7. Kết cấu đề tài
2.3.4. Thông tin và truyền thông
Kết quả bảng câu hỏi khảo sát thu thập đƣợc về thông tin và truyền thông tại BHXH huyện An Lão, cụ thể:
Bảng 2.5. Kết quả thống kê yếu tố Thông tin và truyền thông
STT Thông tin và truyền thông Có Không
01
Đơn vị có hệ thống tiếp nhận, xử lý, truyền đạt thông tin (nhƣ Internet, máy chủ, mạng Lan, phần mềm…) không?
100%
(15/15) 0%
02
Các nhân viên có đƣợc khuyến khích báo cáo những điều nghi ngờ không hợp lý cho ban lãnh đạo, cán bộ quản lý trực tiếp không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
03 Các thông tin bên ngoài về chính sách pháp
luật có đƣợc cập nhật kịp thời không? 100% 0%
04
Các thông tin nội bộ của đơn vị có đƣợc phổ biến triển khai kịp thời đến các đơn vị trực thuộc không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
05 Nhân viên trong cơ quan có báo cáo ngay lập tức các sự cố xảy ra cho ngƣời quản lý không?
80% (12/15)
20% (3/15)
06 Thông tin của ngƣời cung cấp có đƣợc đơn vị
xử lý phản hồi không? 100% 0%
07
Công tác kế toán của đơn vị có đƣợc thực hiện bằng phần mềm và quản lý kiểm soát đƣợc toàn bộ nghiệp vụ kế toán không?
100% 0%
08
Hệ thống thông tin kế toán của đơn vị có thể sẵn sàng cung cấp thông tin cho các bộ phận để kiểm tra đối chiếu không?
100% 0%
09
Hoạt động thu, chi tại các đơn vị trực thuộc của đơn vị có đƣợc tin học hóa bằng phần mềm và hệ thống máy tính không?
STT Thông tin và truyền thông Có Không
10
Các tổ trƣởng, tổ phó các tổ nghiệp vụ có thƣờng xuyên báo cáo tình hình công việc cho lãnh đạo để họ đƣa ra những chỉ đạo kịp thời không ?
100% 0%
11
Thông tin cần thiết có đƣợc truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thông suốt không ?
100% 0%
12
Các cán bộ, nhân viên có hiểu vai trò và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện công tác thu, chi hay không ?
100% 0%
13
Các văn bản, nghị định, thông tƣ, luật BHXH, luật BHYT có đƣợc cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời hay không ?
100% 10%
14
Lãnh đạo có kiểm tra nguyên nhân và đƣa ra hƣớng khắc phục, giải quyết kịp thời cho ngƣời tham gia BHXH, BHYT không ?
100% 10%
15
Có cung cấp thông tin và tình hình đóng BHXH (chức vụ, mức lƣơng, thới gian tham gia,…) khi lãnh đạo, có cơ quan có liên quan (BHXH tỉnh, Phòng Lao động, Liên đoàn lao động,…), hay NSDLĐ, NLĐ yêu cầu không ?
100% 0%
16 Thông tin cá nhân của ngƣời tham gia BHXH, BHYT có đầy đủ và chính xác không ?
73,3% (11/15)
26,7% (4/15)
17
Hệ thống thông tin truyền thông có đảm bảo tuyên truyền các chế độ, chính sách BHXH, BHYT tới toàn dân không ?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
STT Thông tin và truyền thông Có Không
18
Đơn vị có thiết lập đƣờng dây nóng hay hộp thƣ góp ý để có thể kịp thời giải quyết những khiếu nại, góp ý của ngƣời SDLĐ hay nhân viên đơn vị không ?
100% 0%
19
Lãnh đạo có khuyến khích các cán bộ, nhân viên báo cáo các nghi ngờ hành vi vi phạm và có sẵn sàng lắng nghe và giải quyết một cách có hiệu quả, khen thƣởng kịp thời với nhân viên báo cáo các phát hiện này không?
