8. Đóng góp đề tài
3.2.4. Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử
„Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp và lập hồ sơ điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng“16.
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình cần phải được nâng cấp, xây dựng theo các quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định pháp luật khác có liên quan.
TIỂU KẾT
Từ những thực trạng quản lý và sử dụng văn bản điện tử được nêu ra ở chương 2. Chương 3 tác giả đã nhận xét và nêu ra được một số khuyến nghị nâng cao hiệu quả công tác này. Để nâng cao hiệu quả cần phải có những giải pháp cụ thể từ quản lý, nhân lực đến hệ thống các trang thiết bị, phần mềm phải được đảm bảo vận hành thông suốt, có hiệu quả. Hy vọng những giải pháp trên là cơ sở để UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình có thể nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ hoạt động của cơ quan.
KẾT LUẬN
Công tác quản lý văn bản điện tử đóng vai trò quan trọng, không thể phủ nhận. Để công tác quản lý văn bản điện tử được triển khai thực hiện tốt tại các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật về quản lý văn bản điện tử để tạo hành lang pháp lý cho các cơ quan thực hiện thống nhất. Đối với Ủy ban nhân huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình, quản lý văn bản điện tử là một công việc có tính cấp thiết và quan trọng trong giai đoạn hiện nay nhằm đảm bảo giá trị của văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Với kết quả nghiên cứu của đề tài “Quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình”, nhóm nghiên cứu hy vọng sẽ giúp độc giả nắm bắt cụ thể hơn về thực trạng công tác quản lý văn bản điện tử hiện nay, cả những thuận lợi, khó khăn và thách thức để có những hành động phù hợp trong thời gian tới góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác quản lý văn bản điện tử nói riêng và công tác văn thư, lưu trữ nói chung.
Qua việc thực hiện đề tài, nhóm nghiên cứu có thêm nhiều trải nghiệm thú vị, nhiều bài học không chỉ trên sách vở và còn cả những bài học trong cuộc sống thực tế. Với thời gian không nhiều, nhóm gặp không ít khó khăn do vừa nghiên cứu, kết hợp học tập và các hoạt động khác. Nhóm nghiên cứu mong nhận được những lời góp ý từ phía thầy cô, các bạn và những người quan tâm.
Hy vọng đề tài này, sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên Trường Đại học Nội vụ.
PHỤ LỤC Phụ lục 1
PHIẾU KHẢO SÁT Ý KIẾN A. PHẦN THÔNG TIN
Họ và Tên: Bùi Văn Thảo
Đơn vị công tác: UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình Số điện thoại: 0979722432
Email: Buithaovpls@gmail.com
B. CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ
1- Anh (chị) đã từng sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử của UBND chưa?
☐ Chưa từng dùng Đang dùng
☐ Đã từng dùng
☐ Ý kiến khác
...
2- Theo anh (chị) chất lượng của phần mềm quản lý văn bản điện tử của UBND là:
Nhanh chóng, kịp thời, thấu đáo
☐ Chấp nhận được
☐ Chưa kịp thời, chậm
...
3- Anh (chị) có gặp trở ngại gì trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử của UBND không?
Dễ dàng và nhanh chóng
☐ Bình thường
☐ Còn gặp vấn đề
☐ Ý kiến khác
...
4- Anh (chị) có gặp trở ngại gì trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử của UBND không?
☐ Có Không
☐ Ý kiến khác
...
5- Theo anh (chị) phần mềm quản lý văn bản điện tử của UBND đã đầy đủ chưa?
Nội dung đầy đủ và đẹp
☐ Mơ hồ chưa chi tiết, thiếu chuyên nghiệp
☐ Ý kiến khác
...
Nếu để chọn giữa hai hình thức quản lý văn bản giấy và quản lý văn bản điện tử thì Anh (chị) sẽ chọn hình thức nào để thực hiện?
7- Nếu cho thang điểm từ 01 đến 10 để đánh giá chất lượng sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử của UBND thì anh (chị) sẽ chấm bao nhiêu điểm?
8 điểm………
8. Số lượng văn bản điện tử UBND đã tiếp nhận và ban hành trong năm 2020.
Văn bản đi: 10342 Văn bản đến: 11449
9. Anh (chị) khái quát quy trình quản lý văn bản điện tử đi của UBND?
B1: Tạo lập văn bản, kiểm tra nội dung thể thức kĩ thuật trình bày
B2: Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạng PDF khi thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản giấy
B3: Cấp số
10.(chị) khái quát quy trình quản lý văn bản điện tử đến của UBND?
B1: Tiếp nhận văn bản đến
B2: Đăng ký văn bản điện tử đến
B3: Trình, chuyển giao văn bản điện tử đến
B4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản điện tử đến.
11. Là cán bộ trưc tiếp thực hiện, anh (chị) cảm thấy việc quản lý văn bản điện tử của UBND đã đạt được những ưu điểm gì?
Việc quản lý văn bản điện tử của UBND đạt được những ưu điểm như: Nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm thời gia, tiết kiệm văn phòng phẩm, tiện lợi cho việc tra tìm..
12. Anh (chị) cảm thấy việc quản lý văn bản điện tử của UBND còn tồn tại hạn chế nào?
Chưa khai thác, phát huy được tối đa tính năng, lợi ích Hệ thống quản lý văn bản điện tử. Phần mềm nhiều lúc chưa ổn định.
C. CÁC Ý KIẾN KHÁC
... ...
Phụ lục2.
Quyết định số 1310/QĐ-VP ngày 30 tháng 11 năm 2021 về việc phân công nhiệm vụ các Lãnh đạo Văn phòng và công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Phụ lục 3.
Quyết định số 24/2017/QĐ-UBND ngày 04 tháng 8 năm 2017 về việc ban hành Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ tỉnh Hòa Bình.
Phụ lục 4.
Quyết định số 32/2019/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2019 về việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lí, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên địa
Công văn số 5506/VPUBND-THCB ngày 19 tháng 10 năm 2017 về việc Hướng dẫn quy trình gửi, nhận văn bản điện tử.
Phụ lục 6. Công văn số 163/UBND-HCTC ngày 11 tháng 02 năm 2020 về
Phụ lục 7: Số liệu lấy từ Báo cáo thống kê công tác năm của UBND huyện
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Chính Phủ (2006), Nghị định số 57/2006/NĐ-CP về thương mại điện tử 2. Chính Phủ (2018), Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
3. Chính Phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác Văn thư 4. Đoàn Thị Hòa (2013), Những ưu điểm và hạn chế khi sử dụng chữ ký điện
tử trong giao dịch điện tử, kỷ yếu hội thảo
5. Quốc Hội (2005), Luật Giao dịch điện tử
6. Quốc Hội (2011), Luật Lưu trữ
7. Trần Việt Hà (2018), Quản lý và sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành và xử lý công việc trong môi trường mạng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội
8. Triệu Văn Cường (2017), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động