Chương 5 : Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
5.2. Tiến trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
5.2.3.2. Các phương pháp đào tạo phát triển cấp quản trị
Vấn đề đào tạo và nâng cao năng lực quản trị là rất cần thiết và ngày càng tỏ ra quan trọng đối với tất cả mọi doanh nghiệp. Sở dĩ như vậy là do các quản trị gia giữ một vai trị quan trọng đối với việc thành cơng hay thất bại trong kinh doanh của các doanh nghiệp. Họ có trách nhiệm nghiên cứu để vạch ra chiến lược đồng thời chỉ đạo việc thực hiện chúng. Ngoài ra họ còn là người quản lý và điều hành mọi hoạt động , kinh doanh khác trong tồn cơng ty. Việc phải đảm bảo khơng ngừng nâng cao chất lượng của các cấp quản trị là một nhiệm vụ quan trọng đặc biệt đối với công tác đào tạo huấn luyện của bất kỳ công ty nào. Để nâng cao chất lượng cho quản trị gia, người ta thường áp dụng các phương pháp đào tạo sau:
ØØ Ø Ø
Ø Phương pháp dạy kèm
Phương pháp này dựa trên cơ sở lôi kéo những nhà quản trị giỏi, có kinh nghiệm tham gia và việc đào tạo những nhà quản lý trẻ. Các học viên sẽ được công ty giao cho những người có kinh nghiệm đi trước trực tiếp kèm cặp, hướng dẫn dưới hình thức thư ký hoặc trợ lý. Nhờ được thường xuyên đi theo cấp trên trong q trình cơng tác nên người học có cơ hội quan sát để học tập kinh nghiệm về cách thức và phương pháp giải quyết công việc của cấp trên. Mặt khác người học cịn có thể được cấp trên , giao phó thực hiện một số cơng việc nên giúp họ nhanh chóng nắm bắt được kỹ năng quản lý điều hành và ra quyết định. Đây là một phương pháp đào tạo rất hiệu quả trong việc truyền đạt kinh nghiệm và kỹ năng quản lý cho các nhà quản trị tương lai vì người học có thể nhanh chóng có được những kinh nghiệm xử lý cơng việc, đặc biệt là các tình huống nan giải mà người dạy đôi khi phải mất rất nhiều năm công tác mới có được. Hơn nữa, việc áp dụng phương pháp này có thể giúp cho người lãnh đạo giao phó bớt các cơng việc cho học viên nên giảm được gánh nặng công việc để tập trung thời gian, sức lực cho các công việc quan trọng. Trong khi đó người học lại có được cơ hội để áp dụng các kinh nghiệm học được vào thực tế nhưng vẫn đảm bảo tính an tồn cho q trình thực hiện cơng việc vì có người cấp trên kèm cặp trực tiếp trong việc phát hiện sai lầm để khắc phục. Tuy nhiên, để đạt được kết quả như ý muốn khi áp dụng phương pháp này thì người được chọn dạy kèm phải có một kiến thức tồn diện về những cơng việc có liên quan đến u cầu cần đào tạo. Đồng thời họ phải là những người mong muốn chia sẻ thông tin với cấp dưới và sẵn lòng mất thời gian để giúp đỡ cấp dưới hồn thành chương trình đào tạo này.
ØØ Ø Ø
Ø Các trị chơi kinh doanh
Để phát triển kỹ năng ra quyết định quản trị cho các học viên, người ta sử dụng một số cơng cụ nhằm mơ phỏng các tình huống kinh doanh thực tế bằng cách chọn lọc một số yếu tố cơ bản nhất cấu thành nên tình huống kinh doanh đó. Việc mơ phỏng
Chương 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
-94-
này thường được hỗ trợ bởi một phần mềm máy tính. Để triển khai trị chơi, người ta chia các học viên thành hai hay nhiều nhóm đóng vai các doanh nghiệp đang cạnh tranh trên thị trưịng một sản phẩm nào đó. Người tham gia sẽ được giao nhiệm vụ giữ vai giám đốc, phụ trách Marketing, phụ trách tài chính, phụ trách nhân sự...Các nhóm phải đưa ra các quyết định của doanh nghiệp mình đóng vai như giá bán, khối lượng sản phẩm bán ra thị trường hoặc các quyết định tăng tồn kho. Các quyết định này sẽ được cập nhật vào chương trính xử lý có sẵn và máy tính nhanh chóng cho ra kết quả đánh giá về tính đúng đắn đối của các quyết định đó. Người tham dự sẽ thấy ngay được mức độ ảnh hưởng các quyết định của họ đối với các nhóm khác như thế nào. Ưu điểm vủa trị chơi kinh doanh:
- Trị chơi rất sinh động vì tính cạnh tranh, hấp dẫn của nó.
