà nƣớc. Còn đối với lãnh đạo thì bên cạnh việc thực hiện tốt các quy tắc ứng xử, thì còn phải có sự công minh, minh bạch trong công việc, mọi việc đƣợc giải quyết trên tinh thần công bằng. Phải luôn kiểm soát đƣợc toàn bộ quá trình làm việc cũng nhƣ hoạt động của đơn vị để hạn chế tối đa những sự cố sai sót xảy ra. Nhƣ vậy, thì việc xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho các bộ phận trong đơn vị phát huy hiệu quả, công tác giám sát thực hiện chặc chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận, tạo nên một môi trƣờng làm việc thân thiện. Đây là cơ sở để Bảo hiểm xã hội huyện An Lão xây dựng đƣợc một môi trƣờng làm việc hiệu quả và dễ dàng kiểm soát.
- Cơ quan có ban hành đầ đủ các văn bản qu định về quy chế thu, chi bảo hiểm, tuyển chọn nhân s , quy chế khen thưởng, triết lý làm việc. Và các cán bộ, nhân viên có th c hiện nghiêm túc các yêu cầu đạo đức đã đề ra hay
không. Với số ngƣời đồng ý là 14/15 chiếm tỷ lệ 93,3% nhân viên cũng đồng
ý rằng cơ quan có ban hành đầy đủ các văn bản quy định về quy chế thu, chi bảo hiểm, tuyển chọn nhân sự, quy chế khen thƣởng, triết lý làm việc. Và có 93,3% ý kiến đồng ý rằng các cán bộ, nhân viên có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu đạo đức đã đề ra. Bên cạnh đó thì vẫn còn một số ít cán bộ, nhân viên chƣa thực hiện tốt quy tắc ứng xử, các yêu cầu đạo đức mà cơ quan đã đề ra 1 15 ngƣời chiếm tỷ lệ là 6,7%).
Cơ quan có xây dựng quy chế khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng. Và đơn vị có đƣa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, nội quy Cơ quan không. Có 14 15 ngƣời đồng ý chiếm tỷ lệ 93,3% ý kiến khẳng định cơ quan có xây dựng quy chế khen thƣởng, kỷ luật rõ ràng. Và đơn vị có đƣa ra các quy định xử phạt thích hợp đối với việc vi phạm các quy tắc ứng xử, nội quy Cơ quan. Nhƣng vẫn còn 2 15 ngƣời chiếm tỷ lệ 13,3% ý kiến cho rằng việc xử phạt này vẫn chƣa tiến hành hợp lý.
Cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động tại đơn vị thì có 11 15 ngƣời chiếm tỷ lệ 73,3% ý kiến đồng ý Lãnh đạo Bảo hiểm xã hội không thể quản lý hết đƣợc quá trình làm việc của các các nhân viên trong toàn đơn vị nếu nhƣ không có một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả và xuyên suốt. Thông qua hệ thống mạng nội bộ, hệ thống công văn online, lãnh đạo truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả. Công tác chỉ đạo điều hành đƣợc thuận lợi. Cấp dƣới đề xuất công việc báo cáo kịp thời cho lãnh đạo cấp trên, không chờ đợi họp cơ quan mới báo cáo. Có nhƣ vậy thì công tác quản lý, điều hành mới đƣợc đảm bảo và tạo ra một môi trƣờng kiểm soát tốt. Mặt khác, cũng cần phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận đƣợc linh hoạt để đem lại hiệu quả cao. Ngoài ra, chúng ta còn phải quan tâm đúng mức về chất lƣợng thông tin để cho việc
truyền tải có hiệu quả. Nếu nhƣ xây dựng đƣợc một hệ thống truyền tải thông tin tốt nhƣng yếu kém về chất lƣợng thông tin thì có thể sẽ làm tăng thêm nguy cơ rủi ro. Nhƣ vậy, để việc truyền đạt thông tin đạt hiệu quả thì bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu truyền tải thông tin tốt thì cũng phải đẩy mạnh về chất lƣợng thông tin, nâng cao công tác chọn lọc thông tin sao cho những thông tin cung cấp cho các cấp lãnh đạo là các thông tin cần thiết, rõ ràng, ngắn rọn, dể hiểu thì cơ chế kiểm soát mới đạt hiệu quả cao nhất.
Và bộ máy tổ chức các phòng, bộ phận của đơn vị hiện đã phù hợp với chức năng nhiệm vụ đƣợc giao có 13 15 ngƣời đồng ý chiếm tỷ lệ 86,7%. Cơ quan đã có sự phân định quyền hạn và trách nhiệm chuyên môn cho từng Phòng, ban, đơn vị trực thuộc có 14 15 ngƣời đồng ý chiếm tỷ lệ 93,3%. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng, việc phân công, công việc là chƣa phù hợp với trình độ chuyên môn từng nhân viên, cụ thể có 4 15 ngƣời chiếm 26,7% số ngƣời đƣợc khảo sát cho rằng công việc của họ chƣa phù hợp với trình độ chuyên môn, chƣa đảm bảo đúng ngƣời đúng việc.
Cơ quan có tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao nghiệp vụ chuyên môn với số ngƣời đồng ý là 14 15 ngƣời chiếm 93,3%. Nhƣng có 26,7% ý kiến cho rằng đơn vị lại không thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên.
Tất cả đối tƣợng khảo sát 15 15 ngƣời chiếm tỷ lệ 100% đều đồng ý rằng hàng năm, Ban lãnh đạo và cán bộ chủ chốt trong đơn vị có cùng nhau bàn