2019 – 2021
2.2.1. Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh
- Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh: Chương trình đào tạo Công ty chia ra thành các chương trình như sau:
+ Chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới + Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh + Chương trình đào tạo nhà quản lý
(1) Chương trình đào tạo hội nhập nhân viên mới: Là chương trình đào tạo với những nội dung về kiến thức chung của công ty, được thực hiện thông qua các chương trình được chia nhỏ dưới đây:
STT Nội dung Thời
gian
Địa điểm
Người ĐT
1 Chương trình 1: “WELCOM TO VNPACO MEDIA” (Chào mừng đến với VNPACO MEDIA)
Giới thiệu chung về công ty:
+ Tên, lĩnh vực hoạt động, quy mô tổ chức
+ Mục tiêu, chiến lược phát triển của công ty
+ Sản phẩm – dịch vụ của công ty
+ Cơ cấu tổ chức, bộ máy lãnh đạo, các phòng ban của công ty
- Giới thiệu bản sắc văn hóa của công ty + Giá trị cốt lõi, sứ mệnh của công ty + Văn hóa công ty
+ Quy tắc đạo đức, ứng xử, tác phong làm việc trong công ty
Sáng: 8h– 12h Tại văn phòng Công ty Nguyễn Thị Hường - Nhân viên Hành chính nhân sự
Giới thiệu chính sách, môi trường làm việc
+Chính sách phúc lợi, lương thưởng, quy định khen thưởng – kỷ luật
+Lộ trình công việc, cơ hội thăng tiến
Chiều: 13h30 – 17h15. Tại văn phòng Công ty Nguyễn Thị Hường - Nhân viên
+ Các quy trình thủ tục khi làm việc. + Giới thiệu kỹ về vị trí công việc của
nhân viên mới.
Hành chính nhân sự 2 Chương trình 2:“Đào tạo quy trình làm việc”
Đào tạo về quy trình làm việc:
- Trong đó giới thiệu cho nhân viên mới biết được từng bước tìm kiếm thông tin sản phẩm, dịch vụ của công ty.
- Xác định lĩnh vực ngành nghề, sản phẩm khai thác, trong bước này NVKD phải tìm kiếm thị trường, xác định lĩnh vực ngành nghề và tìm hiểu thông tin ngành nghề khai thác từ các nguồn báo chí, truyền hình, doanh nghiệp khách hàng hoặc Google seach.
-Hướng dẫn nhân viên tìm kiếm khách hàng qua các công cụ tìm kiếm khách hàng như: cốc cốc, Facebook, Báo chí, Các trang chuyên ngành... Sáng: 8h– 12h Tại văn phòng Công ty Nguyễn Thị Hường - Nhân viên Hành chính nhân sự
(2) Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh: Là chương trình đào tạo những kiến thức, kỹ năng, thái độ cho NVKD của Công ty thông qua những chương trình dưới đây:
STT/ Các buổi
Nội dung Thời
gian Địa điểm Người đào tạo 1 Chương trình 3:“Đào tạo về sản phẩm”
- Tên các sản phẩm về truyền hình và quảng cáo
- Phân tích đối tượng khách hàng mua sản phẩm
- Giá trị của sản phẩm mang đến cho khách hàng là gì?
- Giá trị hợp đồng của mỗi sản phẩm
Sáng: 8h– 12h Tại văn phòng Công ty. Nguyễn Thị Hạnh – (TPKD) Trưởng phòng Kinh
- Phân tích mức giá của sản phẩm từng thời điểm
- Cách hỗ trợ về sản phẩm với khách hàng. Như chương trình quảng cáo có có hỗ trợ người dẫn, người nổi tiếng, chuyên gia tham gia có không? Và nếu tham gia mức giá bao nhiêu?