- Học viên học được cách phán đốn những gì của mơi trường kinh doanh sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Học viên có cơ hội phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề, đề ra chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp cho doanh nghiệp.
- Học viên được phát triển khả năng thủ lĩnh và khuyến khích khả năng hợp tác, làm việc tập thể.
Nhược điểm chủ yếu:
- Trị chơi kinh doanh địi hỏi chi phí rất cao.
- Học viên chỉ được quyền chọn lựa một trong một số phương án lập sẵn, trong khi đó, thực tiễn thường địi hỏi nhiều phương án thực hiện sáng tạo khác nhau.
ØØ Ø Ø
Ø Nghiên cứu tình huống
Nghiên cứu tình huống là một phương pháp đào tạo nhằm phát triển kỷ năng ra quyết định nhằm giả quyết các vấn đề có tính chất tình huống có thể sẽ diễn ra trong quá trình quản lý, kinh doanh. Để tiến hành phương pháp, trước hết người dạy cần chuẩn bị trước các tình huống, đó thường là các vấn đề trong quản lý, kinh doanh nan giải được xây dựng theo cách đơn giản hố các tình huống có thật để các học viên nghiên cứu giải quyết. Từng học viên sẽ phải nghiên cứu kỹ các thơng tin mà mình đã nhận được từ tình huống để đưa ra các quyết định nhằm giải quyết các vấn đề được đặt ra trong tình huống đó. Quyết định của họ sẽ được so sánh với thực tế đã diễn ra để mỗi người tự đánh giá được tính đúng đắn trong quyết định của mình. Phương pháp này được tiến hành trong lớp học dưới sự điều khiển chung của một giảng viên có kinh nghiệm.
Ø Ø Ø
ØØ Phương pháp hội nghị
Phương pháp hội nghị, hội thảo là một phương pháp huấn luyện thông qua việc các học viên cùng nhau thảo luận nhằm mục đích giải quyết một nhiệm vụ cụ thể nào đó được giao cho cả nhóm dưới sự điều khiển của một người phụ trách. Người này giữ vai trò là người tổ chức và duy trì cuộc thảo luận sao cho nó được tiến hành trơi chảy
Chương 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
-95-
và không có những ý kiến đi quá xa vấn đề thảo luận dẫn đến lạc đề. Người này cho phép và lắng nghe tất cả tất cả các thành viên trong nhóm hội thảo tự do đưa ra ý kiến của mình về các biện pháp cần áp dụng để giải quyết vấn đề. Nếu nhóm thảo luận gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề thì ơng ta có trách nhiệm đưa ra gợi ý để định hướng cho nhóm tiếp tục thảo luận nhằm để đi đến kết qủa cuối cùng. Ưu điểm của phương pháp này là các thành viên tham gia khơng nhận thấy mình đang được huấn luyện mà họ có cảm giác họ đang trực tiếp tham gia giải quyết các vấn đề khó khăn trong cơng việc hàng ngày của họ.
ØØ Ø Ø
Ø Phương pháp mơ hình ứng xử
Phương pháp này được tiến hành bằng cách sử dụng một băng Video được soạn thảo đặc biệt để minh họa cho các học viên thấy các nhà quản trị giỏi đã xử sự như thế nào trong các tình huống khác nhau đồng thời cũng qua đó mà tạo điều kiện cho các học viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp của mình. Các học viên học tập bằng cách quan sát và rút ra kết luận để vận dụng trong cơng tác của mình. Chẳng hạn như trong bảng mơ tả một kiểm sốt viên nào đó đóng vai kỹ luật một nhân viên đã báo cáo trễ. Bởi vì các tình huống trên băng Video là những điển hình các vấn đề khó khăn của xí nghiệp, cho nên các thành viên có thể liên hệ thái độ ứng xử đối với các cơng việc của riêng mình. Đặc tính quan trọng nhất của các nhà quản trị đạt được thành tích cao là họ đặt các tiêu chuẩn cho chính họ và cho người khác. Đây là điểm mấu chốt của mơ hình ứng xử mặc dầu đây là một phương pháp tương đối mới, nhưng hiện nay nó thể hiện một khả năng đào tạo và phát triển rất xuất sắc.
