8. Đóng góp đề tài
2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn
Nhóm nghiên cứu đã tiến hành khảo sát về thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình. kết quả khảo sát [Phụ lục 1] thu được:
Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Sơn (UBND) là cơ quan hành chính Nhà nước, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật; các văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên; nghị quyết của Huyện uỷ và là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân huyện (HĐND).
Với chức năng và nhiệm vụ như trên, UBND thường tiếp nhận, xử lý, soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ theo thẩm quyền.
UBND huyện Lạc Sơn đã xây dựng quy chế quy định về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có nội dung về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản điện tử của UBND huyện Lạc Sơn. Đây chính là cơ sở ban đầu để đưa công tác quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan từng bước đi vào nề nếp.
BẢNG THỐNG KÊ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ NĂM 2020
(Số liệu lấy từ Báo cáo thống kê công tác năm của UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình)
Phụ lục 7
Nguồn văn bản Năm 2020
Văn bản đi 10342
Văn bản đến 11449
Từ năm 2016, UBND huyện Lạc Sơn đã đưa vào áp dụng Hệ thống văn bản điều hành tác nghiệp. Trước năm 2016, việc thực hiện quản lý văn bản được thực hiện một cách thủ công qua hệ thống bưu điện, chuyển phát nhanh và sử dụng văn bản giấy tờ rườm rà và mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, sau khi áp dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp và hồ sơ công việc trong xử lý công việc và thực thi nhiệm vụ đã mang lại những kết quả nhất định.
Thứ nhất, việc giảm thiểu số lượng văn bản cần được xử lý;
Thứ hai, giảm tối đa thời gian ra văn bản cần được xử lý, thông qua; Thứ ba, quy trình xử lý nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm đem lại hiệu quả giúp cho lãnh đạo ra quyết định kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả và chất lượng thi hành công vụ của cơ quan nhà nước.
Trải qua 6 năm sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp điện tử, việc sử dụng hệ thống không chỉ đem lại hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước mà còn gia tăng sự hài lòng và tin tưởng của người dân trên địa bàn huyện Lạc Sơn.
Cá nhân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư đã có trách nhiệm thực hiện tương đối tốt các quy định về gửi, nhận, quản lý, sử dụng văn bản điện tử và thiết bị lưu khóa bí mật; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin cung cấp, trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp bằng tài khoản cá nhân; Chủ động theo dõi,
xử lý văn bản điện tử đến được phân công trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp; đối với văn bản điện tử gửi đi hoặc chuyển phân công xử lý trong nội bộ cơ quan, đơn vị có kèm văn bản giấy, phải hoàn thành việc gửi, chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp rước khi thực hiện gửi, chuyển văn bản giấy; Quản lý tài khoản, bảo vệ mật khẩu tài khoản cá nhân.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hợp lý, hợp pháp, cơ bản đúng thể thức, đúng quy trình kỹ thuật trình bày.
Công tác quản lý văn bản đi, đến điện tử, nội bộ bảo đảm tính chặt chẽ và theo nguyên tắc chung, mọi công văn, giấy tờ đến và đi của cơ quan bằng bất cứ đường nào, phương tiện nào đều phải qua văn thư đăng kí vào sổ, đóng dấu và quản lý thống nhất. Các văn bản đến sau khi có ý kiến người có thẩm quyền đều được chuyển giao đến người thực hiện kịp thời và nhanh chóng. Các văn bản gửi đi đều được bảo đảm đúng đắn, chính xác nội dung và thể thức.