93,3% (14/15)
6,7% (1/15)
Bảo hiểm xã hội huyện An Lão, tỉnh Bình Định là đơn vị đóng trên địa bàn huyện An Lão, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của BHXH tỉnh Bình Định và BHXH Việt Nam về chuyên môn, chịu sự quản lý về mặt hành chính của UBND huyện An Lão. Do vậy, thông tin truyền thông là nhiệm vụ quan trọng phục vụ công tác quản lý, điều hành của đơn vị. Nhận thức đƣợc vấn đề này, Ban giám đốc rất chú trọng đầu tƣ về trang thiết bị truyền thông (Hệ thống thiết bị phát thanh, máy tính, đƣờng truyền, Website, phần mềm …), hoạt động thông tin truyền thông của đơn vị rất đa dạng dƣới nhiều hình thức (Công văn, điện thoại, Mail, Website, họp giao ban, Thông báo, Mạng nội bộ với đơn vị chủ quản …), đƣợc chia làm 02 nhóm loại thông tin truyền thông (gọi tắt là nhóm thông tin): Nhóm thông tin bên ngoài và nhóm thông tin bên trong. Nhóm thông tin bên ngoài gồm các thông tin tiếp nhận sự chỉ đạo điều hành từ cấp trên (BHXH tỉnh Bình Định và BHXH Việt Nam), các văn bản pháp quy của nhà nƣớc, các báo cáo thực hiện từ cấp dƣới và các thông tin truyền đi từ Ban giám đốc nhƣ: Báo cáo hoạt động về tình hình thu-chi các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, công văn trả lời cho cơ quan chức năng, điện thoại trả lời, văn bản chỉ đạo,… Nhóm thông tin bên trong gồm
các hoạt động thông tin truyền thông trong nội bộ đơn vị, để phổ biến chủ trƣơng, chính sách, tiếp nhận thông tin hoạt động để quản lý, giám sát, xử lý, điều hành, phối hợp triển khai đồng bộ, kịp thời hiệu quả. Qua khảo sát, nhìn chung hệ thống thông tin đƣợc ghi nhận đầy đủ, chính xác, kịp thời và đƣợc cập nhật đầy đủ vào hệ thống phần mềm SMS (Social Security Management System) để quản lý thông tin các các đơn vị và đối tƣợng tham gia BHXH. Và thông qua các kênh thông tin truyền thông nhƣ báo, đài, các tờ rơi, nhằm tuyên truyền các chính sách chế độ BHXH đến toàn dân. Nhƣng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số sai xót do NLĐ cung cấp thông tin cá nhân không chính xác (4 15 ngƣời chiếm 26,7%), hay họ còn chƣa hiểu hết các chính sách, chế độ BHXH khi tham gia BHXH do việc tuyên truyền còn chƣa đƣợc đẩy mạnh.
Đối với công tác quản lý, thông tin và truyền thông góp phần quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của Ban giám đốc. Hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hƣớng dẫn về các chính sách và các báo cáo kế toán là phƣơng tiện truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị. Thông qua đó cấp quản lý biết đƣợc tình hình tài chính, hoạt động chung của đơn vị cũng nhƣ của từng bộ phận. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của một hệ thống thông tin trong đơn vị. Khi thông tin trong đơn vị đƣợc cập nhật kịp thời, chính xác sẽ giúp cho lãnh đạo đơn vị cũng nhƣ những bộ phận tham mƣu và các đối tƣợng liên quan có thể nắm rõ thông tin đƣợc nhanh nhất. Bên cạnh đó, còn giúp cho lãnh đạo đơn vị nhìn đƣợc toàn diện, chân thật hơn về tình hình thực tiễn và qua đó đƣa ra các quyết định cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế xã hội của địa phƣơng cũng nhƣ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Đồng thời, còn nắm bắt đƣợc các doanh nghiệp có thể xảy ra rủi ro để có biện pháp đối phó và hƣớng giải quyết
phù hợp, đúng pháp luật quy định.