Một số tiêu chí có thể dễ đánh giá hơn so với các tiêu chí khác chẳng hạn như “hoàn thành mục tiêu công việc”, nếu chúng ta đã đưa ra những mục tiêu rõ ràng và cụ thể thì bây giờ chúng ta chỉ cần so sánh giữa kết quả công việc của nhân viên với mục tiêu đề ra. Nhưng với tiêu chí “tinh thần trách nhiệm” thì chúng ta cảm thấy khó quyết định hơn vì những thông tin và bằng chứng mà chúng ta có chưa thực sự thuyết phục.
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-116-
Một phương pháp đánh giá phù hợp sẽ giúp chúng ta xử lý thông tin dễ dàng hơn. Cần nhớ rằng mặc dù các tiêu chí dùng để đánh giá có thể khác nhau cho những vị trí công việc khác nhau, việc đánh giá phải được thực hiện theo một phương pháp thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Sau khi đánh giá, chúngta nên điền kết quả đánh giá của mình vào một bản nháp phiếu đánh giá tổng hợp để tiện so sánh với kết quả tự đánh giá của nhân viên. Chỉ nên hoàn thành bản đánh giá tổng hợp chính thức sau khi tiến hành phỏng vấn đánh giá vì có thể có những thay đổi trong bước này.
6.2.5. Phỏng v n đánh giá ấ
Hầu hết trong các hệ thống đánh giá đều có một cuộc phỏng vấn đánh giá. Theo truyền thống, thông tin từ những cuộc phỏng vấn đánh giá thường mang lại sự lo lắng cho nhân viên. Thế nhưng những người thực hiện tốt công việc thì trong những cuộc phỏng vấn đánh giá họ cũng nhận được những lời tưởng thưởng từ cấp trên. Một cách tổng quát nhất, phỏng vấn đánh giá là một cuộc đối thoại về công việc của người lao động giữa nhân viên và những người quản lý.
6.2.5.1. Mục đích
Toàn bộ mục đích của cuộc phỏng vấn đánh giá là làm cho nhân viên hiểu được họ đang ở vị trí nào và họ đã thực hiện công việc như thế nào. Những mục đích chính của cuộc phỏng vấn đánh giá, bao gồm:
- Khuyến khích những cách cư xử tốt. - Thăm dò những mong đợi của nhân viên.
- Hoạch định mục tiêu trong tương lai và cải thiện năng suất làm việc hiện tại. - Cải thiện mối quan hệ giữa người đánh giá và cấp dưới
- Thông báo về kết quả của những quyết định về lương và sự thăng tiến.
Nhiều người giám sát cho rằng việc truyền đạt những thông tin trong phỏng vấn đánh giá là công việc khó thực hiện vì thế họ tỏ ra lo lắng và lúng túng trong việc thực hiện công việc này. Và chính vì điều này, thường làm cho những lời truyền đạt của họ trở nên rối rắm.
6.2.5.2. Thủ tục
Bởi vì những cuộc phỏng vấn đánh giá thường tập trung vào việc làm thế nào để nhân viên biết được họ đã thực hiện công việc của mình như thế nào và giúp họ phát triển thành tích trong tương lai. Trong một cuộc đánh giá thành tích thường có hai phần riêng biệt. Tác giả H.Kent Baker và Philip Morgan đề nghị rằng cuộc phỏng vấn cần trải qua hai giai đoạn và trong mỗi giai đoạn có những bước cụ thể. Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn đánh giá, giai đoạn này cung cấp những thông tin về hành chính như là quyết định về việc tăng lương và những dữ liệu hiện tại để chứng minh cho những mục đích trong tương lai. Có 6 bước trong giai đoạn này:
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-117-
- Bước 1: Chuẩn bị một cuộc phỏng vấn với những chương trình cụ thể. Cả cấp trên và cấp dưới xem xét lại việc thực hiện công việc của cấp dưới trong thời gian qua.
- Bước 2: Tạo không khí thỏa mái trong cuộc đối thoại.
- Bước 3: Bắt đầu cuộc thảo luận bằng mục đích của buổi phỏng vấn.
