3.3.1.1. Xác định nhu cầu đào tạo
Tổng Công ty VNPT VinaPhone đã có quyết định số 1634/QĐ-VNPT VNP-
NS ngày 11/12/2015 quy định về thực hiện phân tích, xác định nhu cầu đào tạo, bồi
dưỡng cụ thể như sau: “Hàng năng theo hướng dẫn của Tổng Công ty, các đơn vị
tiến hành rà soát phân tích, xác định nhu cầu đào tạo, bồi dường đối với từng vị trí
chức danh, dựa trên căn cứ: Khung năng lực của từng vị trí chức danh; Năng lực
thực tế của cá nhân và khả năng thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân; Xác định
mức độ, lĩnh vực chuyên môn cần đào tạo, bồi dường đối với từng cá nhân; Nhu cầu
sử dụng lao động cúa đơn vị gắn với kế hoạch tuyển dụng, luân chuyển. Trên cơ sở
đó, tống hợp, đánh giá số lượng, lĩnh vực chuyên môn đào tạo, bồi dưỡng của đơn
vị.”
Hiện tại VNPT Vinaphone đang thực hiện theo đúng định hướng này, và xác
định nhu cầu đào tạo hầu hết dựa trên chủ quan của cán bộ đào tạo, cán bộ quản lý
trực tiếp, và định hướng của lãnh đạo đơn vị đế xác định nhu cầu dựa trên các yếu
tố mà Tổng Công ty đã định hướng. VNPT Vinaphone thực hiện các khóa đào tạo
chung cho nhân viên AM thực hiện khảo sát nhu cầu thông qua bảng khảo sát trực
tiếp nhu cầu của các nhân viên AM từ đó có đánh giá và đưa ra các chương trình
đào tạo, thực hiện chung cho các nhân viên AM, không dựa trên các năng lực yêu cầu của vị trí cũng như thực trạng khoảng cách nàng lực của nhân sự. vẫn còn tình trạng, các đơn vị không sử dụng dữ liệu, phân tích dữ liệu về công việc và hiệu quả
của nhân viên bán hàng để xác định nhu cầu đào tạo và mức độ đào tạo của các cán
bộ nhân viên bán hàng tại Khối KHTC-DN.
Qua trao đổi với đồng chí Trưởng ban nhân sự của VNPT Vinaphone sở dĩ
có tình trạng nêu trên là do có ba nguyên nhân chính: thứ nhất, mặc dù Khối
KHTC-DN đã có cơ sở dữ liệu về nhân viên và các khóa đào tạo mà họ trải qua,
nhưng dữ liệu được lưu khá rời rạc nên việc sử dụng dữ liệu này khi đánh giá nhu
cầu đào tạo của các đơn vị cũng có vướng mắc, nên các đơn vị khi khai thác dữ liệu
này cũng không thực sự đầy đủ, chủ yếu vẫn là dữ liệu về trình độ lao động từ khi
tuyến dụng đầu vào và một số danh sách chương trình đào tạo mà họ đà tham gia;
thứ hai, ngay chính bản mô tả công việc của các vị trí làm việc trong Khối KHTC-
DN cũng chưa được cụ thể và chi tiết đến mức để có thể làm căn cứ đối chiếu với nhu cầu về trinh độ và năng lực để đáp ứng được công việc đó; Thứ ba, Khối
KHTC-DN cũng chưa có chương trình đạo tạo hay đợt hướng dẫn một cách bài bản
nào cho các vị trí quản lý cách lập nhu cầu đào tạo (ngoài nội dung hướng dẫn chung được mô tả trong quy trinh đào tạo).
Đe đánh giá được về nhu cầu đào tạo, tác giả tiến hành khảo sát 300 cán bộ
nhân viên bán hàng tại KHDN đã có thời gian làm việc từ 1 năm trở lên. Các câu trả
lời, đánh giá được thể hiện dưới 5 mức độ: 1 - Rất không đồng ý; 2 - Không đồng ý;
3 - Bình thường; 4 - Đồng ý; 5 - Rất đồng ý. Trên cơ sở đó, tác giả tính toán mức
điểm trung bình đề xác định mức độ đánh giá của công tác xác định nhu cầu đào tạo. Số lượng phiếu phát ra là 300 phiếu, số lượng phiếu thu về là 275 phiếu. Các
phiếu thu về được mã hóa và nhập vào phần mềm exel để thực hiện các bước thống kê mô tả.