ØØ Ø Ø
Ø Đào tạo thông qua kỹ thuật nghe nhìn
Các nhà quản trị sử dụng các kỹ thuật nghe nhìn như băng video, băng ghi âm, máy chiếu phim... để đào tạo huấn luyện nhân viên. Người ta cho xây dựng cuốn băng ghi âm hoặc băng ghi hình trong đó có nhiều tình huống thực tế trong kinh doanh. Các học viên sẽ nghiên cứu các vấn đề trong băng và nhanh chóng đưa ra các phản ứng phù hợp với tình huống cụ thể đang diễn ra. Phương pháp này tốn kém hơn so với các bài giảng chính quy nhưng phương pháp này có ưu điểm đó là nó có hình ảnh thực tế minh họa đồng thời có thể chiếu đi chiếu lại, có thể dựng lại để giải thích thêm.
ØØ Ø Ø
Ø Thực tập sinh
Đây thực chất là chương trình thực hành của các sinh viên ở các trường đại học, các sinh viên này dành thời gian theo học tại lớp đồng thời đi đến làm việc tại một cơ quan xí nghiệp nào đó. Theo quan điểm nhà quản trị (ban giám đốc), chương trình thực tập sinh là một phương tiện rất tốt để quan sát một nhân viên có tiềm năng trong lúc làm việc. Đây là dịp cấp quản trị có nhiều thơng tin để biết một ứng viên nhiều hơn là các cuộüc phỏng vấn tuyển dụng như đã trình bày trước đây. Qua quá trình làm việc như vậy mà họ tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế nhằm bổ sung cho lý luận đã được trang bị tại nhà trường, mặt khác qua làm việc như vậy mà họ có điều kiện ứng
Chương 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
-96-
dụng những lý luận đã học được vào thực tế để kiểm tra tính đúng đắn của những lý luận đó nhằm loại bỏ những nhận thức lệch lạc.
ØØ Ø Ø
Ø Phương pháp đào tạo tại bàn giấy
Thực chất đây cũng là phương pháp mơ phỏng trong đó các học viên được cấp trên giao cho một số lượng lớn các hồ sơ, giấy tờ kinh doanh đủ các loại khác nhau điển hình cho các giấy tờ mà một quản trị gia sẽ gặp phải trong quá trình làm việc, các loại hồ sơ giấy tờ này thường được để lẫn lộn với nhau không theo một trật tự nào cả. Các học viên sẽ được nghiên cứu các tài liệu giấy tờ đó sau đó tiến hành phân loại và sắp xếp các tại liệu đó theo một trật tự hợp lý. Đây là phương pháp huấn luyện rất tốt để rèn luyện cho các nhà quản trị kỹ năng tổ chức giấy tờ làm việc khoa học, giải quyết công việc nhanh gọn.
ØØ Ø Ø
Ø Phương pháp đóng kịch
Đây là phương pháp mà nhà quản trị tiến hành đào tạo huấn luyện học viên bằng cách sử dụng các tình huống hoặc vấn đề nan giải có thật hay hư cấu sau đó phân vai một cách tự nhiên cho các học viên nhập vai để giải quyết vấn đề đó. Các học viên sẽ được phân một vai nào đó trong kịch bản đã xây dựng rồi tiến hành đưa ra các quyết định hợp lý như là họ đang giải quyết cơng việc đó một cách thực sự. Những hành động của các nhân vật trong các vai khác nhau sau đó sẽ được cả nhóm thảo luận, bình phẩm và đưa nhận xét về tính hợp lý của hành động đó. Tiếp tới các nhân vật được đổi vai và đưa ra một cách giải quyết mới nhằm cung cấp cho các học viên những viễn cảnh khác nhau về cách giải quyết vấn đề. Nó phát triển sự thấu cảm, cảm thơng, một phẩm chất mà một nhà quản trị cần phải có.
