8. Đóng góp đề tài
2.1.3. Khái quát về bộ phận văn thư của cơ quan
Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng UBND huyện Lạc Sơn. Chức năng nhiệm vụ:
✓ Trực tiếp tham mưu tổ chức thực hiện phần mềm quản lý văn bản điện tử và hộp thư công vụ; quản lý và vận hành chữ ký số trên địa bàn huyện đảm bảo theo quy định; chịu trách nhiệm tổ chức vận hành hệ thống mạng của Bộ phận đảm bảo kỹ thuật, an toàn. Quản lý hộp thư điện tử của UBND huyện và của Văn phòng. Trực tiếp tham mưu vận hành phòng họp không giấy tờ.
✓ Cấp số và lưu văn bản điện tử; nhận và gửi văn bản trên phần mềm đảm bảo kịp thời, đúng quy định.
✓ Thực hiện đảm bảo bí mật nhà nước theo quy định.
✓ Phối hợp đảm bảo kỹ thuật tin học cho các máy tính thuộc bộ phận Văn thư, lưu trữ. Quản lý hộp thư điện tử (gmail) của UBND huyện và của Văn phòng. Phối hợp tổng hợp các báo cáo tháng, quý, năm của Bộ phận; tham mưu đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng các giải pháp thực hiện có hiệu quả trong giải quyết các TTHC tại Bộ phận.
✓ Thiết lập các hồ sơ, sổ theo dõi văn bản đi, đến của UBND huyện; theo dõi, quản lý, phát hành các văn bản đi đảm bảo kịp thời, đúng quy định
✓ Bảo quản các văn bản gốc sau khi đã phát hành để chuyển vào kho hồ sơ lưu trữ của huyện theo đúng quy định. Thực hiện lưu trữ các văn bản mật đến và phát hành văn bản mật đi đảm bảo đúng quy định. Thực hiện quản
lý vận hành sử dụng chữ ký số theo quy định. Hướng dẫn các bộ phận trong cơ quan khi thực hiện công việclập danh mục hồ sơ để lưu.
✓ Trực tiếp quản lý con dấu của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện và các con dấu khác theo đúng quy định.10
✓ Thực hiện photo các văn bản, tài liệu; chịu trách nhiệm bảo quản máy photo, vận hành đúng quy định, đảm bảo an toàn. Chuyển các văn bản, tài liệu của Thường trực HĐND, UBND huyện, Văn phòng đến các cơ quan, đơn vị liên quan; nhận và gửi văn bản trên phần mềm đảm bảo kịp thời, đúng quy định.
Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Sơn bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ, cán bộ này có nhiệm vụ chủ yếu là bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện.
Số lượng cán bộ: 04 cán bộ.