2 .Lịch sử nghiên cứu vấn đề
2.1.2.1 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý văn thư, lưu trữ
Bộ phận quản lý công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác văn
thư, lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, các biện pháp để thực hiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho cơ quan, thanh tra kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Tại Văn phịng UBND huyện Trùng Khánh có bộ phận văn thư lưu trữ chuyên trách, giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc huyện và đối với UBND cấp xã; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ lịch sử của huyện; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện.
Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh là bộ phận trực tiếp quản lý về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mà cụ thể là Chánh Văn phòng UBND huyện giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Chánh văn phòng được giao trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức các biện pháp thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản; ký thừa lệnh một số loại văn bản. Chánh Văn phòng UBND huyện được lãnh đạo phân công quản lý về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và trực tiếp chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan. Văn phòng UBND huyện là nơi triển khai thực hiện các văn bản về công tác
văn thư, lưu trữ do Nhà nước quy định và Phòng Nội vụ ban hành. Tại UBND huyện Trùng Khánh cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ được đặt trong Văn phòng UBND huyện với tên gọi là bộ phận văn thư, lưu trữ thực hiện các công việc về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo sự phân cơng của lãnh đạo Văn phịng UBND huyện, nhằm giúp cho việc giải quyết các công việc có nội dung liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ được thuận lợi hơn, nhanh chóng đúng chun mơn của nhà lãnh đạo văn phịng hơn.