2 .Lịch sử nghiên cứu vấn đề
2.1.2.1 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.5. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
2.2.5.4. Những kết quả đã đạt được và hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn
mềm văn phịng điện tử Eoffice trong cơng tác văn thư tại UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng.
Việc ứng dụng phần mềm Eoffice bước đầu làm cho “không gian hành chính” mở rộng hơn so với khơng gian truyền thống, giảm phụ thuộc vào giấy tờ văn bản, giải quyết cơng việc nhanh chóng, chính xác. Qua đó lãnh đạo cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm sốt tốt cơng việc được giao, phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn. Việc làm này có tác dụng thay đổi phương thức quản lý truyền thống sang ứng dụng công nghệ thông tin. Bên cạnh đó cịn giảm chi phí hành chính, giảm phụ thuộc vào giấy tờ, văn bản. Việc ứng dụng phần mềm E-office tạo ra môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ, công chức, viên chức.
Phần mềm hệ thống theo dõi thực hiện nhiệm vụ giúp cán bộ văn thư, lưu trữ của UBND huyện theo dõi các văn bản từ tỉnh gửi về cho UBND huyện để giải quyết, giúp cho việc tiếp nhận và xử lý một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí cho cơ quan.
Trong những năm qua, Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh đã tổ chức hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm giảm bớt các chi phí cho cơ quan trong việc gửi văn bản đi các cơ quan khác, phần mềm và các hộp thư điện tử giúp cho công tác văn thư, lưu trữ trở
nên nhanh chóng thuận tiện hơn, hệ thống thông tin này được hoạt động một cách thơng suốt, nhờ có việc quản lý của lãnh đạo Văn phịng mà tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được hoàn thiện. Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan đã áp dụng một cách chuyên nghiệp vào cơng việc của mình, ln trau dồi kiến thức để phù hợp với yêu cầu của công nghệ thông tin. Việc quản lý của lãnh đạo đã nghiêm ngặt hơn trước đối với việc gửi văn bản đi các cơ quan, đơn vị ngoài đang được gửi qua việc scan văn bản và gửi qua gmail cho các đơn vị, thực hiện việc quản lý hồ sơ công việc qua mạng hay gửi thư điện tử sẽ giúp cho việc giải quyết công việc diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian. Đồng thời giúp cho công tác lưu trữ tài liệu được tốt hơn, tạo thuận lợi cho cơng tác tra tìm tài liệu diễn ra nhanh chóng. Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập hiện nay.
Tuy nhiên, việc triển khai phần mềm vẫn tồn tại những hạn chế nhất định như việc quản lý văn bản đi, đến tại phòng văn thư vẫn theo phương pháp truyền thống. UBND huyện Trùng Khánh hiện nay đã áp dụng việc gửi, nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử tại UBND huyện. Tuy nhiên, các cơ quan khác nói chung, UBND huyện Trùng Khánh nói riêng sau khi phát hành văn bản đi bằng hệ thống mạng điện tử lại in ra, đóng dấu và gửi qua đường bưu điện. Các văn bản từ các cơ quan khác cũng được gửi đến theo hai đường bưu điện và thư điện tử, UBND huyện Trùng Khánh đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký, trình và chuyển giao cho lãnh đạo. Điều này gây tốn kém, lãng phí tiền bạc của cơ quan.