ØØ Ø Ø
Ø Phương pháp ln phiên cơng tác
Đây là phương pháp luân chuyển nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang cơng tác khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kiến thức và kinh nghiệm rộng hơn. Kiến thức thu được trong q trình ln chuyển cơng việc này rất cần thiết cho họ sau này để đảm nhiệm các cơng việc khác ở vị trí cao hơn. Phương pháp này ngày nay được sử dụng rất rộng rãi ở Nhật Bản cũng như ở Hoa Kỳ, ngồi mục đích trên, phương pháp này còn tạo ra sự hứng thú cho cán bộ, nhân viên nhờ thay đổi công việc nên tránh được sự nhàm chán trong cơng việc, ngồi ra nó cịn đảm bảo cho cán bộ, nhân viên trở thành những người đa năng, đa dụng để đối phó với mọi tình huống thay đổi sau này.
Ưu điểm của luân phiên thay đổi công việc:
- Giúp cho học viên được đào tạo đa kỹ năng, tránh được tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các cơng việc khác nhau. Doanh nghiệp có thể phân cơng bố trí nhân viên linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động của các phịng ban có hiệu quả cao hơn cịn nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn.
Chương 5: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
-97-
- Giúp học viên kiểm tra, phát hiện ra các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tư phát triển nghề nghiệp phù hợp.
ØØ Ø Ø
Ø Giảng dạy theo chương trình
Đây là phương pháp đào tạo bằng cách sử dụng các tài liệu đã được biên soạn sẵn một cách kỹ lưỡng dưới hình thức một cuốn sách giáo khoa hoặc một cuốn băng. Nội dung soạn thảo của tài liệu phải thỏa mãn các yêu cầu sau đây:
- Phải đưa ra được các dữ kiện, các câu hỏi, các nội dung vấn đề mà học viên cần nắm bắt.
- Phải cho phép học viên tự kiểm tra nhận thức của mình qua học tập bằng cách tự trả lời các câu hỏi có sẵn.
- Phải đảm bảo thông tin phản hồi lại được cho học viên về kết quả của các câu trả lời mà họ đã trả lời.
Phương pháp giảng dạy này dựa vào sự tự nghiên cứu của học viên mà không cần sự can thiệp của giảng viên. Học viên đọc một đoạn sách hoặc nghe một đoạn băng sau đó họ phải trả lời ngay các câu hỏi đã có sẵn. Khi trả lời xong thì học viên đã có thể biết được tính chính xác trong các câu trả lời của mình bằng việc kiểm tra đối chiếu với đáp án có sẵn ngay trong danh sách sau đó hoặc trong đoạn băng tiếp theo. Nếu các câu trả lời là đúng thì học viên sẽ tiếp tục đi vào nghiên cứu phần tiếp theo, nếu câu trả lời là sai, khi đó học viên phải quay lại để nghiên cứu lại phần vừa học. ØØØØØ Giảng dạy nhờ máy tính hỗ trợ
Theo phương pháp này, các học viên sẽ được học ngay trên máy vi tính và được trả lời ngay những thăc mắc của mình nhờ những chương trình máy tính đã được chuẩn bị từ trước. Phương pháp này đồng thời còn cho phép kiểm tra kiến thức của các học viên, cho các học viên biết họ còn thiếu các kiến thức và kỹ năng nào, họ cần phải tham khảo tài liệu gì.
Vướng mắc lớn nhất của phương pháp này là đòi hỏi trang bị kỹ thuật rất tốn kém đồng thời phải xây dựng được một phần mềm phục vụ cho công tác đào tạo thường là rất mất thời gian và chi phí cao.
ØØ Ø Ø
Ø Bài giảng trong lớp
Đây là phương pháp đào tạo chính quy, học viên được tập trung học theo trưqờng lớp hẳn hoi với một chương trình đào tạo được xây dựng cơng phu. Học viên phải theo học dưới sự giảng dạy của giảng viên chuyên trách và chịu sự giám sát chặt chẽ thông qua các kỳ thi sát hạch của nhà trường
ØØ