doanh
2 Chương trình 4:“Kỹ năng tư vấn khách hàng”
Trong chương trình lại được chia ra thành 2 chương trình nhỏ: - Kỹ năng tư vấn khách hàng: +Telesales + Gặp trực tiếp - Kỹ năng chăm sóc khách hàng: + Nắm bắt tâm lý khách hàng + Đánh giá khách hàng Chiều: 13h30 – 17h15 Tại văn phòng Công ty. Nguyễn Thị Hạnh - TPKD 3 Chương trình 5:“Kỹ năng chốt hợp đồng” - Cách nhận biết tâm lý khách hàng - Cách nhận dạng nhu cầu sử dụng sản phẩm
- Cách nhận dạng tâm lý của khách khi khách có nhu cầu chốt hợp đồng
- Nhận định thời điểm chốt hợp đồng
- Điều chỉnh âm lượng, giọng nói để dẫn dắt khách hàng Sáng: 8h– 12h Tại văn phòng Công ty. Nguyễn Thị Hạnh - TPKD
(3) Đào tạo nhà quản lý
STT Nội dung Thời
gian điểmĐịa Ngườiđào tạo 1 Chương trình 5: “Quản lý tại VNPACO”
- Đào tạo cách quản lý nhân viên - Cách bố trí, sắp xếp cho nhân viên - Cách lập kế hoạch và ra quyết định - Cách hoạch định Sáng: 8h– 12h Tại văn phòng Công ty. Giám đốc Dương Mạnh Hiếu
- Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam
Trên thực tế quy trình đào tạo tại VNPACO được thực hiện thông qua 4 bước:
Sơ đồ 2.2: Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam
[Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự] Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
(1) Nhu cầu đào tạo hội nhập nhân viên mới:
Xác định nhu cầu đào tạo là khâu đầu tiên của quá trình đào tạo, nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định và hoạt động tiếp theo của đào tạo NVKD. Dựa vào mục tiêu, kế hoạch định hướng hoạt động kinh doanh trong giai đoạn 2019 – 2020 và căn cứ vào thực tế sau đó sẽ xem xét, đánh giá các yếu tố cần thiết đáp ứng và đạt được mục tiêu đề ra.
Xác định nhu cầu là công việc của Phòng Hành chính nhân sự phụ trách cùng với đó là sự phối hợp với bộ phận liên là Phòng Kinh doanh, Phòng Kế toán tổng hợp thực hiện xác định nhu cầu đào tạo của Công ty. Sau khi căn cứ vào tình hình thực tế phòng ban thống nhất được nhu cầu đào tạo. Theo số liệu thu thập có được:
Bảng 2.6: Nhu cầu đào tạo hội nhập của nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam (Trụ sở số 1A Xuân La) giai đoạn 2019 - 2021
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%)
Tổng số nhân viên kinh
doanh 125 100 131 100 110 100
Nhu cầu đào tạo của công
ty 78 62,4 75 57,3 70 63,6
Số lượng được đào tạo theo
nhu cầu công ty 75 96,2 72 96 68 97,1
[Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự]
[Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự]
Biểu đồ 2.1: Số nhân viên tuyển vào giai đoạn 2019 – 2021(Trụ sở số 1A Xuân La)
Qua biểu đồ cho thấy, nhân viên kinh doanh tuyển vào trong giai đoạn 2019 – 2021 có xu hướng giảm. Nguyên có thể kể đến do hoạt động tuyển dụng đang gặp vấn
đề, thêm vào do vấn đề dịch bệnh dẫn đến tuyển nhân viên khó hơn. Hoạt động tuyển dụng và hoạt động đào tạo có sự liên quan mật thiết đến nhau, nếu tuyển được những nhân viên chất lượng sẽ giúp cho hoạt động đào tạo sau này sẽ nhàn hơn.
Hiện nay việc đào tạo hội nhập đối với mỗi nhân sự tại một công ty đóng vai trò rất quan trọng. Từ bảng số liệu, ta có thể thấy được nhu cầu đào tạo hội nhập của của công ty qua các năm có biến động liên tục, từ năm 2019 – 2020 thì nhu cầu đào tạo giảm xuống từ 62,4% xuống còn 57,3%. Từ số liệu này ta có thể đánh giá được chất lượng nhân viên kinh doanh đã được cải thiện và vai trò của công tác tuyển dụng ngay từ đầu vào đã được cải thiện nên nhu cầu để đào tạo NVKD giảm xuống. Năm 2021 nhu cầu đào tạo của công ty tăng 6,3% so với với nhu cầu đào tạo của năm 2020. Việc tăng số lượng nhu cầu đào tạo NVKD một phần do xu hướng về công nghệ số ngày càng phát triển dẫn đến việc đào tạo là vô cùng cần thiết.
Trong giai đoạn 2019 – 2021, nước ta trải qua tình hình dịch bệnh căng thẳng. Đó vừa là thách thức vừa là cơ hội cho doanh nghiệp. Nên việc xác định đúng đối tượng đào tạo vừa đem lại hiệu quả cao vừa tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian đào tạo.