Kết quả khảo sát cho thấy, công tác xác định nhu cầu đào tạo tại Khối
KHTC-DN chưa được đánh giá cao. Xét về mặt lý thuyết, có rất nhiều các căn cứ để
xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên bán hàng hàng năm. Ban nhân sự không
thực• hiện• đầy ụ đủ các căn cứ đó đế xác định • nhu cầu đào tạo. • Nhu cầu đào tạo dựa • • trên mong muốn của một số đối tượng để xác định và mang tính chất chủ quan. Do đó, tiêu chí “Các căn cứ đế xác định nhu cầu đào tạo tại công ty là rất đa dạng và
phù hợp”; “Nhu cầu đào tạo được xác định một cách khoa học, khách quan” được
đánh giá với mức điểm trung bình không cao lần lượt là 3,58/5 điểm và 3,21/5
điểm. Do việc thực hiện chưa khoa học, khách quan nên các nhu cầu đào tạo chưa thực sự bám sát với thực tiễn, số liệu khảo sát cho thấy, có tới 28% nhân viên bán
hàng không đồng ý và rất không đồng ý với tiêu chí “Nhu cầu đào tạo được xác định chính xác với thực tiễn yêu cầu” (Mức điểm trung bình đạt 3,42/5 điểm).
Bảng 3.6. Đánh giá của các cán bộ nhân viên bán hàng đối vói công tác “Xác
định nhu cầu đào tạo” tại Khối KHTC-DN
Tiêu chí MÚC độ đồng ý (%) Điểm
TB
1 2 3 4 5
Các căn cứ để xác đinh • nhu cầu đào
tạo tại công ty là rất đa dạng và phù hợp
10,9 13,1 16,4 26,2 33,5 3,58
Nguôn: Tông hợp từ kêt quả khảo sát, 2021 Nhu câu đào tao• •đươc xác đinh môt• •
cách khoa học, khách quan 8,0 26,5 21,1 25,5 18,9 3,21
-V
Nhu câu đào tao• • đươc xác đinh• chính
9,5 — in f r* 0 0 25,5 13,8 ---7-- 32,7 3,42
xác với thực tiên yêu câu
3.3. ỉ.2. Thực trạng xác định mục tiêu đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo: nhằm đánh giá trình độ chuyên môn của người
lao động. Với mỗi chuyên môn đào tạo, công ty có những hình thức đào tạo khác
nhau. Việc thực hiện xác đinh mục tiêu đào tạo trong nhũng năm qua đã được
phòng đào tạo triển khai rất tốt, rõ ràng.
Thông báo về khoá học được gửi đến cho nhân viên đầy đủ: tên khoá học, số
lượng người dự kiến đào tạo, thời gian, địa điểm dự kiến đào tạo, mục tiêu đào tạo
là sẽ cung cấp những kiến thức, kỹ năng gì, đối tượng theo học là ai, trình độ như
thế nào...?
Trên thực tế, các khóa học đào tạo nhân viên bán hàng được Khối KHTC-
DN xác định cụ thể cho từng khóa học xuất phát từ mục tiêu, kế hoạch đào tạo cho
từng giai đoạn của Khối KHTC-DN. Đánh giá chung về công tác xác định mục tiêu
đào tạo tại Khối KHTC-DN đều đã được xây dựng mục tiêu cho từng khóa học đào
tạo. Các mục tiêu được đánh giá là tương đối tốt, cụ thể và sát với yếu cầu thực tiễn. Tuy nhiên, việc xây dựng mục tiêu đào tạo lại chưa đưa ra được bộ tiêu chí để đo
lường việc đánh giá thực hiện mục tiêu. Thông thường các mục tiêu đưa ra cần phải
có các tiêu chí đánh giá đo lường để xác định được mức độ thực hiện mục tiêu. Điều
này là rất quan trọng để có nhũng đánh giá chính xác việc thực hiện mục tiêu để kịp
thời có những điều chỉnh về chương trình đào tạo, nội dung đào tạo nhằm đảm bảo
tính hiệu quả của hoạt động đào tạo.
Kết quả khảo sát cho thấy, các cán bộ nhân viên tại Khối KHTC-DN đều
đánh giá khá tốt về mục tiêu đào tạo. Phần lớn các đối tượng khảo sát đều cho rằng,
mục tiêu đào tạo được xây dựng cụ thể, rõ ràng cho từng giai đoạn (mức điếm trung
bình đạt 3,97/5 điểm); Mục tiêu đào tạo có tính khả thi (4/5 điểm) và mục tiêu đào
tạo phù hợp với thực tiễn tại Khối KHTC-DN (4,39/5 điểm).