- Bước 4: Khuyến khích nhân viên tham gia vào cuộc phỏng vấn và trình bày việc thực hiện công việc của nhân viên trong thời gian qua.
- Bước 5: Thảo luận tổng hợp thành tích. Không nên chỉ tập trung vào những điểm yếu mà cần phải nêu lên những điểm mạnh để khuyến khích nhân viên.
- Bước 6: Tổng kết và đưa ra kết luận cho buổi phỏng vấn. Ghi lại những kết luận chính và có chữ ký của cả hai bên.
Giai đoạn tiếp theo là giai đoạn phát triển, ở đây, người giám sát và cấp dưới làm việc với nhau nhằm cải tiến thành tích. Giai đoạn này có 7 bước như sau:
- Lặp lại các bước từ 1 4 trong giai đoạn đầu. -
- Bước 5: Thiết lập các mục tiêu tương lai. Điều này bao gồm việc thiết lập những mục tiêu cụ thể và những kế hoạch để có thể đạt được những mục tiêu đó.
- Bước 6: Trình bày một kế hoạch phát triển. Ở đây đặc biết chú trọng vào việc phát triển con người cũng như là việc đạt được những kỹ năng mới.
- Bước 7: Chuẩn bị một tài liệu công việc bao gồm danh sách những mục tiêu và kế hoạch phát triển.
Một quy trình tương tự cũng được phát triển bởi những tác giả Craig Schneier và Richard Beatty, hình 6.3.
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-118-
Hình 6.3: Các nhân tố xây dựng nên một chương trình đánh giá hiệu quả
Kỹ năng
Sự chuẩn bị của cấp trên -Suy nghĩ về sự tổ chức và mục tiêu công việc của cấp dưới. -Xem xét lại những tiêu chuẩn. -Xem xét lại những giai đoạn thành tích của cấp dưới
Sự chuẩn bị của cấp dư ới -Xem xét lại công việc và mục tiêu công việc
-Xem xét lại những tiêu chuẩn -Xác định những điểm mạnh và điểm yếu của bản thân.
-Lập kế hoạch cho sự phát triển cá nhân và nhu cầu công việc.
Sự chuẩn bị
Tiến trình Sự tham gia của cấp dưới trong cuộc phỏng vấn
Góp ý trong việc thay đổi thái độ cư xử của cấp
trên
Nhận thức rằng những phần thưởng của tổ chức
tuỳ thuộc vào kết quả của sự đánh giá thành
tích
Phần cốt lõi
Phát triến kế hoạch hành động để làm tăng hiệu
suất công việc
Ấn định những mục tiêu trong tương lai
Chỉ ra những kết quả mong đợi
Sự tiếp tục
Tiếp tục
Chuẩn bị kế hoạch hành động và những gì được đồng ý ở trên, tán thành ý kiến với cấp trên
Kỹ năng xây dựng
-Huấn luyện trong truyền đạt thông tin, những kỹ năng tham vấn.
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-119-
6.3. XU HƯ NG MỚ ỚI VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC
Xuất phát từ quan điểm cho rằng mục đích của đánh giá hiệu quả làm việc là rất tốt nhưng hoạt động này quá phức tạp và vì vậy các doanh nghiệp hiếm khi đạt được kết quả mong muốn. Một số ý kiến cho rằng không nên đánh giá hiệu quả làm việc nữa, thay vào đó, để tăng hiệu quả làm việc, doanh nghiệp sẽ:
- Cung cấp hướng dẫn và định hướng cho nhân viên: Cung cấp thông tin về các cơ hội, mục tiêu và định hướng tương lai của doanh nghiệp.
- Đặt mục tiêu cho nhân viên: Xác lập mục tiêu rõ ràng cho từng nhân viên, thảo luận để có sự nhất trí của họ
- Cung cấp thông tin phản hồi: Thường xuyên cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên. Thông tin phản hồi phải là những đóng góp mang tính xây dựng, giúp nhân viên phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu, không phải để phê phán nhân viên
- Phát triển nhân viên: Phát hiện và tạo điều kiện để phát triển năng lực tiềm tàng của nhân viên
- Huấn luyện và hỗ trợ nhân viên: Doanh nghiệp cần đào tạo cho nhân viên những kỹ năng cần thiết đồng thời có những phương pháp hỗ trợ khác để nhân viên có năng lực làm việc tốt hơn.
