Công ty TNHH Du Lịch và Thương Mại Tân Hồng Hà làm việc theo chế độ tuần làm việc 6 ngày, nghỉ thứ 7 và chủ nhật, ngày làm việc 8h. Dưới đây là những tác nghiệp chính trong công tác quản lý nhân sự tại công ty:
Quản lý hồ sơ nhân viên: Thông tin về nhân viên của công ty bao gồm quản lý về hồ sơ nhân viên như: Mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, quê quán, địa chỉ, điện thoại, chức vụ, số CMND, email, chi nhánh, phòng ban, bằng cấp,…
Quản lý lương: Nhân viên phòng kế toán sẽ tính lương theo mức lương cơ bản và các chính sách phụ cấp của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ. Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó.
Khen thưởng, kỷ luật: Nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự thường xuyên theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên theo thông tin từ các trưởng phòng, thư ký phòng ban, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì nhân viên bộ phận quản lý nhân sự sẽ ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của công ty.
Tuyển dụng: Công việc tuyển dụng của Công ty được tiến hành như sau: Công ty sẽ thực hiện thông báo tuyển dụng trên các trang web tuyển dụng như Jobgo, Vietnamwork, Topcv,..và trên các mạng xã hội khác. Sau khi nhận được hồ sơ xin tuyển dụng của các ứng viên, nhân viên thuộc bộ phận quản lý nhân sự sẽ xem xét từng hồ sơ, hồ sơ nào đạt tiêu chuẩn, yêu cầu đề ra của công ty, sau đó nhân viên nhận sự sẽ gửi mail báo lịch phỏng vấn đến các hồ sơ đạt yêu cầu. Buổi phỏng vấn hoặc bài thi kiểm tra năng lực được tổ chức để lựa chọn ứng viên trúng tuyển. Khi nhân viên ký hợp đồng làm việc thì nhân viên quản lý nhập bằng tay đầy đủ thông tin về nhân viên mới bao gồm các thông tin cá nhân như họ tên, năm sinh, quê quán, phòng ban, chức vụ, trình độ,...thông tin về hợp đồng lao động vào tập sổ hồ sơ nhân sự của công ty.
Tìm kiếm thông tin: Việc tìm kiếm thông tin được tiến hành thủ công, tới phòng quản lý hồ sơ rồi tra cứu trực tiếp trên giấy tờ.
Lưu trữ thông tin: Các hồ sơ lưu trữ thông tin về nhân sự được lưu trữ tại thư viện của công ty. Các hồ sơ sẽ được phân loại, đóng vào trong hộp cứng hay túi đựng và để trên giá đã được gắn nhãn phân loại.
Cuối tháng, cuối quý các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thống kê các thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo. Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cần thông tin như thông tin chi tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,...
Theo thống kê thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ khi thành lập công ty (năm 2000) đến nay, hiện tại thì công ty có hơn 440 người và trong năm 2020 này công ty dự định tuyển thêm nhân viên để chuẩn bị mở rộng thêm các chi nhánh ở khu vực miền Trung và miền Nam. Vậy nên việc quản lý nhân sự là ngày
càng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức cho công ty. Cũng vì thế xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục tiêu lâu dài của công ty.
Quy trình quản lý nhân sự hiện tại trong công ty như sau:
Hình 2.1. Quy trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty
Tuy nhiên hiện tại theo khảo sát thì các công việc quản lý nhân sự của công ty Formatted: Line spacing: Multiple 1.3 li vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng. Điều này được thể hiện thông qua 20 kết quả
của quá trình điều tra: Từ những thực trạng về hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại của công ty, khi được hỏi về nhu cầu cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn toàn mới thì đa số các nhân viên đều cho rằng đó là một công việc cần thiết. Kết quả điều tra sẽ được thể hiện theo các biểu đồ dưới đây:
-Với câu hỏi: “Mức độ hài lòng chung về phương pháp quản lý nhân sự công ty?”
Hình 2.2. Biểu đồ mức độ hài lòng chung về phương pháp quản lý nhân sự công ty
Qua đây có 15% nhân viên hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của công ty, có 10% là cảm thấy bình thường không quá tốt mà cũng không quá tệ và có tới 75% nhân viên công ty không hài lòng về HTTT quản lý nhân sự của công ty. Từ đây có thể kết luận về phương pháp quản lý nhân sự của công ty hiện tại còn kém, hoạt động chưa hiệu quả, có thể sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Vì vậy, cần có biện pháp cải thiện tình hình trên.
-Sau khi biết được thực trạng đó tiếp tục tiến hành điều tra nhân viên công ty với câu hỏi “Mức độ cần thiết xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới?”
Hình 2.3. Biểu đồ mức độ cần thiết xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới
Qua biểu đồ cho thấy có 75% nhân viên cho rằng rất cần thiết phải xây dựng một HTTT quản lý nhân sự mới, có 25% cho rằng là cần thiết.
Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý hầu hết trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ công trên giấy. Sau đó hàng tháng nhân viên phòng nhân sự mới cập nhật
vào Excel; nhân viên phòng nhân sự không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp,báo cáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu.
Sau khi nhận được phản hồi tích cực về việc xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới, tiếp tục tiến hành điều tra nhu cầu cần các chức năng nào trong hệ thống thông qua câu hòi “Nếu cần xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới thì hệ thống cần những chức năng gì?”, thu được kết quả:
Hình 2.4. Biểu đồ đề xuất các chức năng cần có trong hệ thống
Qua biểu đồ cho thấy các chức năng QL hồ sơ nhân viên, QL lương, QL hợp đồng lao động và tìm kiếm thống kê là những chức năng được quan tâm nhiều nhất. Với các chức năng còn lại cũng nhận được những sự quan tâm đáng kể. Đây là tiền đề để Công ty xây dựng HTTT quản lý nhân sự mới.