Duy trỡ vận hành hệ thống QLCL
Hàng tuần lập kế hoạch làm việc với cỏc đơn vị trong Cụng ty về những cụng việc cụ thể, trỡnh đại diện lónh đạo về chất lượng (QMR) phờ duyệt. Mục đớch chớnh của buổi làm việc là:
− Kiểm soỏt việc ỏp dụng tại cỏc đơn vị.
− Hướng dẫn cỏc đơn vị ỏp dụng nếu đơn vị chưa hiểu đỳng cỏc thủ tục chất lượng.
− Ghi nhận những ý kiến phản hồi của cỏc đơn vị trong quỏ trỡnh ỏp dụng để nghiờn cứu sửa đổi tài liệu.
Kết quả làm việc được trỡnh QMR. QMR sẽ chỉ đạo tiếp cỏc kiến nghị cải tiến hệ thống. QMR giao tiến độ khắc phục với cỏc đơn vị tại cuộc họp giao ban sản xuất hằng tuần. Căn cứ vào kết luận của QMR, Phũng QLCL tiếp tục thực hiện việc kiểm tra hoặc sửa đổi tài liệu tiếp theo.
Lập kế hoạch đỏnh giỏ chất lượng nội bộ
Cụng ty tổ chức đỏnh giỏ chất lượng nội bộ 02 lần/năm. Phũng QLCL lựa chọn chuyờn gia và lập chương trỡnh đỏnh giỏ trỡnh QMR và Tổng giỏm đốc phờ duyệt. Tựy
từng đợt đỏnh giỏ, QMR sẽ nhấn mạnh trọng tõm đỏnh giỏ, QLCL theo dừi nắm bắt quỏ trỡnh đỏnh giỏ của cỏc nhúm để nờu được những mặt được và chưa được của hệ thống và của chuyờn gia đỏnh giỏ. Căn cứ vào kết quả đỏnh giỏ, QMR sẽ cú chỉ đạo tiếp theo đến cỏc đơn vị hoặc cỏ nhõn cú liờn quan.
Xử lý cỏc ý kiến khỏch hàng
í kiến khỏch hàng được chia làm hai loại:
− í kiến khỏch hàng thuộc mảng chớnh sỏch bỏn hàng phũng kinh doanh chuyển đến Tổng giỏm đốc xem xột giải quyết.
− Cỏc ý kiến khỏch hàng về chất lượng sản phẩm, mẫu mó sản phẩm và cải tiến sản phẩm… Phũng kinh doanh chuyển đến phũng QLCL xem xột. QLCL trỡnh QMR phõn cụng đơn vị chức năng thực hiện phõn tớch để trả lời khỏch hàng. Thụng thường ý kiến khỏch hàng hay khiếu nại khỏch hàng liờn quan đến phũng QLCL, Phũng TKCN.
Kiểm soỏt quỏ trỡnh sản xuất
− Kiểm soỏt việc chấp hành kỷ luật cụng nghệ trong cỏc quỏ trỡnh sản xuất theo bản vẽ sản phẩm, bản vẽ cụng nghệ, cỏc quy trỡnh sản xuất.
− Tổ chức cỏc cuộc phõn tớch nguyờn nhõn của cỏc hiện tượng khụng phự hợp, đề xuất cải tiến chất lượng và hướng xử lý cỏc hiện tượng khụng phự hợp.
Theo dừi, tổng hợp số liệu thống kờ cỏc hiện tượng KPH trong quỏ trỡnh sản xuất
Phõn định rừ chức năng cỏc phũng ban chịu trỏch nhiệm quản lý trực tiếp bởi một trong ba Lónh đạo. Phũng QLCL do QMR quản lý trực tiếp nờn mọi cụng việc chủ yếu bỏo cỏo đến QMR.
Bờn cạnh cỏc hoạt động chức năng do QMR chỉ đạo trực tiếp, cú một số việc Phũng QLCL bỏo cỏo trực tiếp đến Tổng giỏm đốc như:
− Đề xuất mụ hỡnh tổ chức của cụng ty thụng qua những tồn tại được phỏt hiện tại cỏc buổi làm việc về hệ thống.
− Đề xuất cỏc biện phỏp quản lý cụ thể đối với cỏc quỏ trỡnh sản xuất.
− Phỏt hiện những tồn tại của hệ thống quản lý của cụng ty để Tổng giỏm đốc chỉ đạo tiếp theo.