(2) Đào tạo nhân viên kinh doanh:
Cũng giống nhu cầu đào tạo hội nhập trước, để chương trình đào tạo NVKD đạt hiệu quả bộ phận Hành chính nhân sự của Công ty phải xác định nhu cầu đào tạo dựa trên những mục tiêu chung, phương hướng của tổ chức cùng với nhu cầu thực tiễn dựa vào các chức năng khác của quản trị như đánh giá thực hiện công việc để bổ trợ cho hoạt động đào tạo.
Từ những nội dung thảo luận, Phòng Kinh doanh gửi đóng góp ý kiến đưa ra nhu cầu đào tạo lên Phòng Hành chính nhân sự và sau khi được Giám đốc thông qua đưa ra được nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh. Nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh trong giai đoạn 2019 – 2021 được thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 2.7: Nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh của Công ty (Trụ sở số 1A Xuân La) trong giai đoạn 2019 – 2021
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Tổng số nhân viên kinh
doanh 125 100 131 100 110 100
Nhu cầu đào tạo của công
ty 125 100 120 91,6 100 90,9
Số lượng được đào tạo
theo nhu cầu công ty 115 92 115 95,8 100 90,9
[Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự]
Từ bảng trên cho thấy, nhu cầu đào tạo nhân viên kinh doanh của Công ty so với tổng số nhân viên kinh doanh luôn ở mức cao trên 90%. Năm 2019, nhu cầu đào tạo so với tổng số nhân viên kinh doanh chiếm 100%. Từ năm 2020 tỷ lệ giảm xuống cụ thể năm 2021 là 90,9% giảm nhẹ 0,7% so với năm 2020. Mức giảm nhẹ từ năm 2019 trở đi có thể thấy được do tổng số NVKD giảm dẫn đến nhu cầu cũng giảm xuống.
Nguyên nhân dẫn đến nhu cầu đào tạo NVKD ở mức cao như vậy có thể kể đến do tình hình dịch nhân viên phải tham gia đào tạo để cập nhật những thay đổi trong các làm việc thay vì làm trực tiếp tại Công ty như trước kia. Dịch bệnh khiến công nghệ số được lên ngôi được xem là giải pháp hữu hiệu để giúp người lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn, thực hiện hoạt động đào tạo có công cụ, phần mềm hỗ trợ cho bài giảng như Zoom, Meeting được sử dụng nhiều trong Công ty. Ngoài ra hỗ trợ những người NVKD được chủ động tìm hiểu, chia sẻ tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ kinh doanh thông qua học trực tuyến E – learning do đó nhu cầu đào tạo luôn chiếm tỷ lệ lớn để mọi NVKD có thể nắm bắt được những yêu cầu.
Ngoài căn cứ vào mục tiêu, phương hướng của Công ty còn dựa trên nhu cầu mong muốn được đào tạo của NVKD để thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo thông qua tổng hợp các đơn được đào tạo của người lao động.
Bảng 2.8: Khảo sát về nhu cầu đào tạo các kỹ năng cho nhân viên kinh doanh tại Công ty Cổ phần tư vấn chất lượng thương hiệu và truyền thông Việt Nam (Trụ sở số 1A Xuân La)
Yêu cầu công việc
Thực tế NVKD đạt được Thực tế NVKD chưa đạt được
Nhu cầu đào tạo
Quy trình làm việc
- Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ, sản phẩm của công ty qua mạng xã hội - Cách tìm kiếm còn chậm - Kỹ năng tìm kiếm khách hàng Quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng
- Trao đổi được với khách hàng
- Có phản hồi, tương tác với khách hàng - Lấy ý kiến khách hàng - Tư vấn để chốt hợp đồng cho khách rồi nhưng vẫn để tuột mất vì những lý do chủ quan -Kỹ năng chốt hợp đồng Các sản phẩm của công ty - Các sản phẩm về Góc nhìn tiêu dùng, Phim doanh nghiệp, Tiêu dùng 24/7... - Tư vấn thương hiệu
Có một số chương trình chưa nắm hết được nội dung, thời lượng phát sóng và thiếu cập nhật
- Tư vấn sản phẩm
[Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự]
(3) Đào tạo nhà quản lý
Dựa vào kết quả doanh thu,Trưởng phòng Kinh doanh đề xuất lên Phòng Hành chính nhân sự những cá nhân có thành tích về doanh thu. Cá nhân những NVKD có kỹ năng làm việc, thái độ làm việc tốt, nhận thấy có khả năng lãnh đạo cho đi tham gia chương trình đào tạo nhà quản lý. Mỗi năm Phòng Kinh doanh gửi đề xuất đi đào tạo 5 người trong đó chọn 3 người sau đào tạo có đủ khả năng làm trưởng nhóm.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo * Xác định mục tiêu:
Mục tiêu đào tạo nhân lực dựa trên mục tiêu chung, định hướng của của Công ty. Nó làm cơ sở cho bộ phận làm hoạt động đào tạo xây dựng mục tiêu riêng cho mỗi chương trình đào tạo của Công ty. Mục tiêu giúp người làm hoạt động đào tạo vạch ra những kết quả phải đạt được sau khi thực hiện đào tạo.
