8. Đóng góp đề tài
2.3.1 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi
Bước 1: Tạo lập văn bản; Kiểm tra nội dung; thể thức, kỹ thuật trình bày.
B1.1 Tạo lập văn bản:
Cá nhân soạn thảo văn bản: sử dụng phần mềm MS.Word, MS.exel để soạn thảo văn bản điện tử.
Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản xác định tên loại nội dung, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo, thu thập xử lý thông tin có liên quan, tạo lập văn bản đúng hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày.
Cá nhân soạn thảo văn bản chuyển bản thảo văn bản tài liệu điện tử, tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống.
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản trình dự thảo văn bản, xin ý kiến của lãnh đạo đơn vị và ý kiến của các đơn vị có liên quan trên hệ thống.
Trường hợp cần sửa đổi bổ sung bản thảo, người có thẩm quyền cho ý kiến trên hệ thống chuyển lại bản thảo đến lãnh đạo đơn vị chủ trì để chuyển cho cá nhân được giao tạo lập văn bản hoàn thiện và sửa theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền.
Cá nhân được giao soạn thảo văn bản bổ sung, chỉnh sửa, hoàn thiện bản thảo theo ý kiến góp ý trình lãnh đạo đơn vị, chuyển dự thảo văn bản điện tử sang PDF, đưa lên hệ thống văn bản trình ký, tạo luồng văn bản trình ký.
Cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống các trường thông tin: tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ngôn ngữ, mức độ khẩn, hạn trả lời và ghi chú.
B1.2 Kiểm tra nội dung văn bản
- Lãnh đạo chủ trì đơn vị soạn thảo xem xét và cho ý kiến về nội dung bản thảo văn bản.
- Chuyển dự thảo đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
B1.3 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày:
Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra.
Chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản điện tử.
Bộ phận văn thư: Kiểm tra lại một lần nữa về kỹ thuật trình bày văn bản
Bước 2: Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạng PDF khi thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản giấy.
“Định dạng PDF có thể hiểu là một định dạng tài liệu di động, một định dạng tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe systems được cài đặt hầu hết trên các thiết bị máy tính và điện thoại”15.
Khi văn thư cơ quan thực hiện sao văn bản từ văn bản giấy sang văn bản điện tử bằng cách số hóa văn bản (quét văn bản giấy sang tập tin văn bản điện tử PDF) đưa lên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của cơ quan.
Văn thư tiến hành nhập chính xác và đầy đủ các thông tin theo các thuộc tính sẵn có của phần mềm bao gồm các trường thông tin đáp ứng chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống (thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP):
1. Mã hồ sơ
2. Số thứ tự văn bản trong hồ sơ 3. Tên loại văn bản
4. Số của văn bản 5. Ký hiệu văn bản
6. Ngày tháng năm văn bản
7. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản 8. Trích yếu nội dung
9. Ngôn ngữ
10. Số trang của văn bản
11. Ghi chú 12. Chức vụ họ tên người ký 13. Nơi nhận 14. Mức độ khẩn 15. Số lượng bản phát hành 16. Hạn trả lời văn bản 17. Danh sách đơn vị nhận 18. Tệp đính kèm 15
Bước 3: Cấp số
Để thực hiện cấp số văn bản cho văn bản đi, cần thực hiện như sau:
Một là: Vào chức năng Văn bản đi → Văn bản đi chưa được cấp số
Hai là: Click đúp vào nội dung trích yếu của các văn bản đi cần cấp số
đã chọn, trên form xem chi tiết văn bản đi, chọn chức năng Cấp số.
Ba là: Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị được giao quản lý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký số lên tập tin có định dạng .pdf ở trên văn bản. Việc ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử để xác nhận danh tính của cơ quan trong môi trường máy tính và
internet do tổ chức sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản điện tử, chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh chữ ký số của cơ quan.
Từ ngày 01/3/2019 UBND huyện thực hiện quản lý và giải quyết các văn bản điện tử đã được cấp số và ký số điện tử có giá trị pháp lý của UBND huyện do các cơ quan, đơn vị tham mưu soạn thảo và các văn bản của cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp.
