Đơn vị: Quyển
Số
TT Phường
Sổ mục kê Sổ địa chính Phường Quận Phường Quận
1 Ngọc Lâm 1 1 16 16 2 Sài Đồng 1 1 17 17 3 Đức Giang 1 1 25 25 4 Ngọc Thụy 1 1 9 9 5 Bồ Đề 1 1 18 18 6 Gia Thụy 2 2 31 31 7 Long Biên 2 2 13 13 8 Thạch Bàn 1 1 19 19 9 Cự Khối 1 1 22 22 10 Giang Biên 1 1 1/8 1/8 11 Thượng Thanh 1 1 12 12 12 Phúc Lợi 1 1 19 19 13 Phúc Đồng 1 1 10 10 14 Việt Hưng 1 1 12 12 Tổng 16 16 231 231
(Nguồn: Chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai quận Long Biên, 2020)
Giai đoạn 2017-2020, công tác cập nhật chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực
hiện thường xuyên tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chính nhánh quận
Long Biên với nội dung chính là cập nhật các biến động đất đai theo hồ sơ giao dịch của người sử dụng đất do bộ phận một cửa chuyển đến và chỉnh lý biến động hồ sơ
địa chính của các tổ chức do Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố gửi về. Dữ liệu được cập nhật chủ yếu ở dạng giấy và bản đồ dạng số; Từ những cố gắng, nỗ lực đó
trong thời gian qua cơng tác lập chỉnh lý, cập nhật và quản lý hồ sơ địa chính được quan tâm và đã có nhiều chuyển biến rõ rệt. Cụ thể: công tác chỉnh lý bản đồ địa
chính đã được thực hiện 267/267 số tờ bản đồ trên địa bàn toàn quận đạt 100%; về sổ mục kê đã được chỉnh lý 16/16 quyển đạt 100%. Sổ địa chính đã chỉnh lý được
Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai tiếp nhận và tổ chức sắp xếp phân loại tài liệu, sản phẩm hàng ngày khi thực hiện các giao dịch của người sử dụng đất, mọi biến động có liên quan; Việc lưu trữ thơng tin chủ yếu ở dạng giấy trong kho lưu trữ, trên giá để tài liệu hoặc hòm sắt; một số tài liệu trong hồ sơ địa chính như sổ
địa chính đã được chuẩn hóa ở dạng số và tồn bộ hệ thơng bản đồ địa chính đã được số hóa để lưu trữ dạng số. Cụ thể: sổ mục kê cấp phường có 16 quyển, cấp
quận có 16 quyển tất cả đều được lưu trữ đúng quy định đảm bảo an tồn, sổ địa chính lưu cấp phường là 231 quyển; cấp quận lưu là 231 quyển.. Việc lưu trữ tài liệu dạng giấy còn ở mức độ thô sơ vẫn dùng kẹp hồ sơ và các cặp 3 dây để giữ
và chứa đựng tài liệu.
Đến năm 2017 việc lưu trữ đã được triển khai tốt hơn với việc lưu trữ tương đối đồng bộ hệ thống hồ sơ địa chính gồm bản đồ, hồ sơ cấp giấy chứng nhận, các
loại sổ sách ... Tuy nhiện, do dữ liệu lưu trữ khá lớn trong khi hệ thống trạng thiết bị còn hạn chế trong thời gian tới cần phải nâng cấp trang bị thêm đặc biệt là hệ thống máy quét, máy tính để tăng cường năng lực lưu trữ của đơn vị.
b. Đánh giá việc quản lý, sử dụng phôi Giấy chứng nhận
Việc quản lý, sử dụng phối giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các giấy
tờ khác hình thành trong q trình thực hiện thủ tục hành chính là nhiệm vụ của Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai được pháp luật đất đai quy định. Trong
giai đoạn từ khi thành lập tới nay, Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận
Long Biên đã tiếp nhận 85.500 phôi giấy chứng nhận QSD đất; đã sử dụng
83.864 phôi giấy chứng nhận, bằng 98,08% số lượng phơi được cấp phát. Nhìn chung cơng tác quản lý, sử dụng phôi giấy chứng nhận được thực hiện khá tốt,
hạn chế tối đa số phôi giấy bị sai hỏng. Ngoài hồ sơ gốc, trước khi trao trả giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Chi nhánh Văn phòng đều phô tô và scan giấy
chứng nhận để lưu trữ theo quy định.
3.2.2.5. Đánh giá kết quả hoạt động “Cập nhật, chỉnh lý, đồng bộ hóa, khai thác dữ liệu đất đai; xây dựng, quản lý hệ thống thông tin đất đai” của Chi nhánh văn phòng Đăng ký đất đai quận Long Biên
Giai đoạn 2017-2020 chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai quận Long Biên
nay, việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính của các thửa đất và biến động đất đai đều được Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận thể hiện khá đầy đủ, kịp
thời và thống nhất. Các thông tin trong hồ sơ địa chính được quản lý, khai thác và sử dụng khá hiệu quả. Các phần mềm đang vận hành tại Chi nhánh gồm:
MICROSTATION (công cụ phần mềm hỗ trợ biên tập, chính lý bản đồ địa chính,
bản đồ khoanh đất…; TK Took: Là phần mềm phục vụ cho tổng kiểm kê, thống kê
đất đai; Phần mềm VILIS đáp ứng được những yêu cầu của công tác quản lý đất đai, đây là công cụ hiệu quả trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai.
3.2.2.6. Đánh giá kết quả hoạt động “Thống kê, kiểm kê đất đai, lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất; chỉnh lý bản đồ địa chính; trích lục bản đồ địa chính” của Chi nhánh văn phịng Đăng kí đất đai quận Long Biên