Chương 7 : Khích lệ và duy trì nguồn nhân lực
7.2.2. Uỷ thác công việc
7.2.2.1. Khái niệm
Uỷ thác cơng việc là giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn đề thay mặt bạn thực hiện công việc. Trong khi đó, giao việc là yêu cầu người khác (thường là cấp dưới) thực hiện cơng việc. Tóm lại, ủy thác là trao cho họ trách nhiệm, trao cho họ quyền hạn, và phân bổ nguồn lực cho họ thực hiện.
7.2.2.2. Tầm quan trọng của ủy thác công việc
- Lợi ích chung: Đưa ra quyết định sáng suốt hơn; tận dụng quĩ thời gian eo hẹp; quản lý được nhiều thành viên; nâng cao hiệu quả công việc chung của tập thể.
- Lợi ích đối với người lãnh đạo: Xây dựng nhóm làm việc tận tâm và năng động; phát triển kỹ năng của từng cá nhân; sử dụng chuyên môn mọi thành viên; quyết định sáng suốt; tận dụng thời gian; điều phối nhóm tốt; cải thiện kết quả làm việc của nhóm. - Lợi ích đối với các thành viên: Nâng cao kỹ năng và chuyên môn; thu thập nhiều kinh nghiệm; cảm nhận mình tăng giá trị; tăng hiểu biết về tổ chức và công việc của nhóm.
7.2.2.3. Chọn việc và chọn người để uỷ thác
ØØ
Ø Ø
Ø Chọn việc để ủy thác
Không nên ủy thác: Các quyết định về khen thưởng, kỷ luật, đề bạt, bổ nhiệm, điều động nhân sự, tham vấn cho nhân viên, đánhgiá kết quả cơng việc, cải thiện tình trạng an tồn, sức khỏe ở nơi làm việc, lập kế hoạch và tổ chức cơng việc cả nhóm, các khoản chi lớn…
Nên ủy thác: Việc mà mọi người có thể thực hiện được như bạn, việc dùng để phát triển kỹ năng cho các thành viên, việc có mức độ ưu tiên trung bình trở xuống, những cơng việc hàng ngày, việc có sức lơi kéo các thành viên…
ØØ
Ø Ø
Ø Chọn người để ủy thác:
- Các câu hỏi cần đặt ra: Cơng việc địi hỏi kinh nghiệm, chun môn, kỹ năng và thái độ nào? Công việc cấp bách như thế nào? Hậu quả nếu không thực hiện công việc đúng thời hạn hoặc phạm sai lầm gì? Phương thức kinh tế nhất để thực hiện cơng việc là gì?
- Xem xét các thành viên để trả lời tiếp các câu hỏi sau: Ai sẽ nhận thấy công việc là thu hút và thử thách? Ai sẽ được lợi khi thực hiện cơng việc? Ai có kỹ năng, chun môn và thái độ như yêu cầu? Ai đã từng thực hiện các công việc tương tự? Ai có kỹ năng nhưng ta chưa sử dụng họ? Ai có thể thực hiện cơng việc với sự giúp đỡ của các thành viên trong nhóm? i sẵn sàng thực hiện cơng A việc? Ai có thể thực hiện ngay? Như vậy, ai là người phù hợp nhất?
Chương 7: Khích lệ và duy trì nguồn nhân lực
-141-
7.2.2.4. Quá trình ủy thác
Để bắt đầu, nhà quản lý cần phải thuần thục qui trình uỷ thác gồm 7 bước chia làm 3 phần như sau:
ØØ Ø Ø
Ø Phần 1: Chuẩn bị cho việc uỷ thác hiệu quả
- Bước 1: Xác định công việc, nhiệm vụ cần uỷ thác, lý do tại sao cần uỷ thác. Uỷ thác để giảm tải cho nhà quản lý, củng cố niềm tin phát triển nhân viên cấp dưới hay cải thiện các mối quan hệ trong tổ chức.
- Bước 2: Xác định phạm vi quyền hạn trách nhiệm uỷ thác, mức độ quyền hạn và trách nhiệm sẽ được giao sẽ như thế nào.
- Bước 3: Lựa chọn người có thể uỷ thác. Các tiêu chí cần được cân nhắc khi chọn người uỷ thác là gì? Ưu tiên năng lực, định hướng phát triển, kinh nghiệm hay thời gian...?
ØØ Ø Ø
Ø Phần 2: Thực hiện công việc uỷ thác
- Bước 4: Thực hiện việc ủy thác công việc cho người được lựa chọn (nếu thất bại quay trở lại bước 3). Trong bước này nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên thấy được tầm quan trọng của công việc được uỷ thác, xác định với họ các kết quả mong đợi, chỉ rõ quyền hạn và trách nhiệm được giao, thoả thuận các qui trình báo cáo phản hồi đánh giá.
- Bước 5: Thông báo cho những cá nhân, bộ phận có liên quan. Để đảm bảo điều kiện giúp người được uỷ thác thực hiện công việc, nhà quản lý phải thông báo công việc nhiệm vụ uỷ thác và mức độ quyền hạn, trách nhiệm tới những nơi có liên quan cùng với các yêu cầu giúp đỡ hỗ trợ.
ØØ Ø Ø
Ø Phần 3: Phản hồi thông tin
- Bước 6: Theo dõi hỗ trợ người được uỷ thác. Để đảm bảo công việc được thực hiện tốt cần có hệ thống thơng tin phản hồi hiệu quả từ phía nhà quản lý tới nhân viên được uỷ thác.
- Bước 7: Đánh giá rút kinh nghiệm cho những hoạt động tiếp theo.
Nhà quản lý luôn phải đối đầu với những lựa chọn, để có thêm thời gian mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh họ phải thành công trong uỷ thác công việc. Uỷ thác công việc ngược trở lại địi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng và khơng ngừng nâng cao kỹ năng của chính mình.