từng năm 2019, năm 2020, năm 2021 là toàn bộ nhân viên mới có thể nắm được kiến thức cơ bản về công ty bao gồm: cơ cấu, chi nhánh, mục tiêu, chiến lược và các kiến thức về sản phẩm.
Đối với đào tạo nhân viên mới thì cung cấp thông tin ban đầu cho nhân viên về Công ty (lịch sử hình thành Công ty, mặt hàng sản xuất, văn hóa làm việc, quy định, quy tắc nội bộ), về công việc (nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, điều kiện làm việc, chính sách đãi ngộ, lương, thưởng, phụ cấp, …) nhằm tạo được ấn tượng, bầu không khí cũng như hình ảnh, uy tín đối với nhân viên mới. Việc trang bị ngay từ đầu những thông tin và kiến thức cơ bản nhất, sẽ giúp nhân viên tránh khỏi những sai sót và nhanh chóng làm quen với công việc, tạo tâm thế thoải mái, tích cực, giảm lo lắng cho nhân viên mới. Nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian cho các hoạt động lại sau này của Công ty.
- Đánh giá kết quả sau đào tạo: Mỗi nhân viên phải nắm được tối thiểu 85% kiến thức học được.
(2) Với chương trình đào tạo hội nhập: Bổ sung kiến thức, nâng cao kỹ năng cho nhân viên kinh doanh đáp những vấn đề thắc mắc cũng như của NVKD trong quá trình làm trao đổi với khách hàng.
- Mục tiêu sau đào tạo:
+ 90% nhân viên hoàn thành khóa đào tạo
+ 95% NVKD có sự thay đổi về hành vi, nâng cao trình độ thông qua bài kiểm tra
(3) Với chương trình đào tạo nhà quản lý: 3 trong số 5 người cử đi đạt yêu cầu khả năng làm quản lý Team.
* Xác định đối tượng đào tạo
- Nhu cầu đào tạo hội nhập phụ thuộc vào số lượng nhân viên mới tuyển vào của Công ty. Đào tạo nhân viên kinh doanh, đào tạo nhà quản lý phụ thuộc vào nhu cầu đào tạo để lựa chọn những NVKD được tham gia đào tạo. Ngoài ra, với chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh NVKD được khảo sát ý kiến mong muốn đào tạo. Do đó căn cứ vào nhu cầu của Công ty và ý kiến của NVKD để lấy đối tượng được đi đào tạo.
* Nội dung đào tạo
đào tạo cho nhân viên mới Công ty tập trung đào tạo kiến thức chung về Công ty, quy trình làm việc. Còn với chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh thì chủ yếu đào tạo về kỹ năng, thái độ, và kiến thức chuyên sâu về sản phẩm. Chương trình đào tạo nhà quản lý hàng năm chỉ diễn ra một lần do đó nội dung chủ yếu để nâng cao khả năng của người NVKD ưu tú được lựa chọn đào tạo nhằm bổ sung, nâng cao kiến thức cho họ.
*Lựa chọn phương pháp đào tạo
Có nhiều phương pháp đào tạo khác nhau nhưng quan trọng nhất là phải lựa chọn phương pháp phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, năng lực hiện có của nhân viên kinh doanh và chi phí cho đào tạo. Để có được phương pháp đào tạo phù hợp với nhân viên mới Phòng Hành chính nhân sự đã có sự trao đổi với các phòng ban