CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
1.3.7. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban Công ty Indo Trans Logistics
1.3.7.1. Đại hội cổ đông
Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất với những trách nhiệm chính như: thảo luận và xem xét những chính sách ngắn hạn và dài hạn cho sự phát triển của Công ty; quyết định về cơ cấu vốn; xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát gây thiệt hại cho Công ty, cổ đông Công ty cũng như quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty.
1.3.7.2. Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý của công ty và được Đại hội cổ đông bầu ra. Họ có toàn quyền nhân danh Công ty để đưa ra các quyết định, đồng thời có quyền thực hiện các quyền và nghĩa vụ không thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
1.3.7.3. Ban kiểm soát
Là người thay mặt Đại hội cổ đông giám sát các công việc điều hành của Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc xem họ có tuân theo đúng quy định luật pháp hay các điều lệ của Công ty hay không, về các nghị quyết và quyết định của Công ty.
1.3.7.4. Tổng giám đốc
Là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý theo quy định của pháp luật và cũng là người trực tiếp điều hành công ty. Nhiệm vụ của Tổng giám đốc liên quan đến việc tổ chức cơ cấu bộ máy; điều hành và quản lý các phòng ban; chịu trách nhiệm trong việc thưởng phạt hợp lý.
1.3.7.5. Phòng Operations (OPS): Phòng chứng từ - hiện trường
Bộ phận này chuyên về làm thủ tục hải quan, bao gồm 2 nhóm chính:
Nhóm chứng từ: Nhóm này chịu trách nhiệm về các chứng từ giao nhận hàng như: làm hợp đồng; chuẩn bị chứng từ; khai hải quan điện tử;… Ngoài ra, nhóm này còn phải kết hợp với bộ phận điều phối để chuẩn bị cho các quy trình xuất nhập hàng và liên hệ với kế toán nếu có chi phí phát sinh.
Nhóm hiện trường: Nhóm này sẽ lấy lệnh và nhận các chứng từ để chuẩn bị cho các nghiệp vụ tiếp theo. Ngoài ra, các công việc liên quan đến các thủ tục hải quan, đóng thuế xuất nhập khẩu đều là nhiệm vụ của nhóm này.
1.3.7.6. Phòng Sales
Phòng Sales sẽ là người tìm kiếm, chăm sóc và theo dõi hỗ trợ những vấn đề phát sinh trong suốt hành trình hoạt động của từng lô hàng. Ngoài ra, phòng Sales phải là nắm bắt các thông tin để mở rộng thị trường và giá cả vận tải.
18
1.3.7.7. Phòng hành chính - Nhân sự
Phòng Hành chính - Nhân sự chia làm 3 nhóm: Nhóm Hành chính, Nhóm Tuyển dụng - Đào tạo, Nhóm Tiền lương và phúc lợi.
Nhóm Hành chính: sẽ quản lý các thư từ đến và đi từ các phòng ban. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm cho việc quản lý tài sản, văn phòng phẩm cho công ty.
Nhóm tuyển dụng - Đào tạo: có nhiệm vụ bố trí nhân sự phù hợp, tạo điều kiện người lao động phát huy tối đa năng lực của họ. Ngoài việc tuyển dụng lao động mới khi cần thiết, bộ phận này còn đào tạo các kỹ năng giúp nhân viên đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty. Đây cũng là phòng ban tạo ra các hoạt động giữa những nhân viên, các phòng ban với nhau để họ cảm thấy gắn kết hơn.
Nhóm Tiền lương và phúc lợi: sẽ chịu trách nhiệm về việc chấm công, tính lương và các khoản phúc lợi cho nhân viên như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm Bảo Việt, các chế độ ốm đau, thai sản,..
1.3.7.8. Phòng Kế toán
Nhiệm vụ của phòng kế toán là sẽ kiểm tra tình hình luân chuyển dòng tiền, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm cũng như dài hạn cho công ty.
1.3.7.9. Phòng hàng Air và Sea
Phòng này có trách nhiệm chuẩn bị các chứng từ cho từng chuyến hàng như lập Bill (vận đơn), chuẩn bị lịch tàu, chuyến bay. Bên cạnh đó, bộ phận này có nhiệm vụ nhận thông tin từ phòng Sales và liên hệ với các hãng hàng không, hãng tàu để đặt chỗ cho các lô hàng và chuẩn bị chứng từ.
1.3.7.10. Đội xe FTL
Đội xe này là nơi cung cấp các dịch vụ vận tải và cho thuê phương tiện vận tải với nhiều rơ mooc và đầu kéo container.
1.3.7.11. Kho hàng
Đây cũng là nơi cung cấp các dịch vụ nhà kho như: quản lý kho, kiểm soát thống kê, dịch vụ phân phối và kho ngoại quan…
19