Bảng 3.7. Đánh giá của các cán bộ nhân viên bán hàng đôi vói công tác “Xác
định• •mục tiêu đào tạo” • •tại Khối KHTC-DN
9 r
Tiêu chí
Mức độ đồng ý (%) Điểm
TB
1 2 3 4 5
Muc• •tiêu đào tao cho nhân viên bán
hàng được xây dựng cụ thể rõ ràng
cho từng giai đoạn, từng khóa học
0,0 0,0 14,9 30,9 54,2 4,39
Muc• •tiêu đào tao cho nhân viên bán
hàng có tính khả thi cao 0,0 0,0 18,9 27,6 53,5 4,35
Mục tiêu đào tạo phù hợp với bối
cảnh thưc tiễn của • Khối KHTC-DN 0,0 0,0 30,2 26,2 43,6 4,13
Nguôn: Tông hợp từ kêt quả khảo sát, 2021
3.3.2. Xây dụng kế hoạch đào tạo
Theo quy định tại VNPT Vinaphone đối với công tác lập kế hoạch đào tạo,
bồi dưỡng, đã quy định tại quyết định số 1634/QĐ-VNPT VNP-NS ngày
11/12/2015: “Trên cơ sở phân tích, xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng nêu trên, đơn vị lập danh mục các lĩnh vực cần đào tạo, bồi dưỡng; số lượng và dự kiến kinh
phí gửi báo cáo Tổng Công ty”.
Đây là quy định và cũng là hướng dẫn chung đề triển khai thực hiện xác định
nhu cầu đào tạo, lựa chọn nội dung, và lập kế hoạch đào tạo hiện nay đang được
thực hiện tại VNPT Vinaphone. Tuy nhiên, để triển khai công tác lập kế hoạch đào
tạo nhân viên bán hàng thì cần phải có những hướng dẫn, quy định cụ thể để các
đơn vị thực hiện triển khai, ví dụ như quy định về xác định khoảng cách nãng lực và
quy định về cấp độ khoảng cách năng lực tương ứng với mức độ nội dung đào tạo.
Công tác xây dựng kế hoạch đào tạo được thực hiện bởi Ban nhân sự dựa trên xác định nhu cầu đào tạo và nguồn kinh phí cho hoạt động đào tạo. Kế hoạch
đào tạo được xác định theo quý và theo năm. Nội dung của kế hoạch đào tạo được
xác định cụ thể bao gồm các nội dung như sau: (1) Các nội dung đào tạo cụ thể; (2)
Số lớp đào tạo; (3) số lượng nhân viên bán hàng tham gia đào tạo (Có danh sách
nhân viên bán hàng tham gia cụ thê); (4) Giảng viên giảng dạy; (5) Thời gian đào tạo; (6) Phương pháp đào tạo; (7) Kinh phí đào tạo.
Các bản kế hoạch đào tạo thường lập theo quý được lập vào 2 tuần sau của
tháng cuối quý trước, kế hoạch đào tạo theo năm đây là kế hoạch tổng thể cho cả
một năm, với dự kiến về nội dung đào tạo, thời gian đào tạo và đối tượng đào tạo
nhưng chưa chi tiết, cụ thể hóa và thường được lập vào tuần thứ 3 của Quý IV để
trình ký Ban giám đốc Tổng Công ty phê duyệt làm căn cứ cho các đơn vị thực
hiện. Tuy nhiên, không phải lúc nào các bản kế hoạch này cũng được lập và phê
duyệt đúng tiến độ theo quy trình. Theo số liệu thống kê từ Ban nhân sự của VNPT
Vinaphone cho thấy, trong 1 năm sẽ có 5 bản kế hoạch về đào tạo được xây dựng
bao gồm 1 bản kế hoạch năm và 4 bản kế hoạch quý. Nhưng trong giai đoạn 2017 - 2020, vẫn có tới 5 bản kế hoạch (Trong đó có 4 bản kế hoạch quý và 1 bản kế hoạch
năm) bị chậm thời gian lập kế hoạch. Trong 15 bản kế hoạch được xây dựng đúng
tiến độ thì có tới 4 bản kế hoạch bị phê duyệt muộn. Qua quá trình trao đồi với
trưởng Ban nhân sự và Giám đốc bộ phận bán hàng của Khối KHTC-DN nguyên
nhân của việc lập kế hoạch quý và năm bi muộn là do sự khó khăn trong việc xác
định nguồn kinh phí cụ thể cho từng khóa học. Việc phê duyệt chậm của Ban giám
đốc do đơn vị e ngại không dám nhắc Ban Giám đốc ký duyệt kế hoạch mặc dù thời
gian triển khai đã gần đến. Điều này thể hiện tâm lý chung của nhân viên cũng như
cán bộ quản lý cấp trung gian, nhưng cũng thể hiện sự thiếu kiên quyết của đơn vị chức năng là Ban nhân sự trong việc đảm bảo tiến độ các công việc do đơn vị mình
phụ trách.
Theo kế hoạch, trong giai đoạn 2017 - 2020, số nội dung đào tạo, số lớp đào
tạo, kinh phí đào tạo cũng như số lượt đào tạo có xu hướng gia tăng qua các năm.
