A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH LONGSINH
2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
. Từ năm 2002 Công ty TNHH Long Sinh đã chuyển đổi cơ cấu quản lý theo ban giám đốc thành cơ cấu quản lý theo ban Tổng giám đốc.
Dưới Hội Đồng Thành Viên là ban Tổng giám đốc bao gồm một Tổng giám đốc và một phó Tổng giám đốc. Đây có thể xem là những nhà quản lý cao nhất tại Công ty có nhiệm vụ điều hành mọi hoạt động diễn ra tại công ty và chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty.
Ban cố vấn cho Công ty gồm một đội ngũ các chuyên gia nước ngoài, chuyên cố vấn cho ban Tổng giám đốc các vấn đề chuyên môn về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Với đội ngũ cán bộ trẻ có năng lực qua đào tạo, cơ cấu gọn nhẹ Công ty có đầy đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong cơ chế mới.
Công ty có ba bộ phận chính bao gồm:
Bộ phận quản lý hành chính: do Tổng giám đốc phụ trách gồm các phòng ban chức năng: phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán, phòng quản lý kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng thu mua. Mỗi phòng ban chịu trách nhiệm thực hiện tốt công việc được giao góp phần hoàn thành tốt mọi mục tiêu chiến lược của Công ty.
a/ Phòng kế toán: phụ trách toàn bộ công việc kế toán: thu chi, giao dịch ngân hàng, tính giá thành, phân bổ chi phí, công nợ nguyên vật liệu, lập bảng cân đối kế toán và hiệu quả kinh doanh trong tháng….và phụ trách cả việc quản lý bộ phận kế toán ở các chi nhánh.
b/ Phòng Quản lý kinh doanh: phụ trách công tác liên lạc khách hàng, soạn thảo hợp đồng thương mại, nhận đơn hàng, liên hệ phương tiện vận chuyển, lập bản kê bán hàng, công tác giao nhận hàng hóa, đối chiếu công nợ với khách hàng, lập các chương trình khuyến mãi, giảm giá, báo cáo định kỳ tình hình kinh doanh cho Ban Tổng Giám Đốc và Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh. Đồng thời theo dõi luôn công việc liên quan tại các chi nhánh.
c/ Phòng kỹ thuật: phụ trách việc thử nghiệm và đăng ký công bố chất lượng hàng hóa, thiết kế bao bì nhãn mác sản phẩm, liên hệ mua nguyên vật liệu trong và ngoài nước. d/ Phòng xuất nhập khẩu: chuyên trách toàn bộ công tác xuất nhập khẩu, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, liên hệ công tác kiểm nghiệm chất lượng hàng hóa, liên hệ phương tiện vận chuyển.
e/ Phòng tổ chức hành chính: phụ trách công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, tính lương, theo dõi bảo hiểm của cán bộ công nhân viên, liên hệ công việc hành chính pháp lý với các cơ quan quản lý Nhà nước, tổ chức sự kiện trong công ty, đồng thời quản lý luôn cả đội xe, bảo vệ, bếp ăn, tạp vụ, y tá.
f/ Phòng thu mua: chuyên đi liên hệ mua tất cả vật tư phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng trong Công ty.
Bộ phận nghiệp vụ kinh doanh do Giám đốc kinh doanh phụ trách quản lý các chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, và các bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản, phân bón lá sinh học, thức ăn tồm giống và nguyên liệu thức ăn chăn nuôi. Mỗi bộ phận kinh doanh có trách nhiệm quản lý kinh doanh khắp các khu vực Bắc, Trung, Nam.
a/ Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: liên hệ khách hàng và phụ trách phân phối và theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của Công ty ở khu vực phía Nam.
b/ Chi nhánh Đà Nẵng: liên hệ khách hàng và phụ trách phân phối và theo dõi công nợ cho tất cả các mặt hàng của công ty ở khu vực phía Bắc.
c/ Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản: tổ chức cho nhân viên nghiệp vụ kinh doanh đi đến tận người tiêu dùng là hộ nuôi thủy sản hướng dẫn kỹ thuật, giới thiệu sản phẩm, giám sát tình hình kinh doanh của khách hàng và nắm bắt thông tin thị trường.
