2 .Lịch sử nghiên cứu vấn đề
2.1.2.1 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
2.2.5.1. Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office trong quản lý văn
quản lý văn bản đến tại văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh
Văn phòng điện tử E-office là một hệ thống phần mềm có chức năng quản lý và cộng tác được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện Website, đơn giản dễ sử dụng; việc ứng dụng văn phòng điện tử E-office trong chỉ đạo, điều hành, quản lý Nhà nước sẽ tạo ra mội trường làm việc hiện đại, chuyện nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ ký năng và nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức, tạo tiền đề để cán bộ, công chức, viên chức sẵn sàng tiếp cận các ứng dung cơng nghệ hành chính hiện đại khác.
Năm 2015, Văn phòng HĐND và UBND huyện Trùng Khánh đã tham mưu cho UBND huyện áp dụng Văn phòng điện tử E-office từ UBND huyện đến các phịng, ban chun mơn. Tuy nhiên trong thời gian này các văn bản đến của cơ quan, ban, ngành, địa phương gửi đến UBND huyện, bộ phận văn thư của đơn vị scan văn bản thành file, rồi chuyển cho Chánh Văn phòng.
Ngày 17/5/2015 Sở Thông tin và Truyền thông, đơn vị tư vấn Bình Minh mở lớp tập huấn phần mềm Eoffice tại UBND huyện Trùng Khánh cho các cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND và UBND huyện, các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện. Tại buổi tập huấn hướng dẫn cho cán bộ, công chức, viên chức cài đặt phần mềm, đưa chương trình phần mềm vào quản lý văn bản. Cách đăng nhập phần mềm E-office, nháy chuột kép vào biểu tượng E-office xuất hiện: Tên máy chủ: Server. Mật khẩu: 123456
Đăng nhập phần mềm E-office, xuất hiện hộp thoại Bkaw eOffice- UBND huyện Trùng Khánh, bấm Văn bản.
Hình 2.1: Quản lý văn bản đến theo hệ thống phần mềm Eoffice
Điền đầy đủ các dữ liệu: Ngày nhận văn bản, số ký hiệu văn bản, tác giả, ngày, tháng văn bản, tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tên đơn vị hoặc cán bộ giải quyết, thời hạn giải quyết xong văn bản, ý kiến của Thủ trưởng cơ quan sau đó bấm Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt.
Hình 2.2: Chuyển văn bản đến các phịng ban chun mơn