Hình 6.4: Xu hướng mới trong đánh giá hiệu quả làm việc
Như vậy, thật chất của các tiếp cận mới này không phải là loại bỏ đánh giá hiệu quả làm việc mà là thực hiện đánh giá hiệu quả làm việc một cách khác với những thay đổi chủ yếu như sau:
- Chú trọng mục tiêu phát triển nhân viên hơn là kiểm soát họ - Khuyến khích tinh thần hợp tác cùng phát triển
- Đánh giá hiệu quả làm việc trên cơ sở các chuẩn mực về hành vi và năng lực - Đa dạng hóa nguồn thông tin phản hồi về hiệu quả làm việc: Không chỉ từ nhà quản lý trực tiếp
- Tập trung vào tiềm năng hơn là những thiếu sót của nhân viên
- Gắn đánh giá hiệu quả làm việc với chiến lược phát triển doanh nghiệp
- Sử dụng cơ hội phát triển cá nhân để hỗ trợ quá trình đánh giá hiệu quả làm việc
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-120-
- Sử dụng hiệu quả đánh giá hiệu quả làm việc để phát triển các kỹ năng huấn luyện
Nói cách khác, xu hướng đánh giá hiệu quả làm việc mới không tập trung nhiều vào việc xếp loại nhân viên mà tập trung vào các biện pháp phát triển nhân viên, giúp họ nâng cao hiệu quả làm việc.
Như vậy, hoạt động đánh giá hiệu quả làm việc là một hoạt động không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững
ÁP DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC
KPI là chỉ số được áp dụng rất phổ biến trên thế giới và tại Việt Nam chỉ số KPI cũng đang được sử dụng ngày càng rộng rãi hơn tại các doanh nghiệp, cá nhân. Vậy hiểu KPI là gì? KPI là từ viết tắt của cụm từ Key performance Indicator là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc của cá nhân, tổ chức hay toàn bộ doanh nghiệp. Để có thể đánh giá được tổng thể toàn bộ doanh nghiệp yêu cầu cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao, ngược lại đối với hệ thống KPI cấp thấp sẽ tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận như bán hàng, tiếp thị hay chăm sóc khách hàng.
Hệ thống KPI hiệu quả nhờ những yếu nào?
Để xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp nên bắt đầu với những yếu tố cơ bản và hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp của mình là gì, làm thế nào để đạt được chúng và ai có thể thực hiện dựa trên những thông tin này. Đó phải là một quá trình lặp đi lặp lại, bao gồm phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng phòng và các quản lý. Cùng với nhiệm vụ tìm hiểu thông tin này, doanh nghiệp cũng sẽ có được những hiểu biết rõ ràng hơn về những quy trình kinh doanh nào nên được đánh giá với Hệ thống KPI và những ai có thể được chia sẻ những thông tin đó.
Quy trình chung xây dựng hệ thống KPI
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những hệ thống KPI riêng biệt, vì sẽ phụ thuộc vào kế hoạch cũng như mục tiêu riêng của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm khung quy trình chung để các nhà quản lý có thể dựa theo đó mà phát triển thành hệ thống KPI phù hợp với đơn vị mình, dưới đây sẽ là các bước quy trình xây dựng KPI chung bạn nên tham khảo qua:
Bước 1: Cần xác định chủ thể xây dựng KPI
Những người xây dựng KPI cần phải là những người quản lý, các trưởng bộ phận... họ sẽ là những người có kiến thức cao về chuyên môn, nắm bắt rõ về các mục tiêu, kế hoạch của công việc, đồng thời cũng cần phải hiểu được về KPI là gì?
Bước 2: Xác định chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Khi bạn xây dựng 1 hệ thống KPI cần phải gắn liền với nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận, cá nhân.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh và trách nhiệm của từng bộ phận
Bạn cần phải mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân, tổ chức đồng thời đưa ra những trách nhiệm của từng chức danh đó.