d/ Bộ phận kinh doanh phân bón lá sinh hoc: chức năng và nhiệm vụ như Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản,
e/ Bộ phận kinh doanh thức ăn tôm giống: chức năng và nhiệm vụ như Bộ phận kinh doanh thuốc thú y thủy sản.
f/ Bộ phận kinh doanh nguyên liệu thức ăn chăn nuôi: gồm một đại diện thương mại liên hệ bán hàng cho các nhà máy sản xuất thức ăn chăn nuôi.
Bộ phận sản xuất: do giám đốc sản xuất phụ trách, gồm các phòng KCS, phòng môi trường và các phân xưởng sản xuất bột cá, thuốc thú y thủy sản, phân bón lá sinh học và phân xưởng đóng gói hàng nhập khẩu.
SƠ ĐỒ 2.2:SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY SẢN XUẤT
a/ Phòng KCS: phụ trách toàn bộ công tác kiểm tra chất lượng nguyên liệu, vật tư bao bì, và thành phẩm, đồng thời giám sát chất lượng sản phẩm và qui trình sản xuất trong suốt quá trình sản xuất.
b/ Phòng hóa nghiệm: phụ trách việc kiểm nghiệm các chỉ tiêu chất lượng đối với nguyên liệu và thành phẩm.
c/ Phòng môi trường: phụ trách công tác xử lý nước thải, khí thải, tiếng ồn, vệ sinh môi trường trong tất cả các phân xưởng sản xuất.
d/ Phân xưởng sản xuất bột cá: phụ trách sản xuất từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói bán thành phẩm và thành phẩm.
CÔNG TY TNHH LONG SINH
Bộ phận sản xuất chính Bộ phận cơ khí điện nước Bộ phận hóa nghiệm KCS Bộ phận phục vụ sản xuất PX. Thuốc thú y thủy sản PX. Thuốc BVTV PX. Sản xuất bột cá Lái xe Bảo vệ Thủ kho Bốc xếp tạp vụ Thành phẩm Nguyên liệu Vật tư
e/ Phân xưởng sản xuất thuốc thú y thủy sản: phụ trách sản xuất thuốc thú y thủy sản bao bì nhỏ (từ 250mg(g)-4lit(kg) và sản xuất sản phẩm bao bì lớn (từ 10kg – 25kg) từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
f/ Phân xưởng sản xuất phân bón lá sinh học: phụ trách sản xuất phân bón lá sinh học từ khâu nhập nguyên liệu đến giai đoạn đóng gói thành phẩm.
g/ Phân xưởng sản xuất đóng gói hàng nhập khẩu: các công nhân do Quản Đốc phân xưởng sản xuất thuốc thú y thủy sản kiêm quản lý, phụ trách việc đóng gói dán nhãn hàng nhập khẩu.
h/ Bộ phận thủ kho và giao nhận: phụ trách toàn bộ việc bảo quản, xuất nhập kho vật tư bao bì, nguyên liệu, thành phẩm, đồng thời phụ trách cả đội xe nâng hàng gồm bốn người và đội xe bốc xếp gồm 8 người.
i/ Bộ phận cơ khí điện nước: chuyên phụ trách bảo trì, sửa chữa, chế tạo các thiết bị, máy móc, hệ thống điện nước trong công ty.
Tóm lại, công ty TNHH Long Sinh bố trí cơ cấu sản xuất là tương đối hợp lý, phù hợp với công việc. Các bộ phận với chức năng và quyền hạn của mình đã làm việc khá tốt và có hiệu quả. Các bộ phận trong công ty phối hợp hỗ trợ cho nhau một cách chặt chẽ nên đã giảm bớt thời gian rất nhiều.
Với số hoạt động trong năm qua làm việc rất ổn định và dường như đã đáp ứng được đầy đủ yêu cầu công việc và hoàn thành đúng tiến độ. Do đó đây là một cơ cấu hợp lí đảm bảo cho quá cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục.