- Thời điểm ghi nhận doanh thu tùy thuộc vào từng phương thức bán hàng:
1.3.2 Tổ chức kế toán bán hàng trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin ( kế toán máy)
tin ( kế toán máy)
Hiện nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, ứng dụng công nghệ hỗ trợ công tác kế toán ngày càng rộng rãi và hiện đại hơn. Các phần mềm kế toán giúp công tác kế toán được nhanh chóng, dễ dàng và chính xác hơn.
Kế toán máy là dùng máy tính, phần mềm kế toán để hỗ trợ thay thế một phần công việc của người làm kế toán tài cho một đơn vị.
1.3.2.1 Sơ đồ ghi sổ
Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ kế toán máy
Ghi chú:
:Nhập số liệu hàng ngày : In sổ sách, báo cáo cuối năm : Kiểm tra, đối chiếu
(1) Hàng ngày kế toán căn cứ vào Chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin sẽ được tự động nhập vào các sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2 ) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, Trung thực theo thông tin đã được nhập vào trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Sổ nhật ký chung Sổ cái
Sổ nhật ký
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán
MÁY VI TÍNH
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
1.3.2.2 Ưu điểm và hạn chế
* Ưu điểm: Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành công việc kế toán thực hiện được kịp thời, dễ dàng hơn. Thông tin ban đầu cung cấp chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách liên quan đều thể hiện đầy đủ, đúng đắn. Ngoài ra, kế toán máy còn giúp giảm một khối lượng các bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển, … giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán
* Nhược điểm: Đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ để sử dụng được các phần mềm kế toán. Doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy tính và tốn chi phí mua bản quyền phần mềm kế toán.