Điều này cho thấy được sự quan tâm của Ban giám đốc với đội ngũ nhân viên bán
hàng, về nội dung đào tạo đã có sự gia tăng từ 3 nội dung (năm 2017) tăng lên 4 nội dung đào tạo (năm 2020). Các nội dung thường được đào tạo đối với đội ngũ nhân viên bán hàng khối TC-DN bao gồm: Tập huấn, đào tạo sản phẩm mới; Tập huấn đào tạo các chính sách mới trong bán hàng; Đào tạo phát triền kỹ năng bán hàng;
Đào tạo kỹ năng giao tiêp và xử lý các tình huông trong bán hàng. Nhìn chung, các
nội dung đào tạo được đánh giá là tương đối đầy đù, bám sát với các kỹ nàng cần
thiết của nhân viên bán hàng nhưng lại không sát với khung năng lực của đội ngũ
nhân viên bán hàng.
Số lớp tham gia đào tạo cũng gia tăng đáng kế từ 86 lớp đào tạo (năm 2017)
tăng lên 124 lớp đào tạo (năm 2020). Nguyên nhân của sự gia tăng số lớp đào tạo là
sự gia tăng về nhân viên bán hàng cũng như sự gia tăng về số nội dung đào tạo. số
lượt nhân viên bán hàng tham gia đào tạo cũng gia tăng đáng kể từ 2.454 lượt nhân
viên (2017) tăng lên 3.803 lượt nhân viên (năm 2020). Một điểm đáng ghi nhận là
nguồn kinh phí cho công tác đào tạo đã gia tăng đáng kể trong giai đoạn này. Cụ
thể, năm 2017, kinh phí đào tạo đạt 2.225 triệu đồng. Đen năm 2020, kinh phí đào
tạo cho đội ngũ nhân viên bán hàng đã tăng lên và đạt 3.812 triệu đồng. Điều này
cho thấy được sự quan tâm của Ban giám đốc đối với sự phát triển của đội ngũ nhân
viên bán hàng ngày càng gia tăng.
Bảng 3.8. Kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng của Khối KHTC-DN tại VNPT
Vinaphone
Tiêu chí ĐVT 2017 2018 2019 2020
Số nội dung đào tạo Nội dung 3 4 4 4
Số lớp đào tạo Lớp 86 102 115 124
Số lượt tham gia Lươt• 2.454 3.136 3.516 3.803
Kinh phí đào tạo nhân viên
bán hàng
rT“’ • /\ -4-
Triệu đông 2.225 2.990 3.409 3.812
Nguôn: Ban nhân sự, 2017 - 2020
Đánh giá chung về công tác lập kế hoạch đào tạo khá chi tiết và cụ thể. Kế
hoạch được xây dựng tương đối đầy đủ nội dung theo từng quý. Đảm bảo được cơ
bản được các yêu cầu của kế hoạch đào tạo là chỉ ra được các tiêu chí cần đạt, chỉ ra
tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm, các nội dung về thời gian, kinh phí ... được thể
hiện rõ ràng và bản kế hoạch được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền. Tuy nhiên, thời gian lập kế hoạch vẫn còn chậm, phê duyệt chậm dẫn đến kế hoạch bị chậm
triên khai và ảnh hưởng tới quá trình săp xêp công việc của các nhân viên bán hàng được cử đi đào tạo.
Kết quả khảo sát đội ngũ nhân viên bán hàng tại Khối KHTC-DN cho thấy, các cán bộ nhân viên bán hàng đánh giá rất tốt đối với tính cụ thể, chi tiết, công khai
và thời gian đào tạo phù hợp. Theo các cán bộ nhân viên bán hàng, nội dung bản kế
hoạch đào tạo nội dung nào, những ai tham gia đào tạo, thời gian tham gia đào tạo
đều được lập • • X một• cách chi tiết và cụ • thể. Bên cạnh đó, • X bản kế hoạch• đào tạo • đều
được công khai minh bạch trong toàn bộ Khối KHTC-DN. Ngoài ra, thời gian đào
tạo được sắp xếp tập trung tương đối hợp lý vào các buổi cuối tuần, phù hợp với đội ngũ nhân viên bán hàng trẻ tuổi. Theo đó, các tiêu chí như “Kế hoạch được lập cụ thể, rõ ràng chi tiết”; “Ke hoạch đào tạo được công khai trên toàn Tổng công ty”;
“Thời gian đào tạo phù họp với cán bộ nhân viên bán hàng” được đánh giá với mức
điểm trung bình rất cao đều trên 4 điểm. Tuy nhiên, do việc xác định nhu cầu đào
tạo vẫn còn mang tính chủ quan, nội dung đào tạo được xác định chủ yếu thông qua
yếu tố kinh nghiệm của cán bộ nhân viên, nên các tiêu chí phản ánh về tính thực