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-121-
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
Chỉ số cá nhân: Theo yêu cầu của chỉ số SMART được nêu ở trên.
Chỉ số nhóm, bộ phận: Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
Xây dựng kỳ đánh giá cụ thể từng chỉ số cụ thể.
Bước 5: Xác định các khung điểm số cho từng kết quả
Từng chỉ số sẽ có 1 khung điểm khác nhau, nó sẽ phụ thuộc vào mức độ hoàn thành cũng như tính hiệu quả của công việc.
Bước 6: Đo lường - tổng kết điều chỉnh-
Các nhà quản lý sẽ dựa trên những khung điểm để đưa ra những đánh giá và kết luận, cũng như những điều chỉnh trong tương lai.
Ưu điểm & nhược điểm của KPI trong marketing
Ưu điểm của KPI trong Marketing
Trong marketing chỉ số KPI phát huy những ưu điểm vượt trội, đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý hiệu suất công việc như quản lý nhân sự, hiệu quả bán hàng... Dưới đây sẽ là một số ưu điểm của KPI trong marketing:
§ Chỉ số KPI giúp các tổ chức, doanh nghiệp đo lường được sự tăng trưởng so với mục tiêu được đề ra một cách rõ nhất.
§ Việc áp dụng hợp lý những chỉ số đo lường hiệu suất, sẽ giúp bạn quản lý theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của từng phòng ban, bộ phận, từng nhân viên… đặc biệt là so sánh các đối thủ cạnh tranh.
§ Đây là chỉ số có thể lượng hóa, chính vì vậy kết quả đo lường có độ chính xác cao hơn.
§ Chỉ số KPI giúp gia tang liên kết nhóm làm việc, các bộ phận trong từng 1 tổ chức.
Nhược điểm của KPI trong marketing
Ngoài những ưu điểm của chỉ số KPI được kế ở trên, cũng tồn tại 1 số nhược điểm, hạn chế gặp phải khi áp dụng chỉ số KPI như:
§ Để xây dựng được 1 hệ thống KPI yêu cầu người dùng cần phải có chuyên môn cao, hiểu rõ được mục tiêu kế hoạch của doanh nghiệp, tổ chức mình, cũng như hiểu rõ về KPI là gì?
§ KPI sẽ không phát huy được hết tác dụng và hiệu quả tốt nhất của nó khi áp dụng trong 1 thời gian dài hạn. Chính vì vậy luôn phải cập nhật những chỉ số, các mục sao cho phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp.
§ Khi áp dụng chỉ số KPI nếu không đáp ứng được những yêu cầu hợp lý có thể gây phản tác dụng.
Chương 6: Đánh giá hiệu quả làm việc
-122-
Như vậy trên đây là những chia sẻ về khái niệm chỉ số KPI, cũng như những vấn đề liên quan đến KPI như quy trình chung xây dựng KPI, ưu và nhược điểm của KPI. Hy vọng rằng đây sẽ là bài viết hữu ích giúp bạn hiểu hơn được về chỉ số đo lường, đánh giá tuyệt vời này.
TÓM TẮT CHƯƠNG
Đánh giá hiệu quả làm việc có thể được định nghĩa là bất cứ hoạt động nào nhằm đánh giá mọt cách hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng có liên quan đến công việc.
Mục đích của việc đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Thông thường là để Đánh giá hiệu quả làm việc trong quá khứ làm cơ sở cho việc cải thiện hiệu quả làm việc trong tương lai; Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên; Đánh giá năng lực tiềm tàng và triển vọng thăng tiến của nhân viên; Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp; Làm cơ sở xác định mức lương; Tăng động lực làm việc cho nhân viên và Nhận được phản hồi của nhân viên về phương pháp quản lý cũng như chính sách của doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu quả làm việc mang lại nhiều lợi ích cho cả người đánh giá và người được đánh giá.
Quy trình đánh giá hiệu quả làm việc được triển khai theo 5 bước là Chuẩn bị;