Do đặc thù chung của ngành xây dựng và tính chất sản xuất kinh doanh mang tính riêng biệt của Vinaconex cho nên hình thức ký kết hợp đồng của công ty cũng chia làm 2 loại :
- Hình thức hợp đồng nguyên tắc : áp dụng cho việc mua sắm vật tư bên lĩnh vực sản xuất bê tông.
- Hình thức hợp đồng mua bán bình thường : áp dụng cho các loại vật tư bên lĩnh vực xây lắp như vật tư trang trí nội ngoại thất, vật tư điện, vật tư nước…
Bên bộ phận sản xuất bê tông:
Hiện tại việc cung ứng vật tư cho Vinconex 17 vẫn do một số nhà cung ứng truyền thống đảm nhận như là Công ty TNHH TM&DV Thăng Long TNHH, công ty xi măng Khánh Hòa, công ty TNHH đá Liên doanh Hòn Thị… Với các đối tác làm ăn lâu năm này, phòng quản lý vật tư và thiết bị sẽ chịu trách nhiệm gửi phiếu yêu cầu và thực hiện ký kết với phía nhà cung cấp hợp đồng nguyên tắc đã được soạn sẵn bao gồm các nội dung trong hợp đồng như sau:
- Thông tin bên bán và bên mua bao gồm : địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản số (nếu có), người đại diện…
- Các điều khoản quy định chung.
- Điều khoản về hàng hóa : số lượng và chất lượng. - Điều khoản giao nhận hàng hóa.
- Điều khoản về trách nhiệm của bên bán và bên mua. - Điều khoản về dừng giao hàng hoặc hủy bỏ hợp đồng. - Các cam kết chung và hiệu lực thực hiện hợp đồng.
Điều đặc biệt trong hợp đồng nguyên tắc này đó là không đề cập tới giá cả mà giá sẽ được báo lại từ nhà cung ứng vào từng giai đoạn (dựa theo sự biến động của giá cả trên thị trường). Và khi phát sinh biến động giá, nhà cung ứng sẽ có nhiệm vụ thông báo gửi kèm bảng báo giá cho công ty Vinaconex 17. Trên cơ sở thỏa thuận, 2 bên sẽ đưa ra mức giá cuối cùng hợp lý để tiếp tục tiến hành hợp tác.
Trong suốt quá trình hợp tác này giữa 2 bên thì hợp đồng nguyên tắc này được coi là bản hợp đồng mua bán chính thức luôn, tức là sẽ không có ký kết thêm các hợp đồng mua bán nào khác và mọi giao dịch đều được điều chỉnh bởi hợp đồng nguyên tắc này.
Nhận xét:
Nhìn chung việc xác định cung cách hợp tác với nhà cung ứng vật tư qua việc ký kết hợp đồng nguyên tắc tạo điều kiện cho việc mua bán được thuận lợi bởi vì nó đã hạn chế việc phải lập và ký kết nhiều hợp đồng cho những công việc có tính chất tương tự. Tuy nhiên, công ty nên tiến hành ký kết thêm một hợp đồng kinh tế chính thức sau khi ký kết hợp đồng nguyên tắc và đã xác định được giá cuối cùng nhằm đảm bảo việc tuân thủ các nguyên tắc thực hiện các điều khoản hợp đồng và tránh việc kiện tụng đáng tiếc có thể xảy ra.
Bên bộ phận xây lắp:
Sau khi chọn được nhà cung cấp công ty nhanh chóng tiến hành liên lạc lại với nhà cung cấp này xác định lại ít nhất là một lần nữa về thông tin giá cả, phương thức thanh toán và điều kiện vận chuyển. Khi thông tin đã được kiểm định lại một cách chính xác, nhiệm vụ của phòng quản lý vật tư và thiết bị là nhanh chóng soạn thảo hợp đồng. Hình thức hợp đồng được soạn thảo là dạng hợp đồng mua bán vật liệu xây dựng với các nội dung chính như sau :
- Thông tin bên bán và bên mua bao gồm : địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản số (nếu có), người đại diện…
- Các điều khoản về :
+ Hàng hóa, số lượng, giá cả. + Phương thức thanh toán.
+ Thời gian thực hiện và địa điểm giao nhận hàng.
+ Các điều khoản chung gồm : các cam kết buộc cả 2 bên phải thực hiện, điều khoản khi xảy ra tranh chấp…