Danh mục các văn bản điện tử ký số được UBND huyện tiếp nhận hoàn toàn trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp và điều hành, Hộp thư điện tử công vụ theo các văn bản quy định đối với các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện.
Văn thư thực hiện ký số bằng cách kéo từng thông tin (Số ký hiệu; Ngày tháng và Con dấu) hoặc tích chọn các thông tin cần ký ở bên phải ➔ Chọn kí số. Sau khi ký, thông tin của văn bản hiển thị
Chọn Hoàn thành để kết thúc việc ký số, khi đó hệ thống sẽ sinh ra một file có Số, Ngày, Tháng, Con dấu vừa ký.
Ba là: Sau khi đã thực hiện quy trình ký số của cơ quan tổ chức lên tập tin văn bản điện tử, Văn thư sẽ phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản điện tử đã được ký số trên phần mềm quản lý văn bản của cơ quan và chuyển giao cho cơ quan, tổ chức cần gửi. Đối với những trường hợp văn bản đi có đề nghị văn bản phản hồi từ cơ quan được gửi văn thư phải cập nhật thông tin yêu cầu phản hồi và thời hạn xử lý.
Trong quá trình chuyển giao văn bản cho các đối tượng nhận văn bản trong cơ quan hay ngoài cơ quan Văn thư sẽ chịu trách nhiệm quản lý văn bản được gửi và nhận những thông báo phản hồi từ các phòng ban, đơn vị … về việc thực hiện công việc cho đến khi công việc đó được kết thúc và đưa lên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp điện tử. Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử và hồ sơ công việc giúp Văn thư cơ quan, giúp
người được giao nhiệm vụ trong việc giải quyết công việc nhanh chóng, giúp cho lãnh đạo cơ quan kiểm soát được hoạt động của cơ quan.
- Các văn bản được UBND huyện cấp số, ký số điện tử chuyển trên Hệ thống phần mềm quản lý văn bản; Hộp thư điện tử công vụ đảm bảo về mặt nội dung và giá trị pháp lý như văn bản giấy, là văn bản chính thức căn cứ để thực hiện.
Để tiến hành Chuyển văn bản đi, Văn thư thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Chọn văn bản đi cần chuyển chọn Chuyển. Hoặc Click đúp vào nội dung trích yếu của các văn bản đi cần chuyển đã chọn, trên form xem chi tiết văn bản đi, chọn chức năng Chuyển văn bản.
✓ Bước 2: Tích chọn chuyển nội bộ, Chọn phòng ban cần gửi → Tích chọn các nhân sự cần gửi trong các phòng ban để sang danh sách được chọn. Hoặc tích chọn chuyển ngoài đơn vị và chọn đơn vị cần chuyển
✓ Bước 3: Lựa chọn các thao tác:
Bỏ tất cả: Tất cả các cán bộ/Đơn vị được chọn được loại bỏ khỏi danh
sách đã chọn.
Chuyển: Chuyển văn bản đi đã chọn tới các cán bộ/đơn vị đã được phân công trong danh sách đã chọn
Đóng lại: Hủy việc chuyển VB đi, đồng thời đóng form chuyển VB * Trả lại văn bản khi văn thư phát hiện văn bản cần hoàn thiện
Chức năng này phục vụ cho Văn thư thực hiện trả lại các văn bản cho các Phòng ban khi phát hiện ra sai sót liên quan đến thể thức văn bản.
✓ Bước 1: Chọn Văn bản đi ➔ Văn bản chờ cấp số.
✓ Bước 2: Chọn văn bản đi cần cấp số và chọn Trả lại bên trong form xem chi tiết.
✓ Bước 3: Văn thư nhập ý kiến trả lại, thêm tệp đính kèm (nếu có) và chọn nút Trả lại (F8) để tiến hành trả lại văn bản cho đơn vị chuyển. Khi đó, văn bản sẽ được gửi về tài khoản của chuyên viên soạn thảo để sửa và trình lại.
LƯU ĐỒ KÝ BAN HÀNH, ĐĂNG KÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN
(Trích Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh Hòa Bình)