2 .Lịch sử nghiên cứu vấn đề
2.1.2.1 .Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.4. Tổ chức thực hiện các nghiệpvụ văn thư, lưu trữ
2.2.4.6. Hoạt động lưu trữ
Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cơng tác văn thư và cơng tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tại UBND huyện Trùng Khánh, cán bộ văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
a. Phân loại tài liệu lưu trữ
Phân loại tài liệu lưu trữ là một khâu quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Trên cơ sở các văn bản được lưu tại bộ phận văn thư, cán bộ văn thư tiến hành phân loại văn bản theo theo năm, theo tên loại như: Báo cáo, quyết định, cơng văn, tờ trình, thơng báo,…
UBND huyện Trùng Khánh tổ chức lưu trữ theo hình thức tập trung nên tất cả các văn bản đều được lưu trữ tại bộ phận văn thư.
b. Xác định giá trị tài liệu
định thời gian bảo quản cho từng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn đưa vào bảo quản những tài liệu có giá trị.
- Đối với những tài liệu chỉ mang tính chất tham khảo như sách báo,
tạp chí, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn( theo tuần, theo tháng),…được bảo quản tạm thời.
- Đối với những hồ sơ tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) như báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, tài chính,…hay những tài liệu cơ bản về quá trình hoạt động và phát triển của UBND huyện được bảo quản dài hạn.
Qua việc xác định giá trị tài liệu, cán bộ văn thư đã loại ra được những tài liệu hết giá trị và tiến hành tiêu hủy dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phịng. Đồng thời giữ gìn được những tài liệu có giá trị, qua đó nâng cao hiệu quả cơng tác lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh.
c. Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
Hiện tại, UBND huyện Trùng Khánh chỉ có 01 cán bộ văn thư, hầu hết các công việc đều do cán bộ này đảm nhiệm nên cán bộ văn thư khơng có thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ hết sức đơn giản, phòng văn thư chỉ lưu trữ những tài liệu đã qua xử lý, hồn tồn khơng có phim ảnh. Những năm trước đây, cán bộ văn thư cũ của cơ quan không thực hiện tốt công tác lưu trữ, không dựa vào sổ đăng ký văn bản đi, đến hay mục lục hồ sơ nên có rất nhiều tài liệu cịn thiếu, khó bổ sung do các văn bản đã bị thất lạc.
d. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong bộ phận văn thư có trang bị tủ đựng hồ sơ nhưng không phải loại chuyên dụng mà tài liệu được để với các giấy tờ văn bản khác nên vẫn còn sơ sài trong công tác bảo quản tài liệu. Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành quyển để vào trong tủ nhưng khơng có sử dụng kỹ thuật hay biện pháp nào để kéo dài tuổi thọ và chống hư hại cho tài liệu.
- Đối với sổ đăng ký văn bản đến: do số lượng văn bản đến Ủy ban trong một năm rất nhiều nên Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh thường dùng từ 2 -3 quyển để đăng ký văn bản đến. Khi kết thúc một năm, cán bộ văn thư ghim phần đã vào sổ của năm kết thúc và tiếp tục vào sổ cho những năm tiếp theo.
- Tại Văn phòng HĐND, UBND hồ sơ lưu trữ được bảo quản tạm thời
theo thời hạn quy định là một nhiệm kỳ (5 năm). Những tài liệu có giá trị được tiếp tục bảo quản, còn những tài liệu khác được đem đi tiêu hủy.
- Tài liệu của Văn phịng HĐND, UBND khơng có chế độ duy trì nhiệt
độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ.
e. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ của cơ quan được sử dụng để phục vụ nhu cầu cơng việc của các phịng ban đơn vị và các nhu cầu riêng chính đáng.
Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan bao gồm:
- Nghiên cứu tài liệu ngay tại phòng văn thư
- Một số trường hợp đặc biệt do nhu cầu phải sử dụng tài liệu ở ngoài
phịng văn thư thì Chánh văn phịng là người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu bằng văn bản.
f. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ
Để giảm bớt số lượng giấy tờ tài liệu phải lưu trữ bảo quản thì mọi cơ quan, tổ chức đều phải tiêu hủy các tài liệu khơng cịn giá trị về mặt pháp lý. Việc tiêu hủy tài liệu tại UBND huyện Trùng Khánh được tiến hành nhiều lần theo tháng, theo quý dưới sự giám sát, chỉ đạo của Chánh văn phòng.
Sau khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ, hội đồng đánh giá giá trị tài liệu đã lập biên bản các tài liệu hết giá trị sau đó ban hành một quyết định bằng văn bản những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, những tài liệu trùng thừa hay hết thời hạn bảo quản.
bộ văn thư, lưu trữ và lãnh đạo chứng kiến việc tiêu hủy tài liệu.
• Một số ưu điểm, hạn chế của hoạt động lưu trữ.
Đối với công tác lưu trữ tại UBND huyện Trùng Khánh các nghiệp vụ về lưu trữ chưa được tổ chức thống nhất, vì cơng tác lưu trữ chưa được thực hiện do thiếu cán bộ làm công tác lưu trữ, cán bộ văn thư chỉ kiêm nhiệm công tác lưu trữ và mới dựng lại ở việc lưu hồ sơ, văn bản của cơ quan qua các năm. Mặc dù cơ quan thực hiện theo quy chế về công tác lưu trữ, quy định rõ về các nghiệp vụ mà cán bộ lưu trữ phải làm nhưng đến nay cơng tác này chưa được thực hiện, bởi vì tại UBND huyện chưa có cán bộ làm cơng tác lưu trữ chun mơn, diện tích kho lưu trữ chưa đủ rộng để phục vụ cho công tác lưu trữ của cơ quan. Tài liệu những năm gần đây được lưu tại phần mềm E-Office, thuận lợi cho việc tra cứu văn bản, tài liệu.
Các tài liệu từ những năm trước của cơ quan chưa được chỉnh lý nên tài liệu còn tồn đọng nhiều. Đến nay, tại UBND huyện Trùng Khánh chưa quan tâm tới công tác lưu trữ của cơ quan mà mới chỉ dừng lại ở việc đầu tư cho công tác văn thư. Đây là những hạn chế lớn trong công tác quản lý về văn thư, lưu trữ của cơ quan cần nhanh chóng khắc phục. Chánh văn phòng HĐND- UBND huyện cần đề xuất với lãnh đạo UBND huyện để xây dựng kho lưu trữ cho cơ quan và tuyển thêm cán bộ làm công tác lưu trữ để quản lý thống nhất các nghiệp vụ về công tác lưu trữ hơn.
Nhờ việc ban hành ra các văn bản quy định về các quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ mà công tác này những năm qua đã đạt được những kết quả đáng kể, các nghiệp vụ văn thư được tiến hành đúng theo quy định, việc soạn thảo và ban hành văn bản đã được các cá nhân, đơn vị soạn thảo thực hiện theo quy định, việc quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo các bước, tình trạng văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày được hạn chế. Cán bộ văn thư, lưu trữ đã chú trọng hơn trong cơng việc của mình nhờ có văn bản hướng dẫn của cơ quan, việc ban hành ra văn bản hướng dẫn